新时代背景下档案管理在医院管理中如何发挥新作用

2021-04-15徐洪梅

卷宗 2021年22期

徐洪梅

（山东省临沂市中心医院，山东临沂 276400）

档案最主要的功能在于凭证功能和参考功能，档案作为历史信息和知识信息的载体，是重要的历史信息资源。良好地发挥档案的主要功能，会对现今人们的生活工作带来不可忽视的推动作用。医院档案管理是社会信息资源的重要组成部分，对医院的经营和管理有着独特的使用价值。

1 新时代背景下医院档案管理工作重要性

在中国特色社会主义新时代背景下，党和国家对各行业领域的相关工作也提出了全新的要求。为了推动公立医院改革和发展，更好地为人民健康保驾护航，政府增加了针对医院的管理举措和考核。在新医改的背景下，医院档案更是医院整体发展建设的重要组成部分，同时也是各部门有序开展日常工作的重要保障。档案管理工作具有较强政策性和专业性，现阶段需要与时俱进，医院各部门之间充分协调合作，深入应用现代化信息技术，将传统纸质档案数据及电子文件档案的元数据进行有机结合存储，实现管理形式向多元化方向发展，激发档案管理革新，充分发挥医院档案管理实效，促使医院档案管理工作整体转变，为医院的稳定运行赢得关键基础，满足推动时代发展的需要。

2 医院档案管理在医院经营过程中的作用

1）医院档案管理的具体内涵。医院档案除了医疗档案（病案）之外，还包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、实物档案以及音像数字类档案等。医院档案管理具体包括医院档案的收集、整理、保管、查询利用以及编研等。在档案管理过程中，不仅可以帮助档案用户提供原始凭证信息，也可以为医院管理决策提供借鉴，从而推动医院的可持续性发展。2）为医院在管理和经营方面的提升提供了依据。当前在医院的经营和管理工作中，如想测算工作有没有实质性的提升，就需要与之前工作结果档案进行比较分析。而健全的档案就可以为医院现今的经营管理，提供正确有效的信息凭证。档案管理是医院管理中的关键组成部分，为医院决策管理助力，还可以协助医院的领导总结以往工作中出现的问题和经验，降低工作差错率，有助于提高医院的综合管理水平，对医院的长久发展有着重要的促进作用。3）为医院维持稳定有序工作奠定了基础。医院档案是记录医院发展历程的重要凭证，记载着医院的各项事务、历史活动、管理举措、经营原始凭证及历史史料，汇聚着医院有史以来的重要研究成果和治疗记录，对于医院的发展有着重要的意义。医院档案主要服务于医生、患者以及医院的工作人员。其构成主要以第一手材料为主，医疗档案即我们经常见到的医生手稿、诊断证明、治疗方案和护理记录、患者影像资料等等，这些记录在医院的病案管理中，由职能部门进行严格质控。由于医院档案管理工作具有规范性、保密性、持续性等特点，医院档案会被保存在相对较为安全的地方。尤其涉及一些科研的成果，甚至一些关于医院发展方向和决策方针的资料，还有一些涉及患者隐私和个人信息的内容。所以在进行档案管理工作时，务必确保档案的安全性，防止档案信息外露是进行档案管理工作的基础任务，也是完全需要杜绝的事件。医院档案的建立，其主要目的也是为了服务医生、患者以及保存医院的历史，为其提供更多的方便，可以说医院档案是医院维持稳定工作的基础，同时也是医院历史发展的见证。

3 医院档案管理的现状

1）制度不健全，没有意识到档案管理的关键性。经过调查发现，目前医院档案管理环节较为薄弱，主要原因是由于档案管理工作不像医疗过程中的诊断治疗和护理过程会为医院带来直接的经济效益和社会效益。所以，很多医院会忽略对内部的档案进行管理，只是一味地重视医疗提升和医院经营性综合管理，对档案管理的规章制度制定不够完善，没有意识到档案管理工作的关键性和重要性。2）档案信息内容和形式复杂。医院文件多种多样，在文件归档过程中存在纸质文件缺页、电子文件格式迥异不能兼容等问题，导致文件归档工作复杂以及效率低下。为了保证医院档案的安全性，医院实行档案保管双套制，即传统纸质档案和电子档案保存两种形式。由于双套制保管要求，导致医院档案管理工作量翻倍，档案工作流程繁琐等问题。另外，在档案保管过程中，容易发生档案放置不当的情况，有些档案在库房有单独的货架，由于长时间工作的增加，档案架上摆放的档案种类混乱，档案放置分散，在清点时被工作人员忽视。3）档案管理人员能力有限。档案管理人员日常工作较为繁重复杂，常规的档案管理形式主要是依靠人工，档案管理人员对计算机的应用能力有限，即便是医院已经引入档案管理信息系统，但是工作人员的应用效果并不是十分理想。一方面归档过程不规范导致档案信息资源缺乏，另一方面档案信息检索局限于题名检索，对全文检索和数据挖掘等相关操作不熟悉，降低了档案查询工作效率和档案服务质量。另外也存在专职档案管理人员少，任务重，不能及时参与到医院重大活动中，不能及时有效地收集整理相关资料，对相关职能科室年度工作资料上交督导不力，造成档案材料归档滞后等现象。

