创新人事档案管理制度与模式的探索

2021-05-06苗菁

兰台内外 2021年7期

苗菁

摘要：企业的人事档案管理制度和管理模式需要迎合社会的发展趋势才能够更好的发挥出作用，为企业的管理工作和健康发展提供更具价值的帮助。现如今，我國的经济水平已经取得了质的飞跃，进一步推动了国家的发展和进步，在这种情势下对人事档案管理制度与模式进行创新和优化是必不可少的一项重要任务，以此为依据才能对保证企业的人事管理工作能够更加科学化和规范化的开展。人事档案管理制度和管理模式的创新需要加强对先进科学技术的运用，从而对人事档案进行高效的管理。本文主要分析了我国人事档案管理制度的现状，并探究了对人事档案管理制度和管理模式进行创新的意义和所应遵守的原则，结合自身经验提出了几点建议供作参考。

关键词：创新;人事档案管理制度;模式

人事档案管理是企业管理工作中的一项重点内容，在调节企业内部员工之间的关系和人员变动的过程中起到极为关键的作用，确保管理工作的质量才能为企业经营和发展提供源源不断的人力支持，而人事档案管理制度和管理模式则是保证人事档案管理工作规范进行的重要前提条件。结合我国人事档案管理工作的现状来看，管理制度和管理模式方面依然存在着一些问题，其最主要的原因就是人事档案管理制度与模式相对落后，无法和社会发展接轨，自然也难以为企业创造更大的经济利益和发展空间。所以针对这一问题，加快人事档案管理制度的创新具有重要意义，能够有效提升企业人事档案的管理水平和管理效率，强化高水平专业人才的输送和培养，进而有利于企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

一、人事档案管理制度与模式的现状

我国人事档案制度的发展和社会的发展趋势相比处于比较滞后的阶段，这也是国家主张对人事档案管理制度进行创新和完善的重要原因，但是由于其发展水平较低，相关的管理制度和管理模式尚不成熟，其中很多内容都缺乏一定的科学性和适用性，这也从一定程度上制约了人事档案管理工作的有效性，使企业的人事档案管理水平受到了一定程度的影响，其中主要存在的问题有以下三个方面。

1.“弃档”现象较为严重

“弃档”现象在目前的人事档案管理工作中并不少见，很多企业和管理人员没有意识到档案管理工作的重要性。个人档案中记载的往往是一些工作人员的个人信息、工作经历、家庭背景、所获荣誉等内容，虽然表面上来看这些内容没有什么实质上的价值，但正是这些内容能够反应出人才在学习中以及在工作中的表现。这些个人档案都属于原始资料，但是在这类人群进行工作变更的时候，没有将个人档案转移到新的企业当中，再加上管理人员对人事档案管理制度当中的内容不明确，致使“弃档”的现象在我国的发生频率越来越高。而目前来看，各行各业的人员流动性极大，如果没有对人事档案进行规范化的管理，就会为管理人员开展工作带来更大的难度和挑战。

2.人事档案内容不够全面

就我国现阶段的人事档案来看，其中工作人员的个人信息，工作经验和家庭背景占据了大部分的内容，对于个人专业水平、工作能力等方面的介绍却极为缺乏。这样一来，无法对人员的实际情况进行全面的了解和掌握，人事档案管理工作也缺乏实质性的意义，使企业内部的人才利用率大大降低，让企业和很多优秀的专业人才失之交臂，无法为企业发展提供更多的优质人才。针对这种情况，企业和管理人员需要意识到问题所在，对其中存在的缺陷进行及时的改进和完善，并加快人事档案管理制度和模式的创新，提升人力资源管理的水平和效率。

3.人事档案管理人员专业水平低下

缺乏专业的、高水平的管理人员已经成为当下档案管理中普遍存在的一项问题，一方面对人事档案管理制度的认知不够全面和清晰，另一方面也导致人事档案管理工作缺乏规范性。为了迎合社会快节奏的发展趋势，档案管理人员提升自身的管理水平和专业素养是需要严格落实的。就现阶段企业的人员情况来看，很多管理人员的文化水平和专业水准都需要大幅度提升，但是想要在短时期内实现这一效果几乎是不可能的，这样的情况也为人事档案管理工作科学化的进行增添了一定的阻碍。就修复人事档案来说，修复工作较保存档案和管理档案还是有一定区别的，需要管理人员具备较高的专业能力和实践技能，这样才能够对工作中存在的问题进行及时正确的处理。通过以上这些问题也能够发现，管理人员的个人能力对人事档案管理的效果具有紧密的联系，所以要求管理人员提升自身的专业能力和管理水平也是无可厚非的。

