大数据背景下社保档案管理信息化思考

徐海春

（招远市社会保险服务中心，山东 招远 265400）

在我国，社会保险制度的逐步完善不但提升了社会基本民生建设的质量和水平，而且也为国家和各级政府后续审查工作的开展提供了有力保障。同时，社会保险参保率的整体增加，也为相关部门开展档案管理工作增加了不少负担和压力，所以，立足于大数据技术基础上的信息化档案管理模式应运而生。为了增强社会保险档案管理的安全性，全面发挥其管理工作的价值，在对行业内部进行信息资源的有效整合的同时，提升相关工作开展的专业性，就要求有关部门能够通过对社会发展的实际状况的研究和讨论，逐步建立健全档案管理制度，利用信息化的管理模式，提升行业内部的整体工作水平。

1 大数据背景对社保档案管理工作所产生的主要影响

1.1 大数据背景下针对社保档案管理方法所产生的影响

在传统的社保档案管理工作中，由于我国各地区居民的社保参与率整体较低，且相关部门在开展工作时广泛缺乏工作流程和行业标准的制约，因此就极易出现两种情况：其一，各地区在进行社保档案管理工作时通常采用人工录入管理的工作方式。在过去，由于居民参保率低社会保险的覆盖范围也较为狭窄，因此人工处理社保档案的方法还有据可依。但是在大数据背景下，随着我国社保实现全面覆盖的进程加快，人工管理方式已然不能够满足社会各界对其工作效率的基本要求，而且该种模式对工作人员的数量要求极大，长此以往必将造成部门人员冗余，致使各单位人员支出加大，影响单位内部的平衡；其二，行业内部缺乏标准致使社保档案管理工作开展缺乏规范，各地区所执行的标准及流程不一。由于在传统的社档案管理模式中各地区普遍采用人工处理的方式方法，在此背景下，很容易造成各地区工作开展水平不一致，档案信息的准确性和安全性大打折扣，从而影响社会各界对社保单位工作的整体评价，降低各部门的公信力。

1.2 大数据背景下针对社保档案管理平台所产生的影响

在传统的档案管理工作中，社保档案往往寄存在各单位的档案保管室中，而通常情况下，由于各单位在发展过程中逐步扩大自身规模，工作人员数量飙升，从而导致纸质档案的数量也逐步呈现出上升趋势。因此在此背景下，不但加重了档案管理科室的工作难度，而且在对相关人员的社保档案进行查阅时，也会受制于档案规模的基础庞大而难以迅速开展，大大制约了部门管理水平的提升。现阶段，尤其是在大数据时代的背景下，各单位对社保档案管理工作的要求从纸质转移到了电子化管理，如何全面实现档案接收、传递以及利用的一体化目标也成为各部门工作人员所关注的焦点，只有将社保档案信息全面录入到相关平台内部，才能够保障该项工作的安全性及准确性。

1.3 大数据背景下针对社保档案管理制度所产生的影响

传统的社保档案管理模式已经落后于时代的相关要求，在此背景下，我国社会各界所普遍遵循的档案管理制度也失去了其对行业工作开展进行规范和约束的初衷。尤其是在针对社保档案安全性的相关要求方面，传统的社保档案管理制度较为片面，且内容中并未涉及对档案信息化和电子化管理所提出的相关规范。所以，各单位社保部门在加强对大数据技术的学习与利用的同时，必须要对以往的社保管理工作模式进行全面的调整与优化，并在结合我国社会的实际状况，以及社会各界的根本要求，来构建出更为完善合理的管理制度，从而让行业相关人员在开展工作时能够有据可依，切实地解决城镇居民在社会保险的使用过程中所遇到的诸多问题。

2 现阶段我国社保档案管理工作中所存在的基本问题

2.1 现阶段我国社保档案管理部门十分欠缺基于大数据基础上的管理意识

近年来，随着我国社会大数据技术水平的全面提高，各行各业对信息化的认识也有了相对显著的进步。但是，在各单位社保档案管理部门，由于相关管理人员深受传统档案管理模式的制约，且其自身对大数据技术的认知不足，因此传统的思维模式已然阻碍了行业内整体工作水平的提升。同时，在个别单位中，尽管上级领导已经下达了加强社保档案信息化管理建设的要求，但是由于部门内部工作人员并不具备相应的信息化手段，在对大数据技术进行充分利用的同时很难达到改革创新的发展要求，因此在其主要的工作中仍旧以传统的档案管理模式为主，故此大大制约了其信息化的发展水平，阻碍了社保档案管理工作的全面开展。

2.2 现阶段我国社保档案管理工作缺乏效率

众所周知，各单位在进行社保档案的管理工作时，除了要对不同部门工作人员的社保信息进行精准录入以及分类归纳之外，在社会进步发展的要求下，还需对相关信息进行整合分析，从而保障各级领导能够对该地区的社会保险覆盖面积有所了解、有所掌握，以确保对当地由社会保险所衍生出来的诸多问题进行科学有效的决策。但是，由于个别地区单位内部对信息化缺乏相应的了解认识，所以社保档案管理人员仍旧采用传统的管理模式来开展工作。在此情况下，一面是逐步扩大的参保人员基数，一面是人工处理的工作方式，很难在实际工作中对相关信息进行准确的录入与分析，不但影响单位内部的管理水平，而且威胁其社保档案处理的最终效果。

