深圳抽水蓄能电站项目档案规范化管理创新

周佩玉，唐 川，李 毅，顾志坚，黄 华，王洪彪

(深圳蓄能发电有限公司，广东 深圳 518115)

0 引 言

深圳抽水蓄能电站主体工程于2013年3月开工建设，2018年9月机组全部投入商运。目前已完成项目档案的收集整编，最终形成6 887卷92 902件约145万页项目档案。2019年12月通过档案专项验收，2020年4月获得“广东省重大建设项目档案金册奖”，2020年8月获得国家优质工程奖……。深蓄电站每一件档案都镌刻着厚重的工作过程，荣誉来之不易。

在档案管理实践中大胆创新管理模式，坚持“五个纳入一体化”的档案管理模式，快速高质量完成档案专项验收。即：“纳入公司年度重点工作、部门重点工作”“纳入合同结算管理”“纳入劳动竞赛评比”“纳入组织绩效考核”以及“纳入承包商履约评价”。同时，将党建党支部工作与档案专项验收工作深度融合，成立“档案专项验收党员突击队”[1]。

1 工程归档范围及基础条件

1.1 电站工程项目划分与归档

深蓄电站工程共划分11个单位工程，共计103个分部工程。另外，铜锣径水库扩建工程兼做深蓄电站下水库，由深圳市水务局负责建设管理，共5个单位工程。

深蓄电站土建工程共分为4个标，分别为上水库大坝标、水道厂房Ⅰ标、Ⅱ标、Ⅲ标，施工范围涵盖上水库大坝、引水系统、尾水系统、厂房系统、升压变电、施工辅助、公路等7个单位工程；机电设备安装分为1个标，主要涉及厂房系统、引水、尾水系统等3个单位工程；安全监测工程分为1个标，另有高压设备、消防系统、通风系统、信通系统等几个主要设备安装单位[2]。

深圳蓄能发电有限公司(以下简称“深蓄公司”)的档案收集整理按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》《水电建设项目文件收集与档案整理规范》《调峰调频发电公司抽水蓄能电站项目文件归档整理管理办法》附录J《抽水蓄能电站建设项目归档文件类型》和附录K《抽水蓄能电站建设项目文件归档范围及保管期限表》进行，除此之外还结合工程实际进行补充收集，确保重要文件无遗漏。

档案分类标准依据为《调峰调频发电公司档案分类及档号编制方案》和附录K。

组卷原则。项目施工文件及竣工图原则上按照单位、分部、分项工程组卷，无法细分到下一级工程的文件材料则往上一级工程进行组卷；设备文件按系统、设备台套、专业进行组卷；管理性文件按阶段、问题、时间进行组卷；原材料文件按材料品种进行组卷，并编制《原材料质量证明文件与使用部位对应一览表》；监理文件按文种、时间进行组卷。文件组卷遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。

图1 集中式档案管理系统

1.2 档案管理设施

工程建设期档案库房面积约165 m2，设置密集架24列(5节1列)，约148 m3，防磁文件柜3个，保密文件柜3个，文件消毒柜1台，抽湿机3台，灭火器4个，烟雾报警器11个。满足档案的保管、存放要求。

档案办公场所面积约70 m2，操作阅览间30 m2，满足办公、库房及阅览区“三房分开”。

1.3 项目档案信息化管理

依托南方电网调峰调频发电公司联网的档案管理平台(见图1)，深蓄公司对所有档案进行信息化管理，文件均有电子文件或扫描件，并在档案管理系统中进行文件挂接，档案信息化程度达90%以上。档案管理系统部署在Ⅲ区，支持办公网络在线检索、查阅。档案系统信息数据在服务器定期备份。

2 档案管理组织

2.1 管理组织

建设单位高度重视工程档案管理工作，做到了档案管理与工程建设同步进行，使之深入到工程建设的各个层面和环节，强化对各参建单位的垂直指导和横向管控，不断提升其主动性和前瞻性。

自电站工程开工以来，深蓄公司建立总经理领导，副总经理分管，办公室归口管理的工程档案组织机构，包括各参建方。办公室下设档案室，配备4名档案专职人员，档案人员均通过国家档案局、地方档案局以及上级公司等组织的档案培训；深蓄各部门设1名兼职档案员，负责本部门管理范围内文件材料的收集、整理和归档工作。

