乡镇卫生院档案管理策略

符方圆

（海南省海口市琼山区三门坡镇卫生院，海南 海口 571139）

档案是人类历史活动的真实记录，其不但具有凭证作用，而且还有参考价值。卫生院的档案是卫生院的隐形资产，记载了卫生院的历史和发展，关系到卫生院的医疗、教学和科研工作。本文就乡镇卫生院档案管理工作提出有效的发展策略，愿与同行切磋。

1 重要意义

1.1 救死扶伤的神圣职责

创新是社会发展的不竭动力，也是知识经济的灵魂，卫生院作为知识密集型事业单位，每年都有大量的科研成果产生，这些渗透着医务人员心血和汗水的成果，一经转化为生产力，将产生巨大的社会效益，它将不断突破生命的禁区，是一项向生命挑战的事业，是救死扶伤神圣职责的具体体现，它的经济效益是无法用金钱来衡量的。作为档案工作者；手中的档案资料、病历对科研人员来说是无价之宝，如何提供有效的便捷的利用，是摆在我们面前一项光荣而又艰巨的任务，这不仅关系着一个科研成果，更关系着成千上万人的生命安危。目前，计算机网络技术迅猛发展为我们提供了这种技术支持。

1.2 卫生院档案信息是卫生院的宝贵资源和财富

根据卫生院的改革、发展、建设的需要，合理地制定卫生院的发展规划及各类医疗事务的管理规定，以形成统一、规范和相对稳定的管理体系，通过对该体系的实施和不断完善，达成单位管理井然有序、协调高效的目的，正是卫生院档案的工作对象。充分认识卫生院档案管理工作的意义。卫生院档案信息是卫生院的宝贵资源和财富，加强卫生院档案信息的管理有助于提升医护人员的医护水平，有助于提高卫生院的服务质量，有助于卫生院整体水平的提升。

1.3 通过档案信息化建设，能够更好保存档案信息原件

档案是任何一个单位发展中不可缺少的内容，无论是文字资料还是影像资料都同样重要，它是基层卫生院发展、群众的就诊、疾病攻关研究等等的客观依据。卫生院本身具有一定的特殊性，在信息化背景下，通过信息化手段优化档案管理工作，能提升档案利用率，便于更好的保存和保护这些资料原件。

1.4 便于档案资料查询

基层卫生院的管理相对而言并不完善，各科室及各部门之间的界限并不明显，导致大量的档案资料没有明确归属，需要查询档案时，需要调动整个卫生院。构建完善的信息化档案系统，让档案信息检索、调出、整合变得更加方便，利用卫生院局域网，便于各科室、各部门进行资料查阅。

2 存在不足

2.1 重视不够

卫生院领导对档案管理工作的重要性缺乏一定的认识，认为档案工作简单，技术性不高，利用价值不大，而忽视了档案工作在医疗、教学、科研等方面的重要作用，故导致重视不够。

2.2 管理手段陈旧

随着信息化程度的提高，乡镇卫生院在电脑配置方面硬件不到位，人员技术参差不齐，加上重视程度不足，部分卫生院的信息化档案管理系统形同虚设，查阅还需人工翻阅，效率低下。

3 乡镇卫生院档案管理策格

3.1 争取领导支持

作为乡镇卫生院档案管理工作人员，在面对领导重视程度不足的时候，坐等与发牢骚是解决不了问题的，要主动出击，寻求领导的理解与支持，加大档案工作扶持力度，进行一些高科技高技术或者设备的引进，以此来实现现代化的档案管理。在档案室里配备一些对档案进行保护的设备，就像空调设备、灭火灭虫设备、保持档案室干燥的设备，这些设备都是采用先进的管理设备进行档案的管理。用电脑办公自动化来进行档案管理，把乡镇卫生院的所有信息都进行归档，然后存储进电脑里面，以方便可以随时进行阅读和查找。

卫生院领导必须树立档案信息化建设意识。只有从思想上加以重视，有了意识才会付诸行动。作为卫生院领导，必须从思想上重视档案管理工作，重视信息化发展，并通过有效的宣传手段，让全体卫生院人员都能够看到信息化建设带来的优势，继而提升对档案信息化体系建设的重视，并投入相应的人力物力财力。继而将档案信息化体系构建工作纳入卫生院议事日程中，认真规划并践行这项工作。

3.2 把档案工作作为卫生院的发展重点来抓

要借助于上级文件、通知要求以及考核验收等契机，向院领导提出可行性建设方案，力争将硬件建设、人员培训等方面工作列入卫生院整体工作安排，为档案工作的有效开展创造良好条件。想要使得管理能够快速有效，提高卫生院全体人员的管理意识是必不可少的。只有得到领导的支持重视，才可以更好地开展档案管理的工作。领导的支持和重视把档案工作作为卫生院发展重点来抓。是卫生院顺利进行档案管理的前提条件，领导在进行重要议事的时候应当把档案管理列入日程安排，把它作为卫生院的发展重点来抓。

