人力资源管理中对人事档案利用的思考

杨吉琼

摘 要：人事档案是应人力资源管理的需求而产生的产物，人事档案中部分材料也是在人力资源管理的过程中产生，因此，人事档案是人力资源管理重要的组成部分。人事档案是对一个人经历、学历、能力、道德品质和薪资水平等方面动态的、客观的、真实的和综合的记录，对人力资源管理有着重要的参考和凭证作用。利用人事档案可以提高人力资源管理的效率，降低成本。但随着人力资源管理的不断发展，人事档案的发展略显滞后，为跟上时代的步伐，服务于现代人力资源管理，笔者对人事档案的管理提出了一些思考和建议。

关键词：人力资源管理 ;人事档案;利用

一、人力资源管理与人事档案的关系

1.人事档案是应人力资源管理的需要而产生的产物

中国在商周时代就有文字记录的谱牒，它们作为家族世系发展的记录，同时也是权力、职位继承的依据，已经具有人事档案的特征，可以认为是人事档案的早期雏形。谱牒是当时的管理者为了满足理顺家族成员的关系，合理进行家族事务和财产分配的需求而产生的产物。到了汉代，管理者为了公平合理地封赏官员而对官员的经历、战功和表现等进行官方的记录，以作为论功行赏的凭据。汉代官方所记录官员的经历、业绩和表现等信息，已经具备了人事档案的基本特征，可以看作是人事档案的早期形式。汉唐以后，历朝历代官方对官员的履历、经历、业绩等都有记录，并以此作为官员考核、任免和升迁的重要依据。随着历史的发展，管理部门对管理对象的履历、经历、德、能、绩、廉等记录内容有了更详细和具体的要求，并把这些记录长期保存作为管理工作的重要凭据。这种对管理对象履历、经历、德、能、绩和廉等情形记录在案并以此作为考核和使用依据的作法发展到现在就成了现代的人事档案制度。

新中国成立后，为了更好地做好干部的管理工作，中央组织部于1956年8月制定了我国第一部全国性的干部档案工作法规《干部档案管理工作暂行规定》。并在以后的人力资源管理工作实践中，不断对档案工作提出了新的要求和规范。1990年12月，中组部、人事部、劳动部和国家档案局先后发布了《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件，并在此后的工作中，对相应的文件又做了新的修订和完善，对人事档案的管理进行了更加严格和全面的规范。2018年11月中共中央又修订并印发了新的《干部人事档案档案工作条例》，对人事档案的管理和使用又提出了新的要求。

综上所述，可以说，人事档案的产生和发展，其实是顺应人力资源管理工作自身不断发展的需求而产生和发展的，也是人力资源管理工作重要的依据和凭证。

2.人事档案的内容是人力资源管理相应部门在使用和管理人的过程中产生的产物。人事档案是人力资源相关部门在考察和使用人的过程中产生的。例如，人事档案中的政审、考察、考核、审核、审计等材料是组织对相应人员的进行德、能、绩、廉进行考察时产生的材料，职工的转正定级、落实工资待遇等是人事部门对职工在使用中产生的材料。同时，人事档案是经过相应管理部门形成或者是由相关部门认可的材料。例如，人事档案中的学籍学历材料是由教学管理机构形成的材料，奖励和处分材料是相应管理部门在工作中形成的材料，个人的自传、履历表、职称评定相关材料等是由相应部门认可的材料。这些材料是人力资源管理部门在工作中产生的，也是开展工作所必需的。

因此，人事档案是应人力资源管理的需要，在人力资源管理工作中形成的，又为人力资源管理提供参考和凭据的材料，它是人力资源管理工作中相辅相成、不可或缺的重要组成部分。

二、人事档案在人力资源管理中的作用

一方面，人事档案是对个人身份、学历、经历、能力、薪资水平、政治面貌、思想品德、健康状况及社会关系等情形的原始记录，它是在人力资源管理工作中产生的和经人力资源管理相应部门认可的材料，是对一个人人生经历动态的、全面的、综合的和客观的记录。因此，在人力资源管理部门选拔任用人才时，通过它能对相应人员有一个综合、全面和客观的认识和了解，有利于人力资源管理部门合理选人、用人，构建用人单位良好的人才体系，为人力资源管理提供重要依据。另一方面，也為人力资源管理部门在用人的过程中提供监督作用，及时对人力资源管理部门和其使用和服务对象做出警告和风险提示，为人力资源管理部门规避不必要的法律纠纷和风险，为选人和用人单位提供重要的资政和凭证作用。

三、人力资源管理中对人事档案的利用

1.寻找和发现对象。相关人才管理部门，如政府部门的人才局、人力资源管理服务部门、用人单位等均可以通过查阅相关人员的人事档案，来了解和发现拟使用的对象，挑选有利于本单位发展和队伍建设的人才。尤其在现代大数据时代，随着人事档案数字化工作的逐步推进，相关部门通过数据筛选和查阅人事档案来选择和发现人才，将极大地降低招聘选用人才的风险和成本。

