基于木桶定律浅析现代秘书工作素质的重要性

于思雨

华北理工大学

前言：秘书学在我国产生于20世纪80年代，一经产生，便以不可阻挡之势发展开来。80年代是我们国家社会主义市场经济迅速发展的关键期，经济的发展也带来了思想的开放和文化的繁荣。在之前我国的秘书主要在机关事业单位工作，但市场经济的发展，解放了生产力，经济制度形式多样，股份制公司，中外合资企业，私营企业等等都如雨后春笋般成长起来。在此大背景下，无论是国家机关还是企业都明显表现出对秘书的需要。尤其是在国企改革后，进一步释放市场活力，企业运营理念更加成熟先进，管理人员也逐渐重视进行“放管”的平衡，找到自身定位。定位的落实则离不开秘书的积极配合和有效的工作。为此，秘书的工作素质关乎来工作效率，关系着企业或是机关事业单位等社会团体或组织的科学运营以及“协调可持续”发展。秘书作为参与经济社会的个体之一，可以在经济定律中找到发展自身的经验，用经济学的智慧来促进秘书的工作能力得到提升，从而促进我国秘书行业的高效发展。

一、木桶原理的引申义及其与秘书发展关系

木桶原理是由美国管理学家彼得提出的，该原理阐释的一只水桶盛水的多少，并不取决于桶壁上最高的那块木块，而取决于桶壁上最短的那块，若增加此木桶盛水量，只有换掉短板或将其加长才行。对于企业来说，企业的每一块资源都要围绕一个核心，每一个部门都要围绕这个核心目标而用力，作为管理人员来说，偏颇任何一个部门都会对木桶的最后储水量带来影响。在企业现代化管理中，秘书作为上传下达关机键一环，却往往容易被忽视，却也常常会成为企业发展的“短板”。

二、目前我国秘书工作素质现状

1.我国秘书人员内部素质差别较大，质量参差不齐。即便我国有相关的职业标准和行业规范，但实际落地严格度不足，秘书的选聘渠道很宽，界限模糊。一些用人单位为降低用工成本，往往会降低对秘书的要求，无论是在学历还是工作能力方面。市场上的这种错误的信号反馈给秘书市场，使得秘书人员自身也会降低要求，从而形成不良循环。

2.企业普遍对培养秘书的工作素质的重视程度欠缺，缺乏外生动力。社会多数人还将秘书的工作停留在传统的接待和端茶倒水方面，认为其不必具备太多工作技巧与能力。实际上，目前秘书培养导向是通才型人才，或通才―专才型人才，展现出对秘书人员能力的高度要求，体现秘书的工作的重要性。而现实中人们却极易忽视这一点，在企业中就表现为对秘书的人力资本投资极为匮乏。

三、提升秘书工作素质的必要性

1.职能性质要求。桶的长久储水量，还取决于各木板的配合紧密性，配合要有衔接，没有空隙。一个团队，如果没有良好的配合意识，不能做好互相的补位和衔接，最终储水量也不能提高。单个木板再长也没用，这样的木板组合只能说是一堆木板，而不是一个完整的木桶。虽然秘书不直接参与企业的经营决策、业务拓展。但是秘书一头连着管理者，一头连着基层人员，是一个企业良好运转的润滑剂。秘书每一份工作都与企业经营管理息息相关,在企业行政管理中占据着重要地位并且发挥关键作用。所以，只有一个秘书的工作素质过硬，才能起到为企业保驾护航的作用。

2.产业结构的调整加大对高质量秘书的需求。伴随产业结构调整，第三产业日益活跃起来，对文秘的需求也不断增加，对其工作要求也日益提高。应变能力、沟通能力、理解能力、实践能力、表达能力等，又或是英语水平、计算机水平等这些工作素质都是必不可少的。企业的发展需要这些能力的融合。作为派生需求的高质量秘书会在产业结构调整的促使下变得越发抢手。

四、提高秘书工作素质及能力的建议

1.拓展自身知识结构，基础知识、专业知识、辅助知识融合学习。保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是一种职业资质，秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质。而这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中，所以确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。

2.结合科技化手段，提升工作效率。科学技术作为第一生产力，对企业发展至关重要。秘书人员工作素质还在于随机应变和接受新事物的能力方面。现代企业管理愈发重视信息化建设。所以，秘书在本身职责多样化、工作复杂化的前提下，合理运用信息技术于工作中是于己于他都是合理的决策。

3.加强秘书行业准入规范，提高进入门槛。国家要严格准入规则，严抓“供给侧”质量，倒逼秘书行业标准提升。要针对“短板”，鼓励采取企业采取有效措施提高本单位的秘书人员文化素质，从而促进企业治理有序，经济社会可持续发展。

4.企业加强培训，适度加大人力资本投资。人力资本投资的收益是一种未来收益。所以企业要着眼长远，结合企业发展战略，制定短时期发展战术，并将对秘书人员的培养融入其中。从实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要、文化程度情况，按照不同专业、不同层次要求，有针对性地开办不同类型的培训班、或组织进修等。

结语：我国现代秘书行业起步较晚，尚且年轻。还有诸多问题有待解决，但是在找对策之时，要与时俱进，补短板，落实效。如此，秘书的真正价值才会被挖掘出来，秘书在企业发展中的积极作用才会予以发挥出来。秘书人员自身也会有的放矢，社会对秘书的认识也会客观开放，秘书行业发展才会更加稳定持久！