基层公路部门文书档案规范化管理分析与思考

金玉秀

摘 要：公路是我国交通网络的重要组成部分，公路档案资料的管理也是基层公路部门工作的重点内容，公路文书档案的规范化管理有利于促进档案的开发和利用，提高公路建设水平。本文简要介绍文书档案管理工作的特点和规范化管理的重要性，为提高基层公路部门文书档案管理工作的规范性提出几点参考性意见。

关键词：公路部门;文书档案;规范化管理

中图分类号： F270                                            文獻标识码：A                                             DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.314

前言：公路在建设过程中会产生数量众多的文件档案资料，包括公路的规范、设计、施工、管理和养护等多方面的内容，基层公路部门对公路建设中的信息进行收集、整理、归档和管理是档案管理工作的关键，档案很容易因为管理不当而出现资料不全面和档案遗失等情况，需要对公路部门的档案进行规范化管理，保证公路部门档案资料的安全性和完整性。

一、基层公路部门文书档案规范化管理的特点和重要性

基层公路部门在管理文书档案的工作中具有多样性、保密性、时限性和安全性的特点。多样性指的是档案内容非常丰富，不仅包括公路的施工和养护等内容，还涉及党建和合同等多方面的综合性文书资料。保密性是档案的基础特征，国家对档案的保密管理有明确的法律规定。时限性是指档案资料的保存是有时间限制的。安全性是档案规范化管理的重要目标，电子档案的应用能够有效弥补纸质档案在保存、查阅和管理中的不足。加强档案管理工作的规范性对于公路文书资料的开发利用和日常的维护管理具有重要作用，对提高基层公路部门管理工作的工作效率和质量具有重要意义。

二、基层公路部门文书档案规范化管理的对策和建议

1.提高档案收集工作的规范性

公路的建设、施工和养护等工作资料的收集和整理是基层公路部门管理工作的重要内容，为加强公路档案资料管理工作的规范性，需要对公路的相关资料进行规范化收集。公路工程的建设往往会涉及多个部门单位且公路施工有着较为复杂的流程和较为专业的内容，公路工程资料的全面和完整是档案规范化管理最基本的要求。公路的管理部门负责工程的规划、竣工和验收等资料的收集，公路工程的勘察设计部门和监理部门分别负责勘察设计资料和监理资料的收集，各单位部门将收集的材料进行整理后由公路部门的档案管理人员进行统一收集和归档。档案的收集工作需要多个部门单位协同完成，而各部门单位收集工作的规范性和统一性对档案的规范化管理会产生一定影响，为保证公路档案资料收集的规范性，需要对各个部门制定统一的资料收集标准，通过标准化和规范化的收集和管理，让公路文书档案的收集工作更加规范[1]。

2.提高档案归档工作的规范性

公路资料在收集工作完成之后需要对档案进行统一归档，档案的完整性和归档工作的准确性是提高公路档案归档工作规范性的关键性要求。为保证公路资料归档工作的规范性，需要从以下几方面开展档案归档工作：明确档案各方面要素，确保档案资料中各项信息的准确性。负责档案归档的工作人员应仔细核查工程项目的名称、位置和时间等信息，还要检查公路建设涉及的有关部门单位和各单位的公章和资质证明，公路工程的施工和监理等记录文件应由专门的技术人员进行收集和整理，保证公路工程文件信息记录的专业性和准确性，之后再进行统一归档。公路工程设计文件应要求编制者在设计文件上签名并经由专业人员审批，在审批合格后才能归档。技术交底等文件在归档前要仔细核对文件中的工程验收标准，公路建设各个阶段资料和各项手续的收集也要保证内容的真实性和完整性，在确保所有文件资料完整和准确后进行归档有利于档案的规范化管理。

3.提高档案管理工作的规范性

基层公路部门在管理文件档案资料时应按照制度要求进行规范化管理，使档案管理工作更加科学和安全。一方面，要做好档案的库房管理，详细记录档案的归档、移动和调出等情况，避免档案在移动过程中出现丢失和损坏等问题。文件档案应按照规定编制进行存放，档案索引应清晰明确，要有专门的档案管理人员对资料存储情况进行定期检查，对档案室的温湿度等情况进行记录，避免纸质档案在不适宜的环境中存放而出现霉变等问题。另一方面，应建立规范化和全方位的公路档案管理体系，保证公路工程的施工和养护等工作与档案资料的收集、归档和管理等工作同步进行，通过档案的规范化管理保证公路部门档案资料的完整性、安全性、准确性和系统性[2]。

4.加强档案的开发和利用

基层公路部门应注重文书档案的开发和利用，在对档案进行规范化管理的基础上对档案进行利用，发挥公路部门档案本身的价值和作用。档案在开发和应用过程中也应当注意制度规范的要求。基层公路部门的领导人员和档案管理工作人员应当转变传统的档案管理思想，认识到档案管理的开发利用对社会发展和公路建设的重要作用。档案管理人员应当提高服务水平，主动提供档案资料服务，对档案的管理应重视公路工程资料和科研技术等资料的收集和利用，为其他公路建设单位和公路的养护提供技术性的参考。基层公路部门应当充分挖掘现有档案资料的价值并加强档案的社会性服务，使公路部门档案在规范化管理和应用中实现社会效益。

三、结语

基层公路部门应当严格按照国家制定的档案法对档案进行规范化的管理，保证公路文书档案在收集、归档和管理方面的规范性，注重公路档案资料的价值挖掘和有效利用。公路部门应当针对档案的规范化管理制定完善的管理制度和统一的收集、归档、管理标准，保证公路文书档案资料的全面性、统一性和规范性。

参考文献：

[1]李秀丽.论加强普通公路工程建设档案规范管理创新研究[J].兰台内外，2020（25）：43-45.

[2]赵媛.公路管理过程中档案的规范管理途径[J].陕西档案，2018（4）：46-47.

（山东省烟台市芝罘公路建设养护中心  山东烟台  264000）