工程档案管理存在的主要问题与对策探析

2021-04-15秦彩玲

卷宗 2021年22期

秦彩玲

（奎屯市城市建设档案馆，新疆奎屯 833200）

1 加强建设工程质量监督档案管理的意义

1）有助于建设工程质量提升。建设工程档案记录了建设工程整体环节的所有活动、数据与结果，是建设工程施工的见证。做好建设工程质量监督档案管理工作，可以帮助建设行业进行建设工程招投标过程、施工工程、工程质量检测过程的分析，总结建设工程总体环节的优缺点，为建设行业进行建设工程过程完善，提供了重要的数据，有助于建设工程质量的提升。

2）有助于工程监督效率提升。建设工程档案管理反映了建设工程的施工情况、施工进度与施工质量，为质量监督管理提供了重要的依据，相关部门可以结合建设工程标准，以建设工程实际施工情况为基础，结合档案记录内容，进行质量监督工作的开展，不仅可以节省质量监督管理的时间和精力，还可以对档案记录内容的真实性进行检验，促进档案管理工作与质量监督工程的顺利开展。

2 建设工程档案管理中存在的问题

1）重视不够。一些建设企业对建设工程的档案管理重视不够，把工作重点放在抓工程进展和工程质量上，只注重能否按工期完成工程和经济效益，忽视了档案管理的重要性。把工程档案管理看成是闲职，在人员的安排上，缺乏统筹观念，认为只要有人承担这项工作就可以。由于工作人员的业务能力和自身素质局限，缺乏正确的档案管理意识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。

2）档案管理人员素质不高。建设工程档案管理工作和工程密切相关，是一项专业性较强的工作。一方面由于重视不够，管理者在人员配备上没有设置专门的档案管理人员，都是兼职，他们没有更多的时间和精力钻研业务，缺乏档案管理的理论知识和实践经验，很难保证工作质量；另一方面，很多工程的档案管理人员是刚毕业的学生或者非专业的技术人员，又没有进行必要的岗前培训，缺乏实际操作经验，致使一些归档资料不能满足归档要求，例如工程资料的复印件，经多次复印、涂改之后再进行复印，字迹模糊不清，难以辨认，不符合存档要求，如果存档会给后续工作带来麻烦。兼职档案管理人员专业水平不高，又不努力进取，专业素质相对较差。

3）档案管理方法落后，管理制度不完善。在信息化普及的今天，仍有个别单位还用传统的档案管理模式，浪费人力物力，影响工作效率；还有的建设工程企业虽然配置了先进的档案管理系统软件，但由于培训不到位和工作人员自身素质等原因，档案管理软件的运用效率较低，没有发挥其应有的作用。档案管理制度不健全，没有严格的制度约束，很多档案管理人员按照自己的主观想法对档案进行管理，随意性较大，缺乏科学性、合理性、规范性。职责分工不明确，有的人身兼数职，人员流动性大，导致档案管理人员对档案保护意识薄弱。

4）档案真实性较差。由于建设工程档案具有管理工作量大、资料来源复杂多样的特点，正确的管理有一定的难度。一些建设单位档案归档管理体系不健全，加之工作人员的责任心不强等原因，档案管理过程相对混乱，管理不规范，容易出现纰漏。一些建设单位没有把档案管理工作当作重要工作内容，责任落实不到位，沿用传统的手工操作，很难实现建设工程档案管理的专业化和规范化，造成工程档案的真实性较差。

3 加强建设工程档案管理工作的有效措施

1）提高认识。自上而下高度重视，提高对档案管理的正确认识，把档案管理工作放在和工程施工及工程质量同等重要的位置，真正认识到档案管理的重要作用。重视工程建设中资料收集整理，为工程竣工时档案资料的验收移交奠定基础。完善收集资料的措施，定期检查抽查，发现问题及时修正，档案的归档管理由专人负责，并把档案管理工作纳入重点工作内容中。

2）加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员是进行档案管理工作的主体，他们的专业素质和自身修养直接关系到档案管理工作的质量和效果。因此，首先要加强档案管理人员的学习和培训，通过集中学习、网上自学、专家讲座等多种形式，学习档案管理、施工设计、财务管理、成本控制等相关的理论知识和档案管理的实践经验，提高工作人员的自身素质和业务能力，并定期进行考核，考核结果和量化考核的绩效相关联，调动档案管理人员的积极性，促使他们不断提高专业水平。多为他们提供外出参观培训的机会，加强不同单位之间的沟通交流，取长补短，运用于自己企业的档案管理实践。实行奖励激励制度，对工作认真、贡献突出的档案管理人员给予鼓励和奖励，激发档案管理人员的工作热情。在可能的情况下，聘请业内知名人士开展咨询服务，促进档案管理人员队伍建设。

