某集团型企业食堂的资金管理

陈亚军 广州市城市建设环境工程有限公司

某集团型企业管辖的食堂分布广泛，员工众多，超过五千人，子公司、分公司目前有二十多家，未来还会有调整。目前集团公司准备推广智慧食堂信息系统，由于智慧食堂的各项物流、业务最终都会转换成资金；在建设该系统之前，有必要对企业食堂中的资金梳理透彻，为建设集团食堂智能化系统提供依据。

一、食堂管理的主要内容

食堂管理涉及管理对象、物流、资金流、饭卡、收货单等几个主要内容，其关系如图1 所示。

食堂的管理对象有三类，分别是：就餐人员、食材供应商与食堂承包商。

就餐人员可以是企业内部员工，也可以是外部人员，持饭卡的人员都属于就餐人员，食材供应商和食堂承包商都是通过年度招标来确定。

由于交通便捷，物流方便，所有食堂的食材均采用“即进即出”模式：食材收到多少就加工多少，所有食材的库存均为0，包括柴米油盐酱醋等无法一次性消耗的食材。食材物流只有一个节点：收货单，该收货单由供应商、承包商和业主三方工作人员共同确认后正式生效。已经正式生效收货单的各种调整，有严格的审批流程。

食堂的资金流有三部分，一部分是员工食堂消费的资金流，一部分是供应商供应食材发生的资金流，另一部分是食堂承包商的资金流。其中，员工食堂消费的资金流以饭卡的充值和消费为这部分资金流的数据来源；食材的资金流，先以正式生效的送货单和食材供应合同作为原始数据，生成结算单，该结算单是食材物流转换为资金流的依据，自此与食材供应商的资金流正式生成；食堂承包商的资金流以承包合同与工作记录生成劳务外包结算单，作为这部分资金流的数据来源。

集团的食材供应商，通过定期招标来确定中标供应商可供应的商品与区域；具体执行的商品价格双方根据当地菜篮子价格下浮率计算，少量菜篮子价格外的食材由供需双方根据市场价格协商确定。

集团各个企业的食堂承包商，也是通过定期招标确定，一个食堂只有一个食堂承包商，一个食堂承包商可以承包多个食堂。

实际业务中，物流和资金流经常不是同步的，每个月初对上个月的业务进行结算，通过结算、对账来保证物流和资金流的一致性。

图1 食堂管理关键内容关系图

二、智慧食堂管理的流程边界

本系统与财务系统没有接口，结算信息通过手工转入到财务系统，财务系统的支付信息也通过手工转入到本系统。

管理对象中的员工，包括集团全部员工，也包括一部分临时就餐的人员：系统上线时，一次性导入全部正式员工；有新员工入职时，手工输入员工信息且发放饭卡；员工离职后，手工注销员工信息及饭卡；临时就餐人员信息根据需要由业主管理人员录入。

管理对象中的食材供应商和食堂承包商，都是在招标完成后录入到系统中，招标过程不在本系统中处理。

饭卡与员工信息绑定，其生命周期包括生效、失效、余额不足等三种。

物流只有一个节点：收货单。收货单在食堂接收食材时生成且生效。

集团管理系统的资金流边界、饭卡的充值，需要支持银行操作；资金的实际支付不在本系统中处理，由本系统提供应付款数据，转到财务系统操作。

食材供应商合同、食堂承包合同等与对外结算的依据，本系统只记录合同关键信息，不记录全部信息；同时，合同生成过程的各个流程也不在本系统中处理，本系统只做最终的记录。

三、食材编码管理

食材编码共6 位，其中前四位是采用中华人民共和国卫生行业标准《食物成分数据表达规范 WS/T464—2015》的类别码，如：0111 表示面粉、0112 表示面条；后2 位表示具体的食材，如011101 表示A 品牌的面粉，011102 表示B 品牌的面粉。

食材编码确定后，生成对应的二维码和条形码，以便入库时扫描使用。

四、食堂的物流管理

集团下属各个食堂地理位置交通方便，当天送来的食材绝大多数会被加工销售，剩余极少量的干货、调味品等，为了降低管理成本，全部食材统一采用便捷的“即进即出”模式：即所有食材的收货单生效后，这批货物就默认为全部进行了加工，库存为零。

食堂承包商每天根据以下信息确定所需的食材清单：就餐人员、菜品清单；食材清单由业主管理人员根据食材供应合同中的食材清单、单价，结合公司补贴政策，调整确认后输出正式的食材需求清单并传递给食材供应商，食材供应商按照需求配送食材。

食堂承包商在接收食材时，通过扫描送货单上的二维码或条形码获得食材品种，通过电子秤获得重量或者手工输入数量，形成收货单。收货单要同时经过供应商、承包商、业主三方的工作人员现场确认后才能正式生效。收货单正式生效后，对其内容的调整有相应的权限控制：普通操作人员无权修改收货单，只有业主的食堂管理员才有权限修改。