4 新时代背景下医院档案管理工作的决策支持条件

1）医院档案管理工作领导到位。领导到位是关键。“医院管理层次人员必须发挥自身的作用，能够认识到大数据在档案管理中能取得较好的成效，改变头脑中传统的管理观念，这样才有利于带动相关的管理人员，在实际档案管理工作中将大数据高效地运用其中，确保档案管理工作得到稳步的提高。”一是医院党委高度重视，党委班子应有专门负责档案管理的分管副院长指导档案管理工作，加大投入支持力度，成立院、科分级管理体制，形成档案管理网络，进一步完善医院档案管理规章制度并严格执行，确保医院档案管理工作顺利开展。严格按档案存储和业务开展要求配备档案专用房屋、装具、防护设施等。加大财政投入，引进先进的信息化软硬件管理系统，医院档案管理工作的数据化和信息化才能得到有力支持。2）建立面向医疗科研的档案信息数据挖掘系统。在医院档案信息化建设中，医院档案信息数据库建设必须面向医疗科研群体，为其提供专业的档案信息数据服务。这就要求医院档案管理工作人员必须学会运用数据挖掘技术，通过医院开发的数据挖掘系统对医疗科研所需要的档案信息数据进行数据挖掘，从而为医疗科研服务。方便用户在海量的信息数据中挖掘到某一领域中专门的数据以及医疗方案的实践案例，为医疗科研理论创新提供基础数据，做到对医院档案信息资源有效的开发利用。如今数据挖掘技术已经相对成熟，可以与相关公司合作，购置面向医院档案系统的数据挖掘软件，达到对医院档案信息资源的有效开发利用。同时，要联合图书馆搭建医院档案信息资源库大数据平台，提供全文检索、分类检索、搜索问题提示、搜索结构评价、拼音搜索、智能纠错、自然语言翻译等多种搜索模式。另外医院档案信息资源库大数据平台要配合医疗科研体系建设，建立中英文对照搜索，用户在输入查询内容时，可以输入多国语言的检索条件，并使用AND、OR、NOT等逻辑关系。检索结果中可以同时显示多国语言记录，搭配多国语言同义词库，可以通过单一语言条件，得到多国语言检索结果，保证医院档案在医院管理中发挥不可或缺的作用。

5 档案管理模式改革在医院档案管理中的对策

1）加强硬件设施和软件系统的建设。医院档案不同于其他档案形式，往往要求更高的保密性和专业性，是医院经营发展的重要基础及关键资源，实现档案信息化管理可以促使各方面档案资料得以高效存储和提供利用。目前，医院的信息化档案管理工作主要基于计算机局域网的方式完成数据的高度交互，并配置专业的扫描设备以及打印设备等完成数据导出、录入。因为电子产品有着较快的更新周期，支持年限也不长，故而信息化档案管理也要求周期性地就软硬件技术和设备等实施检查、升级，规避由于设备故障以及病毒等问题导致档案管理品质下滑。此外，对档案管理工作人员进行基础理论和实践工作专业培训，提升工作人员信息素养，更好地掌握档案管理技巧，以及前沿理念的认知，规避由于人为操作失误等情况给整个系统带来严重损害。在软件以及网络大环境下实施维护期间，需要明确设置管理员权限，对有关重要资料的访问权限进行加密处理，对于非授权等人员则需要避免其肆意地访问关键数据资料，不断地提升档案信息化技术的应用安全性。2）完善信息化档案管理体制。信息化的档案管控其目的是更好地推动并达成数据信息的高速交互以及有效利用，故要求各医疗机构建立完善的档案数据管控体系，把档案工作纳入整体规划，年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施和同步发展，以制度形式要求各部门高度配合，实现档案信息的高效管控，不断地提高医院的服务质量和工作效率。此外，需要针对性地组建档案管控机构，其主要职责是为全部档案完成数据分类划分，并设定检索以及导入导出等端口，将整个档案数据实现更为规范性、高度统筹性以及系统性的管控，提高管控工作的品质，更好地为医院整体运行服务。3）培养医院档案管理人才。现如今，我院对信息管理人才的需求逐渐增加，一是要求档案管理人员树立与时俱进、终身学习的理念，摒弃传统的管理思想和管理方式，不断丰富信息管理知识，熟练运用网络信息技术做好医院档案管理，实现理论与实践的结合；及时将相关的纸质档案管理工作向计算机网络方向发展，能够快速独立地完成档案数据收集、整理和归档、调阅等一系列档案管理工作。二是医院领导要给予档案管理更多的政策支持，提供多种形式的培训和激励模式，及时掌握档案管理新理念新方法，加快档案管理信息化发展步伐。三是实现信息管理的现实价值。档案管理多用于医院的整体服务，不同部门在档案的内容、形式等方面的要求各不相同，这就要求档案管理人员积极与医院其他部门进行沟通和交流，深入调查了解医院各部门对档案信息的需求，并虚心听取他人对档案管理的有效建议和意见，不断提升管理能力。4）使用政工档案管理模式。针对一些特殊的档案，还需要使用特殊方式进行管理。如政工档案需要借鉴文书档案及照片档案、电子邮件类新媒体档案管理模式，从而起到相应的效果。医院政工工作资料是非常重要繁多的内容。其中的文字、影像、网站网页、电子邮件、政务社交媒体资料等是医院重要历史的见证者，是历史事件的信息载体，按照相关入档要求对资料进行分门别类整理归档后可以将历史事迹进行良好还原和重现，为政工人员提供大量的实践素材，给予医院政工工作提供良好的查考借鉴，带来更先进的工作启示。