关于档案管理信息化的科学发展路径分析

李文博

（东莞市公安局交通警察支队，广东 东莞 523000）

在社会竞争不断增强的全新社会背景下，当前对于内部开展的档案管理工作给予了高度重视，并且按照社会发展形势，积极的结合信息技术，建设信息化档案管理工作机制。但是由于在实际工作中，受到各种因素的影响，造成信息化发展水平较低，严重影响了档案管理工作的效率。因此，当前有必要针对实际档案管理信息化建设过程中存在的问题进行分析和研究，并且提出科学发展建议。通过合理地利用信息化手段，保证档案管理信息化能够实现科学发展，为工作更加有效地开展提供支持。

1 档案管理信息化建设的必要性

1.1 符合社会发展形势

从上个世纪80年代开始，我国开始进入快速发展的一个全新阶段，城市化进程不断加快，信息技术水平不断提升，城市信息化建设就成为发展过程中一个非常重要的部分。而在城市信息化的建设过程中，人们对于拥有一定利用价值的档案信息的实际管理工作，也提出了更高的要求[1]。作为为人们提供社会服务的，必然需要顺应时代发展的趋势，满足人们对于档案管理信息化的要求，积极地开展信息化建设，并且促进档案管理信息化朝着科学的方向发展。只有这样才能够真正提升交通执法工作的服务水平和质量，满足人们的实际要求，为交通警察部门实现更好的发展提供一定支持。

1.2 促进科学发展

信息化在档案管理工作中的有效融入，对于优化现有的资源配置情况、提升工作效率等，都有着非常重要的意义。在以往的工作中，一般以处理各类交通案件为主开展档案管理工作，但是这种过于传统的发展模式与当前社会中对于信息化发展的要求不相符，无法真正满足人们对档案信息管理工作提出的全新要求。而在新时期背景下，信息化水平直接体现出了交通警察队伍的科技水平、工作效率、人员素质，是综合实力的体现。因此，在社会不断发展的情况下，想要实现科学发展，不仅需要在自身的交通问题处理工作质量和效率上给予重视，同时也要积极的实现档案管理信息化，不断吸取成功经验，促使信息化档案管理工作能够实现科学发展。这样不仅能够充分发挥出档案真正拥有的价值，同时也可以为交通工作更加高效地开展奠定基础。

1.3 提升工作效率

信息技术有着高效、准确、及时等多种特征，积极的推进档案管理信息化科学发展，不仅能够保证档案管理人员真正从繁琐的人工档案管理工作中解脱出来，快速、高效、准确、系统地对档案材料进行管理，提升档案管理工作的效率，同时也可以促使在高效档案管理工作的支持下，工作效率实现有效地提升。同时，通过科学合理的信息化档案管理，还是保证档案的应用时期有效延长，使其能够更加充分地发挥出自身作用[2]。因此，通过促进档案管理信息化科学发展，不管是对实现长远发展，还是实现社会地位的有效提升，都有着非常重要的意义。

2 促进档案管理信息化科学发展过程中遇到的问题

2.1 理念不够先进

针对中开展的档案信息化管理工作来说，理念和意识不够创新，是造成信息化管理工作无法科学发展的重要因素。具体来说：1）当前交通执法部门虽然积极地开展了信息化建设，购置了基本的设备，引进了对应的技术，但是管理人员并没有树立正确的信息化管理意识，无法真正发挥出信息化系统的实际作用，信息化管理工作流于表面，无法发挥出更大的作用[3]。2）由于过于重视交通问题处理工作的质量和效率，忽视了档案信息化管理的科学性、合理性，造成信息化技术支持下的档案管理工作，在实际开展过程中遇到了各种各样的问题，无法体现出实际的作用。

2.2 模式相对单一

信息化背景下的档案管理工作，由于应用了信息技术，需要在管理模式上不断的进行创新，但是当前交警部门开展的档案管理工作，依然按照以往的模式开展，造成信息化管理工作不够科学合理。具体来说：1）一些不重视积极的应用信息技术保证档案信息应用效率实现提升，在对各种载体、平台进行构建的过程中工作不到位，尤其是注重促进管理的开放性、融合性和互动性。造成信息化档案管理工作无法与中的实现工作积极融合在一起，能够实现共用、共享和共建的平台还没有真正形成[4]。2）信息化管理模式不够创新，不重视通过利用信息化手段丰富档案管理工作的功能，造成信息化管理实现科学发展受到了一定限制。同时，由于信息化模式相对比较传统和单一，造成管理工作的效能不高，尤其是在档案信息的利用能力方面，还需要不断的提升。