2.考察和选拔任用人才。人事档案中相关部门对个人的考核和评价，其个人的人生经历、德、能、绩、廉等客观、公正和全面的记录，有利于人力资源管理部门对拟任用人选有一个全面的认识，做出客观、公正的评价，防止选错人、用错人和带病提拔人，既是对求职人员公平，也是对选人、用人单位良性、有序开展相关工作的有力保障。

中共中央办公厅于2018年11月印发的《干部人事档案工作条例》中就明确规定：“组织人事部门应当坚持‘凡提必审‘凡进必审，干部管理权限发生变化的‘凡转必审，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。”对人事档案在干部选拔、任用、安置和流动中的重要依据和凭证作用进行了充分的肯定。

3.监督和管理人才。近年来时有人事档案造假的报道，这些事件既是对社会公平正义的损害，也是对人力资源管理工作的挑战，但也说明了人事档案在人力资源管理中的重要性。工作人员在其生活经历和工作经历中，所有的行为都将收录入人事档案，而在其人生的重要环节，如求职、升职和工作流动中，人事档案都将是其重要的评价依据。定期按规定对聘任使用人员人事档案的审核审查，既是对聘任使用人员的监督管理，也是对人力资源管理工作的自查自纠，可以有效地净化人才市场，也有利于人力资源管理工作的良性发展。

2016年11月，中共中央办公厅、国务院办厅出台了《关于深化职称制度改革的意见》中提出：“探索建立职称评价诚信档案和失信黑名单制度，纳入全国信用信息共享平台。”而职称评审材料是人事档案重要的组成部分。2018年11月中共中央办公厅出台的《干部人事档案工作条例》中也要求组织、人事部门对干部审核、审查材料和处分材料要收进其人事档案中分类保存，同时要求在干部的招聘、引进、提拔、任用和流动前，必须审核其人事档案。这些政策和措施的出台，可以说是充分利用了人事档案在选人、用人中的监督和管理作用。

四、人事档案的分类、管理和利用现状

1.人事档案的分类。人事档案根据人员属性可分干部人事档案、企业职工人事档案和流动人员人事档案;从人事档案记录的载体可分为数字化人事档案和纸质人事档案;从管理权限可分为单位职工人事档案和流动人员人事档案。

2.人事档案管理的现状。人事档案是一项与人力资源管理工作相伴而生，源远流长的工作，也是实际生活中一项专门的工作。但是现实工作中，人们对人事档案管理的研究和宣传还较少，除了国家的一些规章制度外，用于指导该项工作开展的理论体系还不丰富，很多企事业单位职工对人事档案不了解，对人事档案的重要性认识不够，甚至有些人就业几十年，其档案还在就读学校存放，或者有些流动人员的档案自己都不知道存放在何处。基于上述原因，导致人事档案管理人员缺少专业的人才，很多是半路出家，边做边学，管理人员的专业化和职业化不足，影响了人事档案管理工作的进一步开展和发展。

3.人事档案在人力资源管理中利用的现状。在当前数字化的时代，很多人事档案还是纸质化，利用限于人工操作，利用和管理范围还是局限于本单位利用和管理为主，跨单位、跨地域的查阅、借阅数量较少，即使有也大多需要专人专程办理，费时费力且成本较高。这些使得人事档案的信息资源开发利用率不高，人事档案在人力资源管理中的作用没有得到充分发挥。同时，人事档案的管理和利用方式在很多地方和单位的人工操作，使利用人事档案为人力资源管理提供抉择依据的客观性、可靠性、完整性和权威性存在不确定性。影响了人力资源管理对人事档案利用的效果、权威和意愿。

五、现代人力资源管理对人事档案利用的需求

随着社会的发展，人员流动性越来越大，用人方式多种多样，就业形式也灵活多变。在万物可联的物联网和大数据时代，人力资源管理也一样希望通过某些材料的数字信息，把反映一个人长期的各方面表现进行客观的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最经济的方式，找到最适合的人员。而人事档案正是人力资源管理部门所希望得到的那些材料。但现阶段由于人事档案数字化程度不高，收集的材料内容不够丰富，人事档案工作还没有全民开展，可供利用的资源和范围有限，即使具有专门人事档案保存和管理的单位，也仅只在本单位的范围内开展人事档案的利用工作，且只管理本单位人员的人事档案。这使人事档案的相关信息相对割裂孤立，利用极不方便。同时，人事档案管理人员流动性大，素质参差不齐，职业化程度不高，这样的管理水平也使人事档案难以满足人力资源管理部门的需求。这些，使得人事档案的利用价值降低，利用率不高，为人力资源部门提供参考和凭证的作用难以得到充分的体现和发挥。远没有达到人们当初创建人事档案就是为了为人力资源管理服务的初衷。

