基于协同理论的科研项目财务管理系统建设

2021-05-13夏利华中国科学院深圳先进技术研究院广东深圳518055

商业会计 2021年8期

夏利华（中国科学院深圳先进技术研究院广东深圳 518055）

一、引言

科研经费是科研项目顺利推进的重要物质保障，科研项目财务管理是科研管理的重要组成部分。加强科研项目的财务管理，有利于提升科研经费的使用绩效，有利于提升整体科研管理水平，有利于激发科研人员的工作热情。近年来，科研经费管理方面“放管服”的新政策不断出台，赋予了科研人员更大的自主权，精简了信息填报与材料报送，精简了项目过程检查，规范了结题财务审计，精简了验收检查。但不可忽视的是在科研经费的使用过程中仍然存在信息不对称的问题。如何降低监管成本，提高科研经费使用的安全性、规范性，提高科研项目财务管理水平，成为摆在项目依托单位财务管理人员面前的一个重要问题。

随着2019年政府会计制度的实施，《高等学校会计制度》《科学事业单位会计制度》等分行业会计制度不再执行，科学事业单位、高校等项目依托单位均执行统一的会计制度。会计基础与会计处理方式的统一，为基于协同理论的科研项目财务管理系统建设提供了统一的信息标准。当前以大数据、移动互联网、人工智能、“云计算”等信息技术为代表的新一代信息技术的广泛应用，则为构建基于协同理论的科研项目财务管理系统提供了技术上的支持。

协同，通常是指多个主体为了一个共同的目标而进行行为的协作，以获取“1+1＞2”的效果。协同理论是20世纪70年代由德国物理学家赫尔曼·哈肯（Hermann Haken）创立的一门介于社会科学与自然科学之间的交叉学科。协同理论属于会计“新三论”之一，李高奎（2002）系统论述了协同理论在会计领域的应用［1］。在科研项目财务管理领域，协同理论的应用体现在项目依托单位内部各个部门之间的协同，以及项目依托单位和主管部门、合作单位、第三方专业机构之间的协同。

二、基于协同理论的科研项目财务管理系统概念与模型

（一）基于协同理论的科研项目财务管理系统的概念。与传统意义上的财务管理系统不同，基于协同理论的科研项目财务管理系统并不是一个集中的系统，而是一个通过共同的标记语言体系、标准化的流程进行信息传递与共享的平台，其本质是多主体之间身份与权限标识、使用共同标记语言的协议，也包含单位内部不同部门之间的协同。从多主体之间的信息共享来说，国家自然科学基金委员会（项目主管部门）具有对中国科学院某研究所（项目依托单位）和某高校（项目合作单位）所承担项目经费的使用情况的查看权限，经过“握手”动作——协议内的身份与权限的确认，在该平台上可以查看到实时的经费执行情况以及相关的报销附件等信息。项目主管部门在权限范围内授权第三方专业机构对相关经费使用的规范性进行检查，仅需要在平台上进行“发钥匙”的操作——确定授权范围即可。

（二）基于协同理论的科研项目财务管理系统的建设目标。基于协同理论的科研项目财务管理系统建设不是为了集权，而是在项目主管部门、依托单位、合作单位、第三方专业机构之间共享信息，提高整体而非某一个体的效率。通过该系统的建设，可以实现如下目标：一是降低信息不对称，提高科研项目财务管理信息的时效性、真实性、完整性。二是提高监管效率，降低监管成本，项目主管部门不必采用现行的“报表”方式，只需“发钥匙”，就可以借助第三方专业机构的力量完成项目验收工作。三是提高“放管服”水平，项目主管部门通过大数据分析，可以及时发现问题和了解一线科研需求，项目依托单位可以节省报送财务报表的时间，从而将精力更多地用于服务科学研究，第三方专业机构可以提高审计工作的方向性，能够更高效地抓住审计重点，降低审计风险。

（三）基于协同理论的科研项目财务管理系统模型。

1.建设主体。由基金委或者科技部等项目主管部门作为系统建设的牵头单位。对于第三方专业机构，可以选择3—5家国内规模较大的会计师事务所。基于协同理论的科研项目财务管理系统建设前期，可以先选择一些财务管理规范、信息化基础较好、承担科研项目较多的项目依托单位作为试点单位。