食堂的收货场所、食材存放位置、加工位置等地方都有安装摄像头，所有摄像头的视频数据可以保存半年。

收货单的修改记录被调整后马上通过系统、手机短信等方式通知业主的上一级管理人员，管理人员在要在规定的时间内（由管理制度确定时限）查看视频，并签署审查意见。

五、食堂资金管理的分类

食堂资金按照结算模式分成四种：员工资金、食材供应商结算资金、食堂承包商结算资金、成本中心结算资金。

（一）员工资金

员工的资金指就餐人员饭卡中的资金，对饭卡进行充值，则饭卡中的资金增加，消费后，饭卡中的资金扣除消费额度。就餐人员分公司职员和临时就餐人员，这两部分人员的资金也是分开的：公司职员就餐时，只支付部分餐费，另外一部分费用由公司补贴；临时人员就餐时，支付全部费用，公司补贴不涵盖这部分人员。

由于员工众多且消费频繁，饭卡中的资金存放在一个固定银行账户中，员工执行充值操作后，资金进入该账户中，所有员工的资金都统一进入该账户中。为了管理每个员工的流水账，软件系统中为每个员工建立了虚拟账户，员工充值后，实际资金除了进入银行账户外，还在虚拟账户中充值。员工消费后，银行账户不做调整，但是虚拟账户扣除员工的消费额度。

当虚拟账户中的资金不足以支付消费时，需要先充值才能继续消费。

员工资金的结算方式：每月初，系统统计员工早、中、晚餐的实际消费次数，计算出员工需要支付的实际费用。所有员工的消费金额累计起来，形成员工月度消费总金额。员工月度消费总金额结算生效后，线下转给财务处理。

（二）食材供应商结算资金

食材供应商的结算资金是按照供货合同与收货单来计算的，每个月生成一次。结算单生成后，核对数据准确无误后，转入线下流程。

结算时，食材单价以收货时的合同单价为依据。任意时刻，一个供应商的一种食材只能有一个单价是有效的。

（三）食堂承包商结算资金

食堂承包商的结算资金是按照承包合同与实际人工来结算的，实际人工是指食堂各个工种在结算月度的实际发生数量。

每个食堂都有集团安排的管理人员，其对食堂承包商每天投入的人工做记录；每个月结算之前，由其在系统中确认食堂工作人员真实发生的工作日，作为对食堂承包商结算的数据来源。食堂工作人员按照岗位划分成厨师、助厨、厨工等不同岗位，每个岗位的工资都在合同中确定下来。

结算数据出来后，经与食堂承包商确认后转入线下处理。

（四）成本中心结算资金

集团公司对每位员工的早、中、晚餐都有补贴，这部分补贴不体现在员工的饭卡中，而是单独的一套流程。员工在食堂的消费行为，其真实费用包含两部分：一部分是员工自己的费用指出，另外一部分是公司对这次消费的补贴。

集团下有多个独立核算的成本中心，不同成本中心的餐费补贴额度可能相同、也可能有所不同。

一个食堂只对一个成本中心提供服务，员工在消费的时候，补贴部分按照食堂所对应的成本中心来计算。

每个月初，先按照单个员工的消费情况计算成本中心的补贴，累计全集团员工的消费信息得到全集团的各个食堂补贴资金。

六、资金差额分析

通过上一节的分析可知，对外结算的资金流（食材供应商资金流、食堂承包商资金流）与对内结算的资金流（员工资金流、成本中心结算资金流）之间并没有直接的关联关系，这样会导致这两种资金流会有差额，通过对这个差额的分析，可以发现很多问题。

如果对外结算的金额大于对内结算的金额，表示员工和公司在食堂上的支出小于供应商在食堂上的收入，这种差额必然会带来服务质量的下降，管理者应该对伙食标准或者补贴标准进行调整。

如果对外结算的金额小于对内结算的金额，表示员工和公司在食堂上的支出大于供应商在食堂上的收益，可能有部分资金流入了黑洞，需要建立配套的管理措施来缩小这些差距。

七、总结

本论文重点梳理了集团搭建智慧食堂管理系统中的资金流，为了管控好资金流，需要阐述管理对象、流程以及边界；对物流、资金流的转换关系做了清晰的界定，为下一步的系统建设厘清了需求，可有效支撑食堂智慧系统的建设。

食材每次配送之前，都经过了业主的审核，确保食材消费与员工支出和公司补贴保持基本的平衡，可有效降低成本。收货时，经供应商、承包商和业主三方现场审核收货单，可有效保证食材的品种和数量，控制实际支出。

由于集团总体信息化规划的原因，食堂智慧系统与财务支付系统的接口尚未纳入到本系统中来，导致对结算后的资金支付信息，本系统只能采用线下获取支付信息后，再由人工输入到本系统。

智慧食堂系统的升级，与财务系统的集成和供应商物流系统的集成，将考虑作为主要升级模块来处理。