事业单位档案管理要点分析

李宏君

【摘  要】随着时代的信息化进程深入发展，事业单位的档案管理工作也在不停地进步和变革，本文从档案管理的现状入手，希望能够为事业单位的档案管理提出新的可行性措施。

【关键词】档案管理;制度;转变要点

1.档案管理现状分析

档案的管理是资料使用的基本，如果不加以规范会使档案出现问题，市场监管局作为质量技术监督、食品药品监督管理以及工商行政管理多个部门的融合，一旦档案出现问题，会给单位带来巨大的损失，因此要解决档案的现状相关问题。

1.1档案的管理方式拖沓、制度繁琐

事业单位的档案文件普遍采用较为传统的馆藏方式保管，借阅、转递和归档的环节过于繁琐。目前大数据的发展已经日趋成熟，传统的存档方式对于单位需求的意义不大，而且对办事效率造成一定的影响。在单位长期发展的过程中，文件不断堆积且难以清理，导致文件的数目较大且种类繁多，对于人们的查阅和利用较为困难，在实际过程中带来了较大的不便。市场监督管理局在建立市场信息公示时依法公示共享有关信息的时候查找资料较为不便，因此造成的效率低下对信用体系建设有一定的影响。同时注册登记工作较为繁杂，工作中容易找不到关键资料，对工作效率产生影响。因此档案管理应该向信息技术化发展，才能为工作提供更多的便利。对于档案管理制度应该严格遵守，让工作人员意识到制度的实用性，从实践中意识制度的漏洞和缺陷。

1.2对于档案的管理人员不够重视

档案的管理工作目前正不断地被边缘化，档案管理人员的流动性较强且一直得不到足够的重视，很多管理人员认为档案的管理工作简单、机械，档案也只在需要时查询一下就可以，大部分管理人员没有经过专业的培训，业务的熟练度不高，认为研究档案管理对于职业生涯没有提升的帮助也没有难度，在履行自身职责时草草了事，敷衍过去，工作中也存在大量不规范操作的现象，导致档案记录工作连续性很差、存档混乱、类别不清、记录不完整、文档的动态变化无法被完整记录等现象，直接导致管理工作难度增加。

档案管理工作要求管理人员的自身素质和专业度较高，记录档案时需要在时间、空间上要保持逻辑连续性，还要保证所有的文档都在管理人的记录范围内，但是专业人士要具备更先进的理念和专业技能知识来管理档案，这样的专业管理人才目前数量不足，对事业单位的档案相关工作正常开展造成影响。在现代化管理理念不断创新与发展的背景下，档案的管理工作也应当跟随上进步的脚步，对档案人员的专业化水平提出要求。

1.3档案管理的信息化程度低

目前大多数事業单位保存档案的硬件设施比较落后，难以查找到想要获得的文档，甚至档案已经损坏而无法使用的情况也时有发生。虽然对于档案的管理应当更多的应用现代信息技术，但是在实际的档案管理中，有些工作人员对于先进的技术手段没有采用正确的使用方法，只是简单的将信息目录进行电脑输入，但资料检索、调阅等等仍然在使用人工操作，对于无纸化阅档的开展进度较慢，电子化的硬件设备、仿真扫描仪等必需设备也无法保障，使档案管理工作的需要得不到较好的满足。在信息化程度不高的前提下，对于查处取缔无照经营的企业、合作社、单位等等会有信息上的滞后性，无法及时获得相关人员企业单位的注册信息，对于查处不正当竞争等违法行为无法提供有效的帮助，容易被违法犯罪人员钻空捡漏。

