信息化在优化医院财务报销中的思考

范明光

[摘 要]在新医疗改革形势下，医院取消药品和耗材加成，管理成本增加，医院面临规模扩大、设备设施更新加快的现状。医护人员工作繁重，医院领导出差会议多，签字流程长，报销人员疲于往来财务处，财务报销日趋专业性和复杂性，财务审核人员审核风险较大。利用信息化优化医院财务报销，可以很好地为领导节约时间、缩短报销流程、减轻财务审核风险，实现财务报销与预算相结合，提升财务管理水平。文章以某三甲医院为例，探讨信息化在优化医院财务报销中的路径，以期与广大同仁共同探讨。

[关键词]医院财务;信息化;财务报销;优化流程

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.10.153

1 前言

医院财务报销是财务管理的重要组成部分，是财务会计的重要开端，关系到财务核算的质量。医院的支出种类越来越多，财务报销的标准不断细化。财务报销是一项兼具专业性和复杂性的工作，审核人员需要有专业的财务知识和风险识别能力。随着公立医院的规模不断扩大，就诊人次逐年增加，传统的手工报销模式面临巨大挑战。财务核算已经实现了信息化管理，但是财务报销信息化却没有完全推开，财务报销与财务核算之间的信息化桥梁需要打通。借助信息化手段，设计出与之相适应的具有一定功能的网上报销系统，可以提高效率，简化流程，提升服务[1]。

传统的财务报销人员需要了解相关的法律法规、各种制度和医院的办公会决议，在报销中严格按照这些制度执行。报销流程包括：①了解业务活动的报销制度和标准;②填写相应的报销单据;③根据审批制度判断需要签字的领导，或者咨询财务人员;④到财务处接受现场审核，单据使用错误、填写错误或者签字不齐全的需要返回重新填写。医院手工报销流程如图1所示。

报销流程长，财务审核人员也需要不停地传递单据，在单据的传递过程中面临遗失单据风险。如何利用信息化手段，多使用表单，替代手工报销，提高工作效率，为领导节约签字时间，从而有更多时间从事医院管理工作，让财务人员从报账的基础工作中解放出来，更专注地完成财务分析，显得越来越重要。

2 手工报销模式存在的问题

（1）预算对报销控制不足。医院的开支应该严格按照预算执行，做到有预算才报销，无预算不支出，超出预算而又重大的报销事项需要先调整预算。手工报销时往往没办法逐笔查询报销金额是否在预算内，依靠线下台账登记查询工作量较大，容易出现遗漏。报销审核岗与预算核算岗工作相互分离，先查询预算再报销也会增加报销流程。对于超出预算范围的报销，需要先调整预算，再通过预算管理委员会审批，增加预算额度，再予以报销，耗时较长。预算管理人员需要对每笔报销进行手工登记汇总，然后对汇总项目金额进行统计分析，工作量较大，准确性不高。

（2）制度不健全，部分相互重叠。医院财务制度需要符合国家法律法规、各项规章制度和医院临时决议，随着新业务的出现，部分业务缺少相应制度，有些制度又会出现重叠。常规的会议费和差旅费属于常规事项，有明确的规章制度，便于操作和执行。但是对于发生很少的偶发性的业务缺少明确的规章和依据，如自驾车出差、业务招待费等制度没有明确规定，容易延伸扩大报销范围，不易控制。部分劳务费和咨询费无法量化工作量，虽然工作时长可以统计，但是工作质量存在差异，导致劳务费标准难以制定。有些部门遇到临时业务，单独报送院办公会，上报之前缺少与财务人员的有效沟通，导致办公会决议与制度相互冲突，执行难度较大。

（3）报销单流转过程长，存在丢失风险。根据常规的报销流程，报销单需要在职能部门、分管领导和领导之间流转，有些还需要在財务处审核人员、财务负责人和财务分管领导之间流转，过程较长，存在丢失风险。报销单是重要的原始单据，是后续财务核算的基础，丢失后补救难度较大。而且丢失责任不明确，无法明确责任人，容易引起纠纷。

（4）缺少有效培训和沟通，容易产生误解。医院部分医护人员缺少报销经验，也没有参加报销类培训，有些员工出差开具发票不规范，报销时被退回，增加不必要的麻烦。有些员工一次报销需要多次电话咨询，财务人员如果没有给出正确的回复，会导致对方误解。财务审核人员除了面临大量的手工报账，还要不断地重复解答咨询问题，导致工作效率低。