2.协议搭建。协议包括主体间与主体内不同部门之间的统一协议。协议搭建初期应建立通信标准、加密标准、存储标准、数据备份标准与核心数据维度。核心数据维度是整个系统的最关键部分，直接决定着系统建设成功后的数据质量与可用性。核心数据维度应在日常财务数据所包含的项目名称、日期、金额、收付（借贷）、事项描述等基础上添加“时间戳”，并记录变更具体信息。存在合作单位的项目，还应对转拨经费设定自动核对、合并生成报告等功能，以便于政府综合财务报告的编制。

3.系统设想蓝图。系统分为主体内部与多主体间两个层次。系统内部包含以唯一基础数据平台和数据标准为基础的财务管理与资产管理、人力资源管理等主要模块。以财务管理的预算管理为核心，资产管理、人力资源管理既可以向财务管理模块发送资产采购、组织结构、人员工资等信息，也可以从财务管理模块获取预算控制数据，“数出一门”，推倒部门之间的“数据墙”，使数据在部门之间统一与共享。主体内部的系统设想如图1所示。

图1 主体内部财务管理系统设想

多主体间通过标准协议进行信息交换，贯穿于从经费下达到综合评价验收的项目全生命周期，其基本设想如图2所示。

图2 多主体财务管理系统设想

三、基于协同理论的科研项目财务管理系统建设的重要性和可行性分析

（一）重要性分析。

1.可以有效推动部门间的信息共享，提升项目依托单位的项目管理水平。财务管理与资产管理、人力资源管理等部门之间将在统一的平台进行业务处理，各个部门的业务流程将进行流程再造，精简审批环节，提高审批效率。以资产采购为例，资产的“申请——验收——入库——领用——报销”将在一个流程内完成。科研人员在提交资产采购申请时，需核实该项目设备购置费的预算情况，如果预算不足，则不允许提交采购申请，降低了部门之间的沟通成本。

2.可以提升科研管理和服务水平，切实推进“放管服”改革。将项目依托单位内部独立的各个管理系统整合成一个综合的系统，将原来分散的流程进行整合、归并、再造，借助信息化平台，将现代的信息化手段应用于管理的全流程，有利于提升项目依托单位科研管理的目标性、方向性、针对性，防控科研经费管理风险。以信息化水平和流程再造为基础，通过管理手段的创新和管理的制度化建设，降低科研经费管理的时间成本、人力成本，同时提升效率和服务水平。

3.可以进一步完善科研经费管理。国家“放管服”改革在科研经费管理方面的主要目标是为科研人员减负，精简相关流程。倡导通过管理方式的创新，提升监管效率，如精简项目验收检查、规范结题财务审计。通过建立项目依托单位与主管部门和第三方专业机构之间的数据共享平台，改变了过去以某一（如结题时间点）或多个（定期分段）时间点检查的监督方式，项目主管部门和第三方专业机构可以获取项目全生命周期的财务数据，进行项目财务管理的全生命周期过程管理。

（二）可行性分析。

1.政府会计改革提供了统一的标记语言体系基础。《科学事业单位会计制度》与《高等学校会计制度》等虽然都以收付实现制为主要核算基础，但在同类业务事项的会计处理上会计科目存在差别，再加上事业单位与企业的会计核算基础不一致，导致了主管部门的监督过程和跨行业交流时语言体系的差异。2019年开始实施的以权责发生制为基础的政府综合财务报告，使得不同的政府会计主体之间有了共同的标记语言体系，为基于协同理论的科研项目财务管理系统的建立提供了统一的标准。虽然各个单位仍存在由于会计职业判断带来的微小差异，但总体趋同的趋势比过去的行业会计制度更有利于项目主管部门通过会计记录了解科研项目的真实财务管理情况。

2.“大智云移”等信息技术，提供了技术支持。“大智云移”为科研项目的协同财务管理提供了更大的存储量、更快的计算速度、更快更安全的通信速度、票据的智能识别等技术条件。以人工智能为例，中国科学院某研究所应用的智能发票模块，可以自动判断并识别PDF、JPG、JPEG、BMP等格式文件中的发票票面信息，可以根据已经识别的发票代码、发票号码等信息，后台连接国家税务总局接口进行增值税发票（尤其是增值税电子发票）的校验。