4.人事档案管理模式的信息化程度较低

很多企业的人事档案依旧是纸质版的，这样在对人事档案进行查阅的时候就会花费大量的时间和精力，导致人事档案管理工作的效率低下。尤其是在对人事档案进行记录和整理的过程中，人工的方式会为管理人员带来较大的工作压力，并且工作中出现错误的几率也会有所提升。所以为了解决这一问题，则需要管理人员对人事档案的管理模式进行转变，引进先进的管理技术和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一点，对于一些需要进行重点保存的档案应该采用纸质版和电子版两种保管方式进行管理。

二、对人事档案管理制度与模式进行创新的意义

人事档案管理制度和管理模式的落后难以为企业发展提供更大的帮助。众所周知，人才是推动企业更稳定发展的重要前提，能够在企业经营和建设的过程中提供极具价值的建议和实质上的助力，如果人事档案管理制度和管理模式缺乏合理性和适用性就会使企业的人力资源管理工作面临较大的难题，无法对工作人员进行科学化和统一化的管理，人力资源的利用率也会大大降低，导致企业丧失了很多高水平的专业人才。所以说对人事档案管理制度和模式进行创新是非常有必要的，能够保证企业的人事档案管理模式和企业的发展需求高度契合，从而促进企业管理水平的提升，对推进企业核心竞争力的提升具有重要意义。

三、创新人事档案管理制度与模式的原则

人事档案管理制度和管理模式的改革不应该是漫无目的的，需要确保其具有极强的目的性和针对性，以此为前提才能保证人事档案管理制度与模式在企业发展进程中发挥更大的应用价值。对人事档案管理制度和管理模式进行创新主要应遵循以下几点原则。

1.完整性原则

首先，管理人员需要根据社会的发展趋势对人事档案中的信息和内容进行及时的更新和调整，将个人的实际情况通过人事档案更加全面的呈现出来，有利于更直观的获知人员信息。其次，管理人员需要在人事档案中添加一些其他的内容作为人员的考核指标，如工作能力、专业技能、特长等方面，从而对人员的专业水平进行更深层次的掌握，确保能够为企业提供更优质的专业人才，提升人事档案管理工作的有效性。

2.标准化原则

人事档案管理制度的创新和制定需要严格遵守标准化的原则，从而才能为人事档案管理工作提供依据，保证管理工作的规范化开展。在人事档案管理工作实践当中，管理制度需要能够符合国家的相关法律标准，管理人员应该按照人事档案管理制度中的内容执行工作，坚决杜绝工作中存在一些徇私舞弊的现象。另外，管理人员需要对人事档案进行严格的保密，不能出现变卖个人档案信息等的情况。

3.服务性原则

人事档案是人员在求职过程中应用到的重要文件，其中对人员的工作经验和社会实践等都有明确的记录，具有较强的真实性。管理人员有责任对求职者的个人信息进行合理的保存和管理，从而便于及时的适应市场的变动，强化对人员的流动性管理。

4.统一化原则

管理人员需要对求职人员进行合理的分类，如自由职业者需要划分为一类，应届毕业生需要划分为另外一类等等，从而保证各类人群的信息资料等都能够得到统一化的管理。人事檔案管理制度和管理模式的创新对提升管理工作的效率具有重要意义，并且也能够从一定程度上缓解由于人才流动较大造成的档案跟进不及时的相关问题。通过对人群的科学分类，能够消除对档案管理条件的身份限制，从而为更多的人员谋取更大的社会福利。