为实现项目档案工作的统一领导和统一部署，深蓄电站于2012年11月成立了覆盖建设、监理、设计、施工单位组成的电站工程项目档案管理领导小组及其工作小组，各小组各设置一名负责人、档案员，明确各级人员的工作职责和工作任务，建立健全了自上而下的项目档案管理体系，充分发挥多层级管理网络作用。

同时不断加强对参建各方档案业务培训，强化参建单位档案人员业务基础，通过请进来、走出去组织对电站参建单位全体档案人员进行系统性培训，培训贯穿于项目开工前、实施中和竣工时，有效促进项目档案工作开展。

2.2 持续改进过程管控

为认真做好文件材料的收集工作，制订了《深圳抽水蓄能电站项目档案管理工作计划》，明确规定项目建设部门、各参建单位的归档责任、归档范围及时间要求等，并明确相应的检查、控制及考核措施要求。

改进档案月报表和档案例会程序，完善档案月报、例会和定期检查制度。实行红、绿灯管控方式，以分部工程开工和完工计划时间为单位，对项目归档进行过程监控，并定期通报。即：①协调完善项目划分并经过审批后执行；②发布项目档案工作计划，明确各标段责任；③修订档案月报表，使月报制度更加具体真实地反映档案工作的实际情况；④修订劳动竞赛考核制度，提高档案收集整理在劳动竞赛考核中的权重；⑤审核各单位报送的年度归档计划，编制年度分部工程归档工作一览表，每月滚动更新，持续跟进落实。按计划完成的项目标注绿色，对接近计划归档3个月的标注黄色，提醒纳入近期档案工作重点关注内容。对到期未按计划完成归档的标注红色，由领导小组对责任单位项目经理进行约谈，经约谈后未能按约谈会议纪要落实整改的采取发文通报其上级管理单位等相关措施。

3 档案编制及归档管理

3.1 工程档案基本要求

深蓄公司高度重视项目文件及图纸的质量，要求内容必须真实、准确、规范、系统，与工程实际相符合；并对档案载体、字迹、签署和填写等严加管控。为确保档案的齐全完整，持续做好项目档案过程跟踪，为规范档案管理提供强有力保障；针对工程施工周期长、参建单位多、施工作业面广、形成的文件渠道广泛、人员变动频繁等特点，对新进场的参建单位，及时开展档案交底工作。具体为：

(1)实行档案管理月报制度。由监理组织各施工单位根据工程进度和档案文件收集情况，每月报送《档案管理月报表》，及时反馈施工档案收集整理情况。定期召开档案月例会，每月将档案例会与监理例会套开，将档案工作与工程建设同步安排、检查和落实，坚持做好文件质量过程管控。

(2)项目文件的整编归档由文件形成单位负责整理。项目施工文件按照单位工程整理，组卷形式主要为按件组卷，遵循文件的自然形成规律，注重维护文件原貌，保持文件的成套性和有机联系；案卷要能准确、系统地反映工程全貌，便于保管和利用。案卷题名原则以能揭示卷内主要内容或卷内重要关联为重点，包含项目名称、合同标段、单位工程名称或分部或单元工程名称、卷内文件类型等，设备名称、结构、阶段名称、卷内文件类型等，题名要简明、准确，便于检索。卷内文件质量执行竣工档案逐级验收审核制度，施工单位竣工档案都必须经监理、建设单位专业工程师和档案人员对文件的规范性、齐全性及准确性进行审查，专业人员负责审查技术内容是否符合，档案人员负责审查竣工档案组卷是否合理、签章是否齐全等内容，对存在的问题进行记录并对整改后的内容逐条审核，全部合格后方可进行编目、扫描、装订，并完成档案数字化处理；从而保证了竣工档案的规范性、准确性，做到了内容准确、字迹清晰、分类科学、组卷规范。

3.2 规范项目档案移交流程

深蓄公司作为建设单位，负责工程档案的具体管理与组织协调；监理单位负责指导审核各参建单位档案；各参建单位负责完成责任范围的归档，按照档案管理系统信息导入格式，统一进行案卷及文件信息著录；同时，编制立卷说明并打印《案卷移交清册》及《分部工程竣工图与施工图对应清单》、填写《分部工程档案验收表》，经建设单位、监理技术及档案人员签字认可后将档案移交至档案室保存[2](见图2)。

为保证项目文件归档及时完整，深蓄电站项目档案遵循“谁形成，谁归档”的原则，按照文件形成的先后顺序、项目完成情况、项目建设程序及时收集归档，施工技术文件按单元工程进行收集，管理性文件在相应工作完成后即时收集。