2.3 现阶段我国社保档案管理工作缺乏完善的安全化管理制度

在社保档案管理工作中，如何保证档案信息存储的安全性是行业内部在开展工作时所必须关注的重中之重。社保档案的合理化存储不但代表着投保人员基本信息的安全，而且对后续工作中投保人员合法权益的正常行使也起着决定性作用。然而在传统的社保档案管理工作中，对纸质档案的存储缺乏严谨性，致使其在保存过程中极易因污损或火灾而降低其信息的准确性。尤其是在现阶段，各地区部门对大数据技术的利用并不到位，因此在纸质档案的电子化录入过程中通常会发生对应偏差，从而严重影响了各投保人员的合法权益，制约了该地区社会保险工作的推行。

3 大数据背景下加强社保档案管理信息化建设工作的相关策略

3.1 增强社保档案管理部门的大数据管理意识，养成信息化思维

在大数据背景下，各社保档案管理部门必须加强对信息化技术的学习与实践，在充分了解信息化工作的内涵与优点的同时，全面实现社保档案纸质化向电子化、人工处理模式向智能处理模式的有效转变。在此过程中，单位领导需加强对各部门践行信息化管理的号召，立足于单位的实际发展目标，来正整体资源，统观全局，对档案管理部门的工作进行合理化配置。工作人员需树立信息化思维，并通过对当前社会大数据技术发展的了解来对社保档案管理工作模式进行全面的改革与创新，同时，还需建立健全大数据档案管理平台，从而全面提高部门的工作质量。

3.2 在大数据背景的支持下全面提高部门工作的整体效率

其一，社保档案管理部门需依据当前我国社会发展的基本状况，以及社会各界的相关要求，来督促部门工作人员全面提高对社保档案管理的认知水平，并在合理利用大数据技术的基础上，针对传统的档案管理工作进行模式和基本工作方法的创新；其二，社保档案管理部门需定期对所有上岗人员进行专业技能的培养和考核，除了档案管理相关的内容培训外，还需对其进行大数据技术的统一学习，在此基础上，保障相关管理人员岗位职能的发挥，并充分借助大数据社保管理平台，实现部门信息化水平的提升；其三；社保档案管理部门需主动摒弃传统管理工作的落后模式，在实际的管理工作中加强部门工作人员对单位现状的了解，并在此基础上通过对大数据的相关利用来掌握该地区单位的参保规律，从而切实制定出更为合理的社保档案管理计划。

3.3 利用大数据技术加强社保档案管理的安全化建设

首先，就要求各社保档案管理部门能够对各单位内部所有的纸质参保信息进行统一的录入和分析，并在保障各方面数据准确性的同时，实现单位内的电子化管理目标；其次，为了维护大数据社保档案管理平台信息调取和查阅的安全性，就要求管理部门能够设立严格的查阅制度，对内外网进行合理化加密，以有效防止部分信息数据的泄露，从而保障所有参保人员基本信息存储的安全程度；最后，可将纸质档案与电子档案合二为一，建立起统一的社保档案管理工作室，在实现录入、传递、利用及第三方查阅为一体的服务目标的同时，对单位内部的所有信息进行全方位的合理保护。

3.4 以人为本，全面打造一支专业水平高的信息化管理团队

在社保档案管理过程中，工作人员的专业化水平从根本上决定了该部门乃至是该单位整体的管理水平。因此，要想提高其自身的工作质量，就要求单位内部能够在大数据时代的背景下，坚持以人为本的基本原则，全面打造出一支专业技能较强的信息化管理团队。其一，需对全体管理人员进行信息化、数字化以及电子化的专业培训，从而保障内部社保档案管理平台的合理开发与利用，以提高相关人员的工作效率；其二，为了全面调动其档案管理人员的工作积极性，就要求单位内部能够制定出统一的薪酬鼓励制度和岗位晋升制度，并根据各工作人员管理工作的开展质量来决定其待遇水平，从而提高部门对信息化管理的重视程度。

3.5 逐步建立健全档案管理的制度体系

其一，需全面整合行业资源，立足于各单位部门的基本要求来构建完善档案管理制度，通过对档案登记、考核以及评估等各环节的约束，来保障各部门工作人员自身岗位职能的发挥；其二，需做好对档案管理的监督工作，对违法违纪的行为给予严厉惩处，严格规范全体工作人员对社保档案信息录入、统计及管理过程中的所有行为，并及时予以核查和回顾，从而避免信息混乱，保障档案管理工作的安全。

4 结语

综上所述，传统的档案管理工作模式已然落后于时代发展的要求。尤其是在当前时代背景下，社会在进步，大数据技术也在不断发展，因此，社会各界对社保档案管理工作也提出了更高的要求。相关部门只有在全面贯彻落实信息化社会保险档案管理制度的基础上，改变其自身原有的、落后的管理理念，逐步深化信息化的相关思维，并通过对单位建设、部门建设以及队伍建设的整体改革，来将信息化贯彻落实到行业的实际工作中，才能够实现在大数据背景下，社保档案管理工作的电子化、信息化的相关要求。故此，各管理部门必须拧成一股绳，践行国家及各级政府所提出来的工作政策，在不断提升自身管理工作的专业化水平和服务质量的基础上，提高社会各界的满意率，以促进行业内部的健康有序发展。