浅议企业建设项目档案管理电子化与信息化

刘 宁

（中铁十局集团有限公司，山东 济南 250101）

信息技术的发展已经深入到不同行业中，成为当下社会的主流发展趋势。企业的信息管理在这样的背景下也面临着转型升级，传统的信息管理方式已经无法适应信息爆炸、数据瞬时更迭的大数据时代，尤其是企业的档案管理工作，作为企业各项重要信息的集合体，必须尽快引进电子化管理系统，提升企业信息管理效率。本文从电子档案的相关理论切入，针对信息化背景下企业电子档案的概念、特征等进行了阐述，接着通过对企业建设项目的档案管理工作进行分析，找出其目前存在的问题，然后结合电子档案对企业建设项目管理的重要性，提出了企业开展建设项目档案信息化的现实路径，以企业建设项目的档案管理工作更加高效便捷。

1 信息化背景下企业电子档案管理概述

1.1 电子档案的概念

传统的纸质档案管理主要依靠纸张文字为载体来进行档案信息的保存，而新型的电子档案则主要借助计算机、磁盘、光盘和磁带等移动技术载体来存储信息，并以文本、图片为具体表现形式，在电子影像技术的支撑下实现网络化的虚拟档案管理。具体来说，档案的电子化必须依托信息管理平台来实现，将各种不同来源的数据件经过归档处理使得每个类型的文件信息分装成单个的独立卷宗，每个卷都有元数据来进行标识，否则这些档案源只能以文件的形态存在，而不是档案。其中的档案源主要有以下三种：电子化的实体档案，如照片、电子扫描件等媒体数据文件；结构化的数据库，如应用中的数据库文件；档案化的电子信息，即版式数据文件[1]。因此，档案管理的电子化不仅是对档案内部的电子信息进行管理，还包括实体档案的信息化处理，并使实体档案与虚拟电子信息进行关联管理。

1.2 电子档案的特点

1）信息的独立性。虽然电子信息的初始存储介质为磁盘等载体，但是在信息的传导与利用时还可以通过其他的计算机设备来进行信息间的传输或者下载，如移动硬盘、下载软件等。即使当下使用的计算机中没有存储所需的档案信息，也能够借助U盘等设备将信息传输到计算机中。这从侧面证明了信息与载体之间并不是相互依存的关系，而是彼此之间互相独立，不会因为一方的缺失而导致另一方的操作无法进行，也就是说在电子档案的管理中信息可以不受存储介质的限制进行自由输送、互相转移。

2）信息的可调整性.在电子档案中，信息并不是一成不变的，可以根据工作需要进行灵活的调整。当档案中出现错误或者不符合要求的信息时，可以进行及时的修改，也可以针对无效信息采取删除操作，然后将新的文件内容再次保存，使得信息管理能够准确高效；如果档案的分类排列缺乏逻辑性或者比较混乱，还可以通过文件信息的移动重组实现档案的重新分类。因此，档案信息的电子化使得信息能够以随时调整变换的形式出现，为档案管理提供了更加灵活便捷的管理模式[2]。

2 企业建设项目档案管理工作中存在的问题

2.1 建设项目的归档工作缺乏规范性

建设项目的完成需要设计、建设、施工、监理等多个单位的共同合作，而档案管理工作则会涉及项目的各方参与者和大量的资料卷宗，只有提前建立完善的档案管理规范才能够确保档案工作完整有序推进[3]。然而很多企业只是简单地规定了一些注意事项，对于具体的档案责任人、所需项目文件、提交时间等都没有进行详细的制度依据，使得项目实施过程中的档案工作职责模糊，加大了档案收集、管理的难度。在档案归整环节，很多材料出现错漏、遗失等问题，比如文件的字迹模糊、格式混乱，原件丢失、无签字盖章，资料缺乏对应的中文译本、检验调取困难，缺少建设项目的工程实景图，工程的建设成效无法得到真实验证；建筑图纸遗失或者遭到破坏等等，这些问题都会后续的归档工作带来极大的困难[4]。

2.2 企业建设项目中档案人员的信息素质较差

企业项目由于工程量大、运转周期长，需要经历工程的前期准备、建设施工再到工程竣工等三个环节，在每个环节都会产生大量的项目数据信息。但是在建设项目的实际开展中，企业管理人员始终缺乏足够的信息收集意识，出现重建设轻档案的现象。无论是施工单位还是承包单位都一味强调工程的进展，忽视这些过程中的档案管理，认为档案信息可以在工程完工后再进行收集，但是建设项目涉及的人员信息、项目内容等大量数据，一旦等到工程结束很多信息则会堆叠到一起，使得档案管理工作变得混乱失序，其中的一些重要信息很可能会随之丢失，而且部分重要的档案，如：图片、音像资料等都是即时的，无法进行二次收集。另外，由于施工过程中的人员流动性差，很多企业都没有设置专门的档案管理人员，使得档案管理缺乏足够的系统性和持续性[5]。