六、更好地服务于现代人力资源管理，人事档案管理工作应在以下方面加强改进和管理

1.人事档案本身真实性、客观性和权威性的保证。近年不断爆出有人利用他人人事档案求学、就业的新闻，也有的人通过学历、经历造假等手段，利用假的人事档案谋取不当利益。这些极大地损害了人事档案的公信力，使人事档案的权威性受到质疑。影响了人力资源管理对人事档案主动利用的意愿，也为假档案的存在提供了存在和造假的空间。要杜绝这些现象，必须对人事档案在全国范围内进行彻底的清查核实，去伪存真，还人事档案本身应具有的客观性和真实性的本来属性。

2.人事档案本身信息收集、鉴定和保存、管理制度的完善

（1）全民开展人事档案制度。目前，人事档案工作仅在政府机关、事业单位、一些社会团体和企业单位开展，对一些私营企业、流动人员、灵活就业人员和广大农民，并没有建立人事档案，也没有专门人事档案管理机构和人员，更谈不上人事档案材料的收集、更新和鉴别等。在过去传统时代，这种情况对人们的生活和工作，对人力资源管理部门和政府相关部门的工作看似也没有大的影响，但是随着社会的发展，大数据、物联网时代的到来，人们连种地都用上了信息化的手段，但作为国家的主人，社会主体的人的基本信息还长期滞后于社会的发展，这极大地拖累了各级各类人力资源管理部门的工作效率，工作实绩，加大工作成本。

（2）人事档案收集的内容范围还可进一步拓展。目前的人事档案，还只有10个类别的材料，涵盖个人三龄两历一身份、基本社会关系和组织、人事部门开展的审核、考核以及个人获得的奖惩和工资待遇等内容。内容还不够丰富，如对个人有着重要意义的社保信息、医保信息、纳税信息、住房信息和诚信信息等重要信息，还没有进入人事档案收集保管的范围，只是掌握在少数机构手中，成为信息的孤岛，不能为组织和人力资源部门所利用，不利于相应部门通过人事档案，对个人健康、诚信和廉政情况的审查审核，淡化了组织和人力资源部门对相关人员的监督和关注，也给相关失信人员和腐败分子提供了做假和逃避监督审查的空间，降低了人事档案的利用价值。因此，应进一步丰富和拓展人事档案收集材料的内容和范围，使人事档案真正能反映个人的全面情况，使人力资源管理部门通过对人事档案的查阅审核，就能对人做出综合的判断。

3.顺应数字化时代的发展，尽快推进人事档案数字化建设。人事档案要融入信息时代的发展潮流中，自身必须先符合信息时代的要求，尽快数字化。具备信息时代的基本特征，才可以接入到大数据的各个端口，成为各类数据中的一员。但是，人事档案数字化面临着两个问题，一个是经费问题，一些单位长期以来积累的人事档案数量庞大，要全部数字化将面临大笔经费开支，预算难以完成。另外人事档案具有保密性的要求，一些单位在场地、设施等硬件上一时难以满足，数字化工作一时难以开展。但不论是什么样的困难，信息化的时代已经到来，历史的洪流将会随着时代的发展滚滚向前，人事档案也不例外。

4.实现人事檔案信息在保密的前提下互通共享。大数据、物联网时代的基本特征就是各种数据互通共享。现在异地医保结算已经在一些地方运行，银行信息、住房信息等也已经在一定范围内实现了互通共享。这说明，相关数据的互通共享在技术上已经有了一定支撑，在实际生活和工作中也有需求。如果人事档案信息收集中增加银行信息、社保信息、医保信息、住房信息和诚信信息后，能实现在保密的前提下，一定范围和要求内互通共享，将极大地提高人力资源管理的效率，并降低成本。

5.建设一支专业和职业的人事档案管理队伍，提高人事档案管理质量。人事档案中存在的各种问题，除了要从制度上加以规范外，还应加强人事档案管理人才队伍的建设，从整体上提高人事档案管理人员的业务素质和政治素养，使人事档案管理人员形成一支专业的和职业的队伍，除了能严格按照规章制度管理档案外，还应具有一定的人事档案审查审核能力，才能在实际工作中把好人事档案管理的各个关口，确保人事档案的真实性和权威性。只有在制度保障和人员保障的双重作用下，人事档案为人力资源管理服务的各项预期才能得以实现和落实。

参考文献：

[1]李晓婷.人事档案管理实务[M].上海：复旦大学出版社，2019

[2]马 娥.干部人事档案工作的管理与思考[J].档案管理，2020

（作者单位：海南大学人事处）