3.3 项目档案过程管控

项目档案工作纳入合同管理。在招标文件中明确提出项目归档工作标准要求，并将文件归档移交规定列入合同条款中，是合同必须履行的内容。在施工前和施工过程中对承包单位进行档案交底、讲解，保证项目资料规范明确。合同项目过程的预付款、进度款、结算款等阶段性合同支付均与档案工作挂钩，支付流程中必须有深蓄公司档案人员的审核签字。通过这种管理创新，彻底改变了施工单位对档案工作的态度，提高了建设单位和监理档案人员的管控作用。

及时开展多层次的档案交底及交流学习。上级公司对深蓄及监理单位专兼职档案人员开展一级交底，深蓄公司及监理对新进场施工单位及时开展二级交底；各单位档案人员通过组织内部学习开展三级交底，有效保障了项目档案工作各项要求的贯彻落实。建设单位通过“请进来”、“走出去”对各参建单位开展业务培训，培训贯穿于项目开工前、施工中，各单位档案专兼职人员均需持证上岗。

将档案工作纳入建设单位年度重点工作计划，部门重点工作月计划、周计划，并定期召开档案工作例会。

图2 项目档案移交流程

持续开展项目档案中间检查、指导工作，组织各参建单位开展自检共计435次，历次检查均填写《工程项目文件整理情况检查表》并反馈受检单位，要求做好相关整改完善工作并跟进监督落实。多轮次邀请广东省档案局、中电建协、南方电网公司等相关档案专家开展过程监督指导，对提高项目档案收集整理的规范性、完整性、准确性奠定了坚实基础。

项目档案融入工程建设管理多维度评价体系。将档案管理纳入电站劳动竞赛评分；项目档案纳入承包商履约评价体系；纳入部门组织绩效考核评价体系(见图3)，成立“档案专项验收党员突击队”，公开发布集体承诺和党员个人承诺(图略)，并与部门、个人绩效考核挂钩等奖罚措施。

3.4 项目管理文件归档

项目管理文件主要包含建设单位文件和监理单位文件两部分，已收集整理项目管理文件2115卷(见表1)。

建设单位责任范围内如工程立项核准、合同协议及招投标文件、工程安全质量进度等管理文件、生产技术准备文件、专项验收竣工文件等各专业档案由深蓄公司各职能部门收集整理，并经部门内部审核后及时移交归档。

监理规划、监理细则、开工令、监理月(年)报、工作报告、会议纪要、监理文函、监理日志等监理文件由监理单位负责收集整理，并经深蓄公司技术人员及档案人员审核后移交归档。

3.5 工程施工文件归档

工程施工文件由施工单位收集整理归档，主要包括开工报审、完工验收、施工方案、工程质量验收评定、施工测量等各类施工全过程文件。所有施工文件均由监理进行初审及复审，最后由深蓄公司专业技术人员、档案人员共同审查合格后移交归档。

设备文件主要由设备厂家收集整理归档，并经深蓄公司专业技术人员、档案人员共同审查后移交归档。截至目前，施工文件共4 772卷，其中土建施工文件3 910卷，设备安装仪器文件862卷。

图3 档案管理考核目标

表1 项目管理文件归档

3.6 竣工图审核归档

项目工程竣工图纸主要由施工单位负责编制，并经过监理和建设单位专业技术人员审核合格后归档，包括电子图纸与纸质图纸两种类型。

施工单位根据施工实际情况和已实施的设计修改通知单(/修改联系单)中的内容和工程技术规范，按单位工程、分部工程、专业编制竣工图，并配有“竣工图编制说明”、“分部工程竣工图与施工图对应清单”、“设计变更通知单与竣工图对照一览表”等相关表单。

所有已归档施工、安装竣工图(共计163卷)均由施工单位内部审核后，提交监理单位审核并签署相应竣工图章。

在竣工图整理时，要求严格按照GB/T 10609.3—2009《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠，图标外露(图略)。

3.7 照片及特殊载体档案归档

依据《调峰调频发电公司档案基础管理业务指导书》等有关规定，工程施工类照片及特殊载体档案，按其工程部位，以分部工程为组册单位，进行收集整理分类归档。

所有照片及特殊载体档案均体现包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六大要素，真实反映工程建设中安全质量管理、基建技术管理、施工进度面貌等方面的工作和活动等情况，动静并存的档案方式记载了工程建设历程。金属结构制作射线探伤记录胶片归档完整、齐全，整理规范。截至目前，已入档照片5 913张，机电设备监造探伤底片595张，电子光盘1 087张。