四、创新人事档案管理制度与模式的探索

1.提升管理人员的专业素质

基于很多管理人员对人事档案管理工作的认识不够明确、管理水平和专业技能欠缺等情况，企业需要针对性的对其进行教育培训工作。首先，要让管理人员意识到人事档案管理工作的重要性，从而让管理人员的管理观念得到转变。为了达到这一目的，则需要加大宣传教育工作的力度，从而端正管理人员的工作态度。其次，需要加强对管理人员专业技能方面的培训，如针对管理工作经常出现的问题需要进行重点讲解，让管理人员能够以正确的方式对其进行及时有效的处理，提升管理人员的办事能力。企业需要不定期组织管理人员去一些大型的企业学习先进的管理技术和管理手段，并将其应用到实际的管理工作当中，充分提升人事档案管理水平。除此之外，人事档案管理工作和人力资源管理工作本身就具有密切的联系，所以企业需要加快两者的高度融合，不仅能够从一定程度上减少人员的使用情况和工作成本，也有利于对企业内部等的人力资源进行科学统一的管理，通过对当前的人力资源分布情况进行合理化的分析，便于对其中存在不足的地方进行及时的调整和改进，从而提升人力资源的利用率。在人事档案管理制度和管理模式的创新当中，管理人员发挥着不可替代的作用，所以为了确保管理工作能够取得更好的效果，需要管理人员能够与时俱进，不断丰富自身的管理经验和管理技巧，使人事档案管理工作能够发挥出更加积极的作用。

2.强化人事档案管理制度的社会化

我国人事档案管理制度发展的起步相对较晚，这也是导致人事档案管理制度缺乏全面性和科学性的重要因素之一，所以仍需人们不断通过实践去摸索和总结出一条有效的管理途径。就我国目前企业的人事档案管理工作来看，很多企业人事档案管理制度当中的一些内容都过于狭隘，只适用于企业内部。这样的情况导致企业的人力资源共享和流通等方面受到了制约。所以针对这一问题，则需要保证人事档案制度的创新应该充分体现社会化的内容。企业需要根据社会的经济发展趋势以及人力资源的需求情况对人事档案管理制度做出相应的调整和创新，将社会管理中的一些内容和细则添加到人事档案管理当中，从而保证企业的人事档案管理制度能够符合当今社会对人力资源的需求，有利于实现人力资源的共享和高效利用。

3.强化人事档案管理的信息化

上文曾经提到过，“弃档”现象是目前人事档案管理工作中普遍存在的一个问题，究其根本则是管理模式比较落后，管理制度也缺乏科学性和合理性，其中的管理内容无法为开展人事档案管理工作提供依据，这样就导致在管理工作中出现各种各样的不良情况。随着我国信息技术的高速发展，为开展人事档案管理工作提供了有利的帮助，管理人员需要合理的将信息技术和人事档案管理相融合，从而促进人事档案管理工作向更加现代化和信息化的方向发展。通过利用信息技术能够加强对各项资源开发和高效应用，使管理人员的工作质量和工作效率大幅度提升。另外，企业需要借助信息技术的优势建立完整的人力资源管理系统，将人员的信息录入到管理系统当中，从而对工作人员进行统一的管理，不仅能够实现对人员信息的及时查找和修改，也能够实现跨地区的信息共享。纸质版的人事档案具有一些显著的缺陷，如保存起来比较麻烦，不仅会占用较大的空间，也无法保证档案的安全性，并且会为管理人员增加一部分工作量，而电子档案则能够避免以上这些情况的发生，有利于促进人事档案管理工作更加高效的开展。

4.消除人事档案管理的身份限制

现如今，我国企业人事档案管理条件具有一定身份的限制，如针对高学历的人员、政府机关部门的人员等才能够拥有建立人事档案的资格，然而针对农民工这一类人却不具备建立人事档案的资格，这样对维护人员的社会利益来说是极度不公平的，前者在社会上享有的福利待遇等比较丰厚，但是后者几乎不能享用社会所提供的福利待遇，这样的情况体现了社会对人员的不平等对待。所以针对这种情况，企业需要消除人事档案管理当中的身份限制，每个人都拥有建立人事档案的资格，必须让人员的利益能够得到良好的保障。首先，可以尽量将人事档案归属地设置在户籍所在地，避免由于档案流动过大增加管理的难度。其次，针对一些小型的民营企业，可以由管理人员对员工的人事档案进行保存，这样也会大大提升档案管理工作的便捷性。总的来讲，针对目前人事档案管理中身份限制的情况，不仅会使管理人员的工作难度大大提升，也无法为人员提供一定的社会福利，对此需要采取及时有效的措施消除人事档案对身份的限制。

五、结语

综上所述，人事档案管理工作在企业管理和企业发展中发挥着不可忽视的作用，管理人员对此应该引起重视。为了和时代的发展趋势保持一致，对人事档案和管理制度和管理模式进行创新是非常有必要的，不仅能够提升企业的人事档案管理水平，对企业的健康发展也具有积极的推进作用。

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