3）改进档案管理方法，建立健全工程档案管理制度。随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法适应现代复杂的工程施工建设的需求，因此，要根据企业的实际情况和工程档案管理工作的需求，对传统的方法进行改革创新，吸取其精华，融入现代的档案管理方法中，运用管理软件，使档案管理更科学、更高效。建立完善档案管理制度，作为约束档案管理人员管理行为、规范档案管理的依据和准则，制度要符合企业的实际情况，切实可行。比如档案的分类要有科学性，案卷标签要规范，档案的摆放要随时可以查到任何案卷，归档的材料要符合标准。建立档案借还制度、档案归档制度、档案保管制度，制定档案管理人员工作职责，通过制度的制定和实施，加强档案管理。在实际工作中，对档案管理人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，发现问题及时纠正，把工程档案管理制度落到实处，使档案管理人员能够根据制度，规范档案资料的收集和整理工作，进而提高工程档案管理工作的质量。

4）提高档案的真实性。档案管理是一项严肃且责任重大的工作，档案管理人员必须端正态度，严肃认真，精益求精，工作中不能为了应付而造假。档案管理要伴随工程的全过程，要确保档案材料能够真实地反映工程建设过程和施工质量。在工程竣工验收时，建设单位的管理人员和工程项目的管理人员按照建设工程管理的档案要求标准对全部档案进行检查、审核，修正存在的问题，补全缺失的材料，保证建设工程档案材料的真实、准确、完整。

5）档案内容规范性。首先，建设行业可以根据质量监督管理需求，进行档案记录内容的明确，帮助档案管理人员明确记录内容，一方面可以保证档案信息记录、整理与完善工作的顺利开展，保证档案信息的真实、可靠。另一方面可以进行我国各地档案内容的统一，为建设行业质量提升做好更多的数据支持。其次，建设行业应当根据内容规范性需求，进行档案内容记录格式的统一，规定档案记录信息的词汇，一方面可以保证档案信息记录工作的有序开展，另一方面为档案查询与处理工作做好了前提准备，保证建设行业后期质量完善工程的顺利开展。最后，建设行业应当根据质量监督工作需求，做好档案内容完善工作的规范，要求档案管理人员在进行档案信息记录的同时，做好信息真实性与完整性的检查工作，杜绝缺、漏、错等现象的发生，保证档案信息的完整性与真实性，不仅可以提升档案管理工作水平，还有助于建设工程质量监督工作的顺利开展。

6）档案监督水平提升。建设工程质量监督工作具有很强的专业性与技术性，需要监督人员具备较强的专业知识、监督能力与职业道德素质。因此，建设行业应当根据质量监督需求，提升工程档案监督水平，提高工程档案监督的深度与广度，从而保证建设工程质量提升。首先，监督人员可以根据质量监督需求，做好监督前文件资料的熟悉工作，根据建设工程图纸，进行监督工作内容与形式的确认，保证监督工作的顺利开展。其次，由于建设工程内容不同，其质量监督侧重点也存在一定的区别，质量监督人员可以根据不同工程，进行监督计划侧重点的调整，保证监督计划符合不同工程质量检测需求。最后，质量监督人员应当加大对于工程档案的监督管理工作，根据工程质量监督的要求，对档案的真实性与完整性进行监督，及时发现工程档案中存在的问题，并提出相应的整改策略，保证工程档案信息的真实性，为建设工程质量监督工作的顺利开展提供更多的依据，有助于建设工程质量的提升。

7）优化档案管理信息化设施与设备。档案信息化建设离不开先进的信息化设施与设备。在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。

8）持续推动工程档案信息化管理的发展。电子档案录入形式能够及时将所有资料录入档案中，并进行筛选，剔除其中没有价值的信息资料。工程档案管理部门应当在新时期建立多层次的档案管理考评制度，要求档案管理人员加强信息化档案管理的学习，提高工作素质。除了档案管理信息化手段以外，还需要尝试学习一些计算机和信息应用知识，只有对计算机管理软件形成一定的了解，才能够合理参与到档案价值的挖掘工作中，从而提出准确的档案信息分析结果，对工程的下一步开展形成重要参考依据。档案数据的录入质量将直接决定着档案管理系统的质量，因而档案管理部门应严格把好数据录入关，确保所录入的数据都准确而有效，不存在遗漏或者缺失的情况，否则难以保证档案信息资料的完整性，也会影响到整体的档案信息管理。