信息化建设促进企业档案管理改革的策略研究

摘要：在第四次科技革命不断深入推进中，信息化已经发展成为社会跨越发展的重要趋势。对此，企业档案管理工作也应该顺应时代发展的要求，借助信息化东风促进实现档案管理的现代化转型，为企业的运营发展提供更高质量的支撑。鉴于此，本文在概述信息化建设对企业档案管理工作的价值和意义的同时，以信息化转型发展的要求审视目前企业档案管理工作的现状，分析其中存在的问题，最后思考推进企业档案管理信息化建设工作的建议和策略。

关键词：企业档案管理;信息化;价值

引言：

在信息化时代背景下，相当一部分企业早已启动了信息化建设，包括档案管理在内的很多方面工作都相继实现了信息化转型，收获了多方面的效果，证明了其价值和意义。不过，因为各种复杂因素，和信息化转型要求相比，现在部分企业的档案管理工作依旧存在着相当大的差距，需要与时俱进地持续推动，以充分发挥企业档案管理信息化服务的积极作用。

一、企业档案管理信息化建设的价值和意义

（一）促使工作效率的显著提高

在几十年前，社会尚未步入信息化时代的时候，企业档案管理工作的大部分工作基本上均手工推进，管理理念非常陈旧，部分企业甚至缺乏比较完善的审核机制，致使档案管理工作不仅耗时长，效率低，而且严重制约了企业档案的利用率。在信息化时代逐步深入的过程中，很多信息技术陆续运用到档案管理工作中，原来需要手工完成的大部分工作逐渐让位给电脑等设备及信息系统，工作推进效率得到了显著提高。随着档案管理工作效率的提高，档案的收集的内容范围逐步拓宽，进而充实了企业档案资料的内容。与此同时，在逐步提高管理人员工作效率的背景下，能够逐步增强档案信息的真实性与完整性，馆藏档案质量得到了一定幅度的提高。另外，随着信息技术的不断成熟，特别是各种信息系统平台的出现，催生出具有时代特征的档案电子资源管理工作，并且成为目前档案管理工作的重心，为提高档案使用率，及更为充分地发挥其积极作用提供了有利条件。

（二）增强企业档案保管工作质量

过去企业档案管理的工作内容主要是围绕着各种纸质文件文献进行的，保管和利用纸质档案是当时档案管理工作的主要内容。纸质档案具有易损性质，而且有对应的年限要求，确保档案完整及安全的难度相对较高，甚至不时出现档案遗失现象。应用信息技术后，开始出现了各种类型的电子文献，除了极少数人之外，其他人接触原始的纸质档案文件的频率大幅度降低，保管并确保其安全的难度大幅度降低，档案保管工作水准得到了有效提高。

二、企业档案管理信息化建设的现状及问题

（一）档案管理信息化建设的动力不足

虽然，国内一些企业相继邀请外部专业机构，积极推进信息化建设，全面促进企业采购管理、生产管理、营销管理及人力资源管理等方面的信息化转型。不过 ，相对而言，部分企业在开展档案管理工作过程中，对信息化技术的利用存在一定的滞后性。探究其原因，则是由于个别企业管理者并未真正地认识到档案管理工作的重要性及实际有意义。另外，部分企业档案管理负责人员的思维存在局限，他们没有意识到推动档案管理信息化建设的必要性，在思想层面具有一定的惰性，缺乏不断进取的内动力，导致企业档案管理信息化建设水平得不到明显地提升。

（二）信息化档案管理人才严重不足

虽然，在信息化时代不断推进的过程中，在档案管理领域也出现了一定转型发展，高校 等相关机構在培养档案管理工作人员的时候与时俱进地充实了教育内容，出现了一定数量的合格人才。不过，这些人才多流向各类学校及其他科研机构的档案管理部门。在各类企业档案管理部门中，很少有能胜任信息化加持的档案管理工作的人才;特别是部分国有企业，在改制转型的过程中，档案管理部门在聘用人才方面并未迎合时代的发展需求，尤其是在提高选拔人才门槛方面存在一定的滞后性，设置的人才选拔标准不够清晰，所以，一部分企业档案管理部门的工作人员具有年龄偏大、专业素养不足等特点，尤其是年轻人员的占比比较少，甚至存在青黄不接的情况，这对档案管理工作实现信息化转型造成一定的阻碍和制约。

（三）企业档案管理制度普遍具有滞后性

虽然，在过去几十年中，大部分企业随着时代的发展持续更新并完善了财务管理、采购管理、营销管理、决策管理、预算管理、资产管理等方面的制度文件，档案管理方面的制度却并未得到更新与改进。虽然，国内高校及其他高端科研机构的档案管理工作得到了长足发展，各种电子文献数据库不断涌现。不过 ，企业档案管理却成了业内的洼地，特别是部分规模庞大的国企档案管理在信息化建设方面的水平情况和企业的地位、实力有一定的悬殊性，大部分管理制度长期未曾修订与更新。其实，即便是比较前卫而充满活力的大型民营企业，在档案管理工作方面也存在滞后性，部分新兴民企甚至没有专门的档案管理制度。