2.3 人员素质较低

虽然信息化管理工作大大节约了人力资源，减轻了管理人员的工作量，但是同时也对负责信息化管理的人员素质和水平，提出了更加严格的要求，不仅要求其需要具备良好的档案管理素质，同时也拥有良好的信息技术素养。但是当前由于缺少专业的人员和队伍，造成信息化管理无法实现科学发展，具体来说：1）在开展档案管理信息化建设的过程中，虽然大部分交警支队都积极地开展了相关培训工作，但是由于信息化的管理是一种技术性要求比较高的工作，仅仅通过简单的整体培训工作，无法真正提升人员的信息化水平，这就造成信息化建设无法更加有效地开展[5]。2）缺少专业的综合人才负责信息化建设和管理工作，没有及时的吸引外界人才到中开展信息化档案管理工作，造成管理队伍不够完整，无法真正发挥出档案管理信息化的真正作用，影响了信息化管理的科学发展。

3 档案管理信息化的科学发展路径

3.1 树立先进理念，提升科学发展水平

树立正确、正确的管理理念，是保证档案管理信息化实现科学发展的重要基础，只有这样才能够从根本上解决对信息化管理工作认知不足的问题，保证相关人员能够端正自身的态度，促进信息化管理工作的积极发展[6]。首先，交警支队中的管理人员需要树立正确的理念，明确想要提升信息化管理的科学化水平，就需要从思想上进行转变，对信息化管理工作给予充分的重视。同时，需要相关人员以科学的眼光对档案管理工作给予重视，不断优化管理理念和模式，真正解决在科学发展中存在的不足，提升工作的科学化水平。其次，由于档案管理工作是为交通执法等部门提供服务的一项工作，因此，为了保证工作的顺利开展，档案管理人员需要树立良好的前瞻性理念，保证自身能够认识到档案管理信息化科学发展方向，明确档案管理科学发展的实际要求，不断的完善管理工作，使信息化管理工作能够朝着更加科学的方向发展。

3.2 加大投入力度，提升科学规划能力

促进档案管理的信息化科学发展进程，最重要的就是要加大在信息化建设方面的投入力度，为信息化建设朝着更加科学的方向发展提供一定支持。首先，需要从信息化整体发展形势上入手，实现科学的规划以及系统设计，积极加大在相关方面的人力、物力投入力度。尤其是需要重视硬件的及时更新换代、软件的版本更新等工作。其次，在实际的工作中，需要制定出统一化的信息化管理工作技术标准，解决软件系统使用不统一、版本不统一等问题，实现有效的信息共享。这就要求需要按照国家对于档案管理工作的要求，结合工作的实际情况，制定出相关的规范、标准和制度。同时，在信息化管理工作开展的同时，需要通过安装统一的软件，实现档案文档的一体化发展，真正实现档案管理更加安全、应用更加方便，落实档案信息资源的有效共享。这样不仅能够保证中档案管理工作更加有序地开展，同时也可以通过不断地提升科学规划能力，促进信息化管理的科学发展进程[7]。最后，除了在硬件和软件方面极大投入力度以外，为了保证档案管理信息化工作能够真正实现科学发展，还需要加强在人才方面的培训和引进力度，积极地对现有管理人员开展培训工作，加强科学发展理念的培养，提升人员的信息化素质。同时，需要及时的引进全新人才，将全新的思想和技术引入到交警支队的日常档案管理工作队伍中，推动档案管理信息化在创新方面实现全新的突破。

3.3 完善管理机制，提高科学创新效能

由于当前交警支队中开展的档案管理信息化建设有着渗透性、开放性和互动性的特点，因此想要促进其实现科学发展，就需要构建出具备一定规范化、科学化和效能化特点的全新运行机制，改变以往的信息化管理模式，提升科学发展的效能。首先，针对完善对应的管理机制工作来说，重点内容是需要提升信息化整体水平，强化档案管理的信息化体系。尤其是要在合理运用大数据相关技术的基础上，建立起完善的大数据平台，有效提升档案分析相关机制，对管理工作实现有效拓展，保证机制能够为管理工作提供更好的支持。其次，档案管理相关人员需要切实加强和其它部门的协调、沟通，使其能够共同参与到档案管理工作中，同时提升自身在档案信息收集工作中的主动性，加大数字化处理的工作力度。只有这样才能够保证信息化朝着科学的方向不断发展，保证档案管理信息化能够获得更好的成效[8]。最后，在完善信息化机制的过程中，不仅需要及时建立协调机制，同时也要将各方的力量集中到信息化管理工作中，如可以通过建立对应的沟通、互动平台，使各个部门的信息能够快速集中到档案管理部门；通过进一步强化信息化科学水平，实现档案管理工作与业务系统的结合，提升与其他部门之间的合作能力。

4 结语

档案管理工作信息化建设工作，不仅仅是使用各种信息化的设备、软件开展档案管理工作，同时也需要从科学意识、投入力度、管理机制上入手，创建出全新的信息化发展体系。只有这样才能够真正通过不断提升交警支队中档案管理信息化的水平和质量，发挥出信息化建设的真正作用，保证信息化的档案管理工作能够实现科学发展，进而促进的积极发展。