四、基于协同理论的科研项目财务管理系统建设路径

（一）确立统一的标记语言体系。在政府会计制度提供了统一的标记语言体系的基础上，建立协同科研项目财务管理系统，需要确立统一、互通的内外部标记语言体系。项目依托单位内部的数据是进行数据共享与交换的源头，要把好数据的“入口关”——提高数据源头质量。第一，要建立部门之间数据关联的“主键”（或“主维度”），例如所核算的科研项目的代码、固定资产采购的申请编号等。通过此类“主键”，建立起以业务为中心的跨部门流程链条。第二，制定单位层次的业务标准规范、业务流程及操作指南，以及数据质量检查标准和确保数据质量检查措施。标准的操作指南有利于基层业务人员在未全面了解系统的前提下按照系统设计的路线进行操作。而检查标准与措施是提高数据质量的重要保障。第三，要对现有未完结科研项目的财务管理数据进行梳理后转入新系统。新旧系统的转换事关系统上线后的有用性及使用者后续的使用积极性，做好正在研究项目历史数据的转换，一方面，可以使项目依托单位与主管部门、第三方专业机构更好地理解系统逻辑；另一方面，在数据转入的过程中，也便于发现现有业务流程及操作方式与目标状态之间的差别。

标记语言体系的统一是跨主体之间进行信息共享的基础。跨主体的标记语言体系的建立应遵循可理解性、有用性、精简性、可扩展性原则。会计账务处理语言体系具有一定的专业性，可理解人群受信息使用者专业知识的限制。可理解性要求标记语言体系与会计账务处理语言体系关联，该语言体系应该以记账语言体系为基础，并进行自动转化。有用性体现在系统应为科研人员了解预算执行情况、项目依托单位履行法人主体监管责任、项目主管部门和第三方专业机构的全生命周期监管提供全面有效的信息，为决策提供依据。精简性也是为了有用性服务，要求系统提供适当容量的信息，避免数据过量而影响了系统使用者的决策。可扩展性是指在维护数据结构及关键字段时，要考虑随着科研经费使用改革的推进及监管需求的变动等因素，引起当前数据结构的变动与字段的增减。不仅要求在系统内预留一定量空白字段与存储空间，还要考虑到外部接口的设计，增加系统的灵活性与适应性。

跨主体协同的标记语言体系要以项目依托单位内部的标记语言体系为基础。从容量上来说，由于项目依托单位内部的管理要求多于外部跨主体协同所需要的信息，所以项目依托单位内部的标记语言体系要比跨主体协同的标记语言体系复杂。从重要程度上来看，跨主体协同的标记语言体系对项目依托单位内部的标记语言体系起到的是统驭作用，单位内部的标记语言体系可在跨主体协同的标记语言体系外进行个性化定制。

（二）进行协同管理下的流程优化。协同管理并非责任的模糊化，而是在明确权利与义务关系的基础上的协同。管理协同的内部流程优化以如何高效、准确、全面地向系统使用者提供有决策参考价值的信息为目标。第一步，在内部建立流程与环节的区分标准、评价标准。第二步，将已有流程进行拆分，按照不可再进行细分的原则，把流程拆分至最末级环节［2］。第三步，将所有的流程与环节按照事先定义的标准进行打分。第四步，按照打分情况删掉得分较低的环节，并重新组合生成新流程。第五步，将新流程以制度的形式进行固化，并以信息化的形式呈现。通过上述五步法进行内部流程优化，将权利与责任在各个部门间进行明确，以风险控制与效率提升作为共同的目标，用第一步的评价标准当作去留重组标准，消除（减）部门之间的重复、低效审批。

（三）系统建立与管控。目前以用友为代表的国产供应商已经提供了主体内协同的成熟方案，仅需稍加改造便可接入科研项目财务管理系统的跨主体部分。但由于建立系统的成本与收益可能存在时间上的错配，仅由某地区或某领域通过地方项目主管部门倡导建立，可能存在由于收益小于成本而无法推行的问题。因此由全国性的科研项目任务较多的主管部门牵头研制该系统，众多使用该系统的项目进行初始固定投资成本分摊的方法是相对可行的。系统建立后的管控工作除了要做好常规的系统安全性、数据备份及用户行为规范外，需要特别注意的是系统内用户准入与权限的分配。系统用户的准入标准要体现公平与效率原则，一方面要满足项目依托单位提高内部管理与外部监管效率的要求，另一方面也要考虑由于用户数量增多带来的系统运行速度慢导致的用户不良体验、泄密等因素。

信息化的支持与保障贯穿于系统的设计、试运行与技术支持的各个阶段。信息化支持应选择具有大型项目运行经验、把握国家科研经费改革动向、对科研项目财务管理有全面深入研究的团队，并提前约定好系统相关的知识产权归属。