2.事业单位档案管理的转变要点

2.1.改变档案管理意识从重视档案管理工作做起

现阶段我国市场监管局的档案管理正处于特殊的发展时期，所以首先要领导上层认识到档案管理工作的重要性，明白档案管理对于单位的行事效率的意义，之后才能影响到整个单位内部工作人员的思想方向，推动档案管理工作的改革和发展，实现管理效果的提高。可以配备专门人员进行档案的管理工作，小组内共同提高人员自身的档案管理水平，档案管理小组负责档案的管理工作时组内人员分工要明确，建立起档案整理、保存、使用、保密等等各个环节的具体规定，严格履行自身职责。对于管理人员热情度不高的问题，可以采取薪资激励等方式改善档案管理员不被重视的尴尬处境。第二，作为档案的直接管理者，档案管理人员要汲取最新的相关知识，更新自我的知识结构和管理观念。可以定期对工作人员进行专业技术培训和素质培养，将培训重点放在提高档案管理的基础知识和专业技能上，提高档案管理的服务质量的同时还要增强责任感。而且对于与市场监管密切相关的资料要引起足够的重视，档案管理要有专人管理。当工商或者企业部门等来查询档案或者是核对档案时，管理人员应当能独立进行快速、精准的查找，以免对事业单位的形象造成不好的影响;同时重视个体户档案是作为个体经营者经营发展壮大的记录，是档案管理人员业务能力和各项工作的具体反映。

2.2积极采用新的信息技术更新档案管理的手段

事业单位一定要推进档案的管理的信息化建设，不要在开支上吝啬用于购置硬件和管理软件的资金。引入先进的信息化管理系统，让档案资料能够电子化管理，使档案资料的收集、整理、归纳更加迅速有效，在大数据的背景下实现档案的资料共享，使资料的利用更加方便。对于新的信息技术要乐于学习，还要善于使用，让档案管理方式及时向着最新信息技术的方向发展，使工作更加的专业化、理性化。如果暂时不能完成全套系统电子化，就可以采取纸质档案与电子档案并行的管理方式，让两者的优势都能够得到充分的发挥，使档案管理的工作水平提升，工作流程更加简洁化、智能化。纸质档案要警惕档案材料的霉变和虫蛀，同时做好防火防盗等安全保障措施。电子档案管理的硬件设施应准备齐全，才能推进档案管理的信息化进程。可以利用扫描仪等现代设备和科学技术，将不易保存的纸质档案转变为pdf文件等形式，再按照相关分类进行保存，利用关键字、年份或者合理分类等等方法确保在查询档案时能够实现档案数据化，共同储存管理。使用可靠的保密方式，应用信息安全系统来保密档案的内容，使效率和安全性两者都能够达到要求。加大对保密性的检查力度，防止出现内部泄密的问题。

2.3完善档案的管理保存机制才能够实现档案高效利用方式

完善档案的管理机制，才能让档案管理更加规范和合理化。管理机制需要从制度、服务、监督、更新等等方面进行全面的完善。第一，存档规范需要完善，让借阅、查看和调用等等行为进行实名制登记，加强对于文档的管理力度，确保所有的文档都处在管理的范围中，档案的更新和保存都应当进行动态管理，有变动及时入档，建立健全的档案归档制度;第二，对于档案管理制度是否落实要进行评估和调查，同时处理在运行过程中存在的漏洞和问题。在实际的应用过程中，虽然当前市场监管局的工商、质监以及药监三部分重点不同，但其各部分存在大量的交叉资料，对于交叉资料的保管也要特别关注，确保保密制度的实施。

2.4档案利用方式的普及

大数据时代的背景下，档案资源的公开共享更加容易，事业单位要做好大事记等资料管理工作，提高资料的利用价值。在全面信息化、数据化的前提下使档案资料为大众提供服务，开展网络查询服务，使有用信息公开化，履行信息最大程度透明化的职能，使需要资料的部门或个人能及时获取相应资料，最大限度地发挥档案应有的价值和作用。

3.结语

在事业单位的档案管理工作时应当考虑到传统档案管理模式的影响，从实际出发对档案管理工作进行深入的分析，让档案员的工作除了收集整理之外，还能够通过自主学习实现档案的知识化和信息化，使档案管理的效率提升，管理模式更加健全，提高档案管理的现实地位。

参考文献

[1]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013，（2）.321.

[2]于婧.在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考[J].山东档案，2017，（5）.53-54，56.

乌兰浩特市市场监督管理局    内蒙古乌兰浩特    137400