（5）重复报销，缺乏有效控制。手工报销阶段，财务人员需要核查该笔单据是否报销过，目前主要通过手工查询会计电算化系统。如果查询时间段太短，可能不会发现问题，如果查询间隔时间太长，需要花费大量时间，占用财务审核人员大量时间，并且还容易出现遗漏，原始单据的真实性难以得到有效保证。如果是电子发票，还需要查重，可能存在重复报销的情况，存在一定的财务风险。

3 信息化报销优化路径思考

（1）借助信息化手段，优化报销流程。内部控制制度化，各项报销通过表单进行固定，业务流程标准化，嵌入信息系统，让信息多跑路，人员少跑路。在每一个节点都注明财务制度的具体要求，提示填写标准和要求，设置各事项审批流程、各岗位审批权限。报销人填写完报销单后，可以通过手机扫描上传电子单据，财务审核人员审核无误后系统提示财务初审完成。报销人收到系统提示后再将纸质单据移交财务处审核人员，财务处收集纸质单据后与系统核对，核对无误即可正常进行下一步流转。流转完成后系统提示财务报销人员，报销人员再将电子审批流程打印出来，同时可以自动生成会计单据，报销人员将信息传达给出纳，出纳依靠银医直连系统自动核对付款指令。报销人员再将纸质单据合并归档，移交档案管理员，完成整个报销流程。

信息化系统可以自动提示报销标准和适用制度，医护人员不需要重复咨询财务人员，财务人员节约时间可以更专注于为临床部门提供财务分析，解决信息不对称，提升财务处满意度。电子流不受时间限制，相关领导可以利用碎片时间完成审批，减少纸质单据流转，降低单据丢失风险。报销人员录入单据和发票，系统会自动判定是否重复报销，自动查询发票真伪，对多次重复报销系统会自动预警。节省大量的手工查询时间，降低重复报销风险，为医院节约支出。

（2）实现报销与预算控制相关联。在信息化报销系统中事先设定预算额度，录入各部门和各业务活动预算使用额度，提示预算使用范围、使用时间，将报销系统与预算控制关联。报销人在报销系统录入单据信息时，系统会自动显示预算剩余额度，报销人可以根据预算剩余额度合理规划报销进度，使支出与预算同步。真正做到无预算不支出，使得每笔报销审批有章可循，方便财务人员查询预算剩余额度，及时登记预算支出情况表，各科室和职能部门负责人更加方便查询预算发生明细和执行情况。强化全院职工预算管理意识，提高预算执行力，避免过度支出。信息化报账系统杜绝了无预算、超预算列支的情况，并实现预算的事前管理、过程管理，真正将预算落实到业务控制中[2]。

（3）信息化审批与职能管理相结合。医院外部监管部门每年都会出台新的法律法规和部门规章制度，财务人员需要不断学习新的知识，医院党委、院办、后勤和设备等职能管理部门也会有相应的新制度和流程，财务部门需要与各部门讨论如何修订医院的财务管理制度。公立医院改革推进迅速，医院建设要求节能减排，后勤部门致力于追求降低能耗，预算管理能够很好地实现支出的计划性和高效性。现在医院的合同管理是一项薄弱环节，在签订前流程较长，签订后执行监控不足，监督管理缺失，信息化报账可以将报销与合同管理进行衔接，合同管理部门可以实时查询合同进度和执行情况，便于监督管理。信息化系统可以加强各部门的沟通协作，及时有效地完成部门间的信息沟通传递。

（4）信息化报销遵循PDCA闭环。信息化报销PDCA循环可分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和 Action（处理）。信息化报销，实施前要制订周密的计划，把各种财务制度形成有效的流程和完整的表单，按照流程和表单设计成标准的信息化系统。系统设计完成后需对相关人员展开培训，然后选择部分科室试运行。检查阶段可以根据执行结果分析存在的问题，总结经验，调整信息化系统，使其适应医院的经济管理要求，再在全院推广执行，定期不断改进优化。财务工作同样遵循PDCA闭环，在执行中优化、升级，最终做到为医院的发展做好财务支撑。

4 结语

过去的手工报销模式已经不能适应现在医院经济业务管理的需要，信息化报销是发展的必然趋势，正如财务电算化取代传统手工记账一样，相信现在没有哪一家医院会采用手工记账。信息化报销系统可以有效地与预算管理、合同控制和收支管理控制进行关联，多个模块信息共享，有效提升财务管理水平。信息化报销优化了流程，做到报销人员最多跑一趟，也可以节约院领导大量宝贵时间，同时减轻财务审核人员负担，降低财务风险。信息化报销也不是一成不变的，需根据外部的制度和医院的管理来不断优化，最终适应医院的财务管理需要，提升医院管理水平。

参考文献：

[1]尹学东.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友，2019（9）：111.

[2]操禮庆.基于内部控制的医院智能报账体系建设[J].会计之友，2020（3）：135.