3 企业建设项目档案管理电子信息化的重要性

3.1 推动档案信息的资源共享

信息时代的到来，打破了信息获取、传播的时间空间限制，使得人们所需的几乎一切信息都可以通过计算机技术来进行处理。在传统的档案管理模式下，企业的信息调取都要经过繁琐的流程，尤其是跨部门的信息互通更加困难。随着信息化档案管理模式的出现，企业的档案信息可以集中在同一个平台中，通过信息检索、筛选等操作就能轻松获取信息，不同部门之间的信息经过相应的电子审批流程也可以很快获取到，使得企业间的档案资源实现实时共享。企业的建设项目规模大、涉及人员多、事项繁琐，如果继续使用传统的纸张档案，不仅会给管理人员带来较大的难度，也会使得工程进度受到拖延，为此企业必须尽快引入电子档案系统，更新档案管理模式。

3.2 提高档案管理的工作效率

近年来低碳环保理念大力推行，企业在信息化背景下也开始逐渐提倡无纸化办公，以减少生产经营对环境的破坏，同时传统的纸质档案管理由于对纸质资消耗过多，已经无法适应当前社会的发展。通过引入档案管理系统可以使企业大量的历史文件以电子文本的形式储存在计算机中，不仅使得档案占据的空间和资源得到显著减少，也有利于档案管理人员提高工作效率。他们不再需要手动管理档案，这样的重复机械工作模式耗费的时间过长，也容易因为工作疲劳或者个人失误出现档案储存的错误，而且长时间放置在密闭的空间内这些纸质文件可能会产生发黄变质等现象，使得文件的内容逐渐模糊。借助信息化的档案管理平台，工作人员只需要进行简单的操作即可完成信息的录入、分类以及调用等事项，即使出现一点小失误也可以实时更改，工作效率得到显著提升[6]。

4 企业建设项目档案管理电子信息化的现实路径

4.1 推进建设项目档案管理数字化

建设项目的档案信息数据库建设应该从前期的信息调研、系统研发、设备购买等几方面入手。第一，企业应该调查建设项目所需的档案类别，根据不同的类别确定档案建立的具体范围，从而建立相应的档案版块，比如人事信息、音像资料、工程进展等，以便后续的信息检索和调用等，同时针对重点的工程项目需要建立单独的数据库系统，及时保存备份信息，确保档案的完整安全[7]。第二，企业应该聘请专业技术人员进行数据库的研发。根据前期的调研情况建立建设项目档案管理数据库，使得档案管理通过特定平台即可进行录入、查询等操作；或者从外部购买专业的数据库管理系统，结合企业的档案管理需求购置合适的档案管理系统，并配备相应的硬件设施，比如：存储设备、扫描仪、转换机器等。

4.2 培养档案管理人员的信息素质

企业应该建立完备的档案管理人才队伍，促进档案管理的科学高效。首先，在管理理念上，档案工作人员应该转变传统的纸质档案管理模式，学会运用信息技术进行档案的系统操作，要建立起严格完善的信息收集要求和标准，确保档案原始信息的准确性。其次加强档案管理人员的信息素养培训。主要是通过讲解信息技术知识等来逐步培养他们利用电子系统来处理档案信息，提升他们对于档案数据库的操作能力，学会运用档案信息来解决档案管理中出现的问题。除了信息意识和信息技术使用能力外，还需要加强他们的信息道德培训，也就是增强信息保密意识和信息安全意识的建设。最后，还需要针对工程建设项目的相关知识进行培训，使档案管理人员知晓建设项目的大致流程以及需要的档案文件，这样方便在信息收集管理上进行有效识别与分辨。

4.3 完善档案信息化管理安全体系

一方面，应该从硬件和软件两方面来保障企业的信息安全。在硬件设施建设上，企业应该重视档案管理的安全性，对于相关的网络设备、机器线路要安排专门人员定期检查，及时排查其中的安全隐患，避免出现问题时造成企业档案信息的丢失，并且对一些老化的档案管理设备、存储介质等需要及时更换，确保系统的正常运行；在软件设施上，需要引入防火墙技术，通过杀毒软件的配合使用可以有效对抗外部系统的侵入、黑客恶意篡改窃取等行为，为档案系统建立坚固的网络安全屏障。另一方面，企业应该完善信息的内部保密工作。可以根据信息的保密程度来建立多重档案管理权限，只有具备相应权限才能进行档案的查询调用，如果要获取相应的信息必须经过一定的审批流程，同时对于较高级别的档案需要进行加密保护，防止信息的泄露给企业造成严重的经济损失[8]。

5 结语

总之，企业建设项目档案管理的电子化与信息化是大势所趋，也是时代发展的必然选择。在新的时代背景下，企业应该及时抓住机遇，加快档案管理的信息化建设，实现企业项目管理的科学高效，提升自身的市场竞争力。