4 工程档案专项验收

4.1 项目档案总体情况

各工程项目竣工后，施工单位按合同和档案管理要求向建设单位移交档案，移交档案一式二套，一套正本一套副本，竣工图一式三套。

档案专项验收前，深蓄电站项目档案已收集整理共计6 887卷。其中项目管理类文件2 115卷，土建施工档案文件3 910卷，设备安装仪器档案文件862卷。照片5 913张，机电设备监造探伤底片595张，电子光盘1 087张。

图4 档案预验收整改

4.2 档案预验收整改

2019年11月，南方电网调峰调频发电有限公司邀请广东省档案局、中国南方电网公司、广西电网有限责任公司和雅砻江流域水电开发有限公司等相关档案专家，对深蓄电站项目档案进行预验收检查。

针对专家组提出的相关问题，深蓄公司和监理组织开展整改，明确责任单位、整改方案(见图4)。主要涉及的整改问题包括：针对部分档案不完整，已组织施工单位全面检查，对缺少文件、竣工结算文件进行收集整理归档；部分竣工图绘制不准确、不规范。由监理单位、深蓄公司技术人员对竣工图再次复核，根据规范增加修改标识、标注变更依据等，对存在图物不符的竣工图修改归档；部分文件题名、案卷题名不够准确，对所有归档文件及案卷的题名、文件日期、页数等内容进行复核修订；个别正本中存在复印件、扫描不清晰文件。除部分文件因形成过程中涉及单位多且流转过程长、经手人变动、无法保证文件全部为原件外，其他可补签的文件全部补充替换。

4.3 工程档案专项验收

2019年6月，深圳市住房和建设局对深蓄电站工程消防专项验收。综合评定验收合格，标志着深蓄电站工程专项验收正式开启，接着进行环保、水保、征地移民、劳安、枢纽工程等5项专项验收。在所有的专项验收中档案资料都是必查内容，扎实的归档工作为专项验收提供了良好基础。

2019年12月，广东省档案局会同南方电网公司成立了验收组，对深蓄电站工程项目档案专项验收，验收组专家经过深入、广泛查阅和检查，充分肯定深蓄电站档案管理成效，一致评价深蓄电站项目档案文件材料形成质量高，项目档案结合工程实际项目划分和文件形成规律，整理质量达到国家相关规范标准要求，评审为优秀等级[3]。

至此，深蓄电站投产后第一年即完成7个专项验收，刷新了抽水蓄能专项验收国内进度纪录。2020年4月深蓄电站获得“广东省重大建设项目档案金册奖”[4]。

4.4 提升档案利用价值

严格按照规范开展档案使用服务，充分发挥工程档案价值。近年来，为电站建设和生产经营提供借阅利用达480余次，借阅档案约4 600卷次，可通过办公电脑或手机实现档案借阅审批流程(见图5)。在日常工作中，方便分享共有档案积累成果；也规范了借阅管理，提高借阅利用率，充分发挥了工程档案的使用价值。

图5 档案借阅审批

借阅范围包括:工作查阅，如设备运行维护、资质凭证等；项目建设，如招标文件编制、合同谈判、变更索赔等；巡视、审计检查等；宣传利用，如VI推广及制作电站宣传片和宣传图册等；各项检查验收，例如质量监督、安全鉴定、劳动安全验收等重要事项。

5 结 语

档案管理是一项过程枯燥、任务繁重的工作，需要耐心细致的责任感和服务意识并且始终主动作为，采取可行措施跟进和过程管控，在工作实践中需要不断学习档案管理业务技能和工程建设中项目划分、工程结构、各工序时间先后等有关知识，不是简单坐等各部门和施工单位把现成的档案资料拿来保管。

工程档案是工程建设的辛勤结晶。这是可以看得见摸得着的工程建筑实体的真实写照，也是工程建设过程中产生的一项科技信息类技术成果。工程档案与工程建筑实体具有同等的实用价值。工程档案可以对以后城市规划、设计、管理发挥作用，为工程的维修、改建、扩建以及恢复等工作提供真实的原始依据。档案人员的辛勤付出取得档案管理工作的突出成效，也给深蓄电站这个坐落在珠三角大湾区的绿色新能源明珠增添了一份亮色。