3.3 主动服务

买一份保险，保一生平安，保险业的兴起，在短短的几年时间已发展成为燎原之势，逐步深入人心，这就使保险业和医院之间产生了千丝万缕的联系。以前，卫生院病案最多的是为医务人员服务，领域狭小，而现在，保险业在对医疗保险人员赔偿过程中，对卫生院病历档案的需求也在增多。因此，一方面，我们要调整卫生院档案的服务方式，改善服务手段，另一方面，也可以用我们热情、周到、及时、便捷及主动服务，改善我们的工作条件和环境，吸引更多的人才投身于档案事业，促进档案事业的发展。

3.4 积极汇报工作

要利用一切合适的时机，向领导介绍档案工作的相关制度规定，让领导熟悉档案工作，支持档案工作，从思想上重视卫生院档案管理工作。及对传达精神。档案工作人员还要及时搜集上级扶持政策，向领导汇报，争取上级在档案工作中的专项支持，为工作成效的提升奠定基础。

3.5 注重理念创新

良好的环境是做好乡镇卫生院档案管理工作的重要基础，无论卫生院管理层，还是具体档案工作人员，都要注重理念创新，积极创造良好环境，推进档案工作成效的提升。要科学理解现代医学档案管理工作的要求与意义，与时俱进地提高档案工作理念。要提高对档案工作重要性的认识，还要适应电子档案，从传统的档案管理逐步走向现代化档案管理。

3.6 认真做好收集、整理、归档工作

做好卫生院档案管理工作，不仅是专职档案管理人员的职责，也是各科室和每一位医护人员的重要职责。卫生院管理人员，应当在卫生院整体工作计划安排中融入档案工作要求，专职档案管理人员也要及时与相关科室对接，定期收集、及时整理。凡涉及归档文件材料都要按时收集、及时归档，每年按时完成卫生院文书档案、病历档案、人事档案、归档工作。

3.7 优化档案管理工作环节

要逐步提高档案储存场所规范化建设水平，乡镇卫生院硬件建设水平参差不齐，卫生院应当结合自身条件，尽可能地将阅览室以及办公室配备齐全，并配备电脑、复印机、空调以及必备的安全与消防设备等，为档案工作的有效开展创造良好条件。规范的档案管理工作流程是做好乡镇卫生院档案工作的重要基础，应当将先进的管理体系以及完善的规章制度、方式手段的作用发挥出来，不断优化与提升档案管理工作环节，提升工作质效。

3.8 签订责任状

进一步完善乡镇卫生院档案管理制度，将其纳入年终整体考核工作，要求档案管理科室与相关业务科室就档案工作收集整理、移交查询等方面签订责任状，对于文书档案、病历档案、电子档案建设方面作出明确要求，明确专兼职档案人员职责，与奖惩考核挂钩。为了提高卫生院档案管理水平，可加大档案管理资金的投入力度，合理引进高新技术和高新设备，提高档案管理的现代化。在档案管理工作中可引进一些保护设备，同时可引进办公自动化，合理应用网络化信息技术，加强档案管理工作，合理归档，科学管理，方便档案的阅读和查找。

3.9 方便检索

对档案进行规范分类编号的基础上，将其目录索引输入电脑，更加快捷方便地进行检索。在条件允许的情况下，推进电子病历的建设与推广工作。在乡镇卫生院的档案工作中，工作人员还要从被动服务为主动服务，积极主动地将所有应当纳入档案管理的资料归档，在不涉密的前提下，尽可能多地为各科室乃至患者提供档案信息服务，满足卫生院工作与患者的需求。要使档案管理更加的标准规范，最主要的就是要有一个健全管理体系和制度，在乡镇卫生院一定要结合自身的实际情况，根据国家颁布的有关法律法规，制定一套与自身相符合的管理制度和管理体系，做到对卫生院的档案进行统一规范的管理。

3.10 注重人才培养

乡镇卫生院在进行人才培养的时候，一定不能忘记了对档案管理人员的培养，而且对于档案人员的培养一定要加大力度，要对他们进行业务水平，专业知识和管理素质的培训，通过培训使他们能够全面系统地了解档案管理的业务，使他们的管理素质得到提高。

加强对卫生院档案管理人员培训，不断提升其业务水平。在卫生院档案信息化建设过程中，相关管理人员必须具备与之匹配的业务能力。不仅需要增加待遇福利，吸引更多优秀的档案管理人才，同时需要对现有档案管理人员进行培训，及时帮助其更新档案管理理念，让其掌握先进的信息化技术，以便于能够为档案信息化体系构建作出自己的贡献，保证档案信息化体系发挥最大功效。

4 结语

档案作为卫生院所拥有的一笔宝贵财富，忠实的记载了乡镇卫生院发展的进程与过往的历史。档案保存和利用开发对于乡镇卫生院的医学研究和教育宣传起到了非常大的影响。在卫生院档案管理工作中，为了充分发挥出档案信息资源的作用，需要保证档案管理工作的顺利实施，引进先进的档案管理设备，促进档案信息资源的利用，促进卫生院的发展。