三、加强企业档案管理信息化建设的策略和建议

（一）优化企业档案管理理念，提高企业档案管理信息化建设的内在动力

各地档案学会等相关机构应该和企业管理有关的协会组织密切沟通，在企业层面推动宣传档案管理信息化建设的必要性，以企业档案管理负责人员及企业分管领导等人员为对象，灵活组织各种培训工作，推动他们更为清晰地认识企业档案管理工作的重要性，引导他们意识到推动企业档案管理信息化转型的必要性，以帮助他们打造推动企业档案管理信息化建设的内在动力。企业档案管理负责人员在日常工作期间，应该注意搜索档案管理方面的前沿动态信息，提高自己的思想认知，灵活利用各种机会引导企业管理层提高对档案管理工作的重视程度;在制定年度工作计划及部门预算的时候，注意将推动档案管理信息化建设所需要的配套软件等考虑在内，提醒并争取公司领导层的更多支持，以为企业档案管理信息化建设的不断推进打造坚实的内在动力。

（二）优化企业人力资源管理，创设具有充分胜任能力的档案管理团队

大力推动企业档案管理的信息化建设工作，需要优先创设具有充分胜任能力的团队。对此，各类企业应该从内部的具体情况 出发，思考优化改进人力资源管理工作。从总体上看，企业应该思考整合档案管理工作的既有工作团队，应该大刀阔斧将为其他部门赋闲下来的人员办理离退休或者转岗手续;在接收其他部门在岗人员配偶及子女的时候，应该严格把关，适当提高准入人员门槛。档案管理负责人员应该以档案管理信息化建设规划等相关文件为基础，思考制定系统而科学的人才引进及后续教育计划，在招聘环节争取公司支持大胆招纳能胜任信息化档案管理工作的高端人才，在后续教育及其他相关培训环节应该融入信息技术应用、信息系统平台操作及网络安全等方面的知识内容，致力于打造兼具档案管理、信息管理、安全管理及网络管理等多方面素质于一体的综合性人才团队。对于部分条件比较成熟的大型企业，还可考虑探索激励机制，鼓励档案管理在岗人员在出色完成本职工作的基础上，允许他们面向社会开拓档案管理服务业务，提高他们的个人收入。

（三）优化企业资金投入结构，夯实能够代表时代前沿水平的设备基础

促进企业档案管理信息化建设，应该根据具体需求充分考虑采购配置足够的软硬件设备。企业管理层在思考制定公司预算的时候，应该积极采纳档案管理负责人员关于增加相关 设备研发相关技术的要求，应该为此准备充足的预算。在根据预算启动采购工作的过程中，应该注意确保所采购的软硬件设施可代表时代前沿技术，避免出现信息化建设定位偏于滞后的现象。有条件的企业应该主动和相关高校及科研机构合作，利用他们的专业性确保企业档案管理信息化建设的先进性。

（四）优化企业档案管理工作机制，构设档案信息资源共享服务平台

发展比较成熟、规模较大的企业，在推动档案管理信息化建设过程中，应该主动向高校或其他科研机构看齐，在借鉴他们的先进经验的同时，结合企业档案管理工作的需要，思考优化企业档案管理工作机制，打造档案信息资源共享服务平台。应该以采购的硬件设施及所应用的软件技术为基础，根据企业档案管理工作的具体特点，打造专门的系统平台;应该在对内部档案进行系统而科学整理的基础上，将相关目录等信息整合进入系统平台中，建设专门的目录数据库;应该按照重要性原则，结合档案利用率 等相关情况，有步骤分阶段地将馆藏档案整理制作成电子档案，打造形成内容日趋充实的企业档案电子资源数据库;应该根据纸质及电子档案管理工作的不同需要，改进优化档案资源管理架构，思考打造各种专题数据库，为根据档案利用方面的需要情况，思考设计更为灵活而全面的档案资源服务。应该借力互联网平台，打造可在企業内部进行共享的服务平台，以为企业内部人员充分利用馆藏档案提供更为便捷的有利条件。

另外，企业在推动档案管理信息化建设过程中，应该根据可能出现的网络信息安全风险问题，强化档案信息安全管理工作。在信息采集、档案形成、电子档案转化、电子文献存储、数据库建设等程序推进过程中，均应该在信息技术专业人员的指导和建议下，适当采取一定 的加密措施，以全方位地规避信息安全风险，以为企业档案管理信息化建设的顺利推进及在新时期更为充分地发挥企业档案管理工作的积极作用保驾护航。

四、结束语

总之，在第四次科技革命不断推进的如今，任何行业和领域均无法绕开信息化转型这个宏观的历史趋势。当前部分企业在档案管理的信息化建设方面问题明显滞后于时代，致使相关工作优势得不到充分发挥。所以，应该优化企业档案管理理念，提高企业档案管理信息化建设的内在动力;优化企业人力资源管理，创设具有充分胜任能力的档案管理团队;优化企业资金投入结构，夯实能够代表时代前沿技术的设备基础;优化企业档案管理工作机制，打造档案信息资源共享服务平台，为企业与时俱进地开展高质量的档案管理工作打下坚实的基础。

参考文献

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[2]刘辉敏.企业档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020（14）：90+95.

[3]顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].商讯，2020（08）：100+102.

作者简介：潘皓（出生年1982），性别：女，民族：汉，籍贯：北京，北京机床研究所有限公司 ，研究方向：企业档案管理 学历：大学本科，职称：助理馆员.