市政工程档案管理存在的问题和对策

沙依宁 贾依真

（济南市市政工程设计研究院（集团）有限责任公司，山东 济南 250000）

1 市政工程档案管理概述

市政工程档案记录了城市的建设和发展，是城市进程发展的重要依据。建设单位对在城市规划、建设及其管理等活动中形成的档案进行收集、整理和归档后，移交至市政工程档案管理部门。市政工程档案管理部门按照国家的相关规定，向社会提供服务，因此市政工程档案管理是城市建设发展进程中的重要工作。

2 市政工程档案管理面临的挑战

1）部分建设和施工单位对市政工程档案工作缺乏重视。城市建设工作中不重视市政工程档案工作的现象普遍存在。部分建设单位没有意识到市政工程档案的重要性，而是把工作重点放到建设工程的勘察、设计、施工、监理上，从而忽视工程档案的整理归档工作。因此应在建设工程竣工验收前完成档案联合验收，市政工程档案管理部门应对建设工程档案的整理归档工作进行严格监督、指导和验收。

2）市政工程档案管理机构设置不完善。部分城市仅设有市政工程档案馆，而县区只在建设局设置资料室，存在结构单一和市政工程档案质量不高的情况。同时，各部门之间分工不明确，缺乏具备专业知识的市政工程档案管理人员，从而导致工作效率低下。

3）收集与整理市政工程档案不够规范。对市政工程档案的整理没有统一的要求，造成各地区市政工程档案门类五花八门，不够规范，不利于市政工程档案的整合和管理。信息化意识薄弱，市政工程档案管理方式相对落后现今已是信息化时代，但有些城市在市政工程档案管理方面仍然是采用以前手工服务的方法，单一落后的管理方式不仅不能及时获取有效信息，而且浪费人力资源，使市政工程档案得不到有效地开发和利用。

5）市政工程档案资料管理人员素质低。市政工程档案管理人员是直接参与建筑工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对市政工程档案管理水平有很大的影响，制约着档案管理建设的发展步伐。在目前形势下，我国从事市政工程档案资料管理的员工并不是受过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能与知识，管理人员在上岗前缺乏有效的、系统性的培训，不能有效地执行管理制度的规定，市政施工企业也没有采取针对性的监督办法及有效的管理措施。

3 大数据背景下推进市政工程档案管理信息化建设的建议

1）要树立主动服务意识。针对建设单位向市政工程档案管理机构报送市政工程档案不及时的问题，市政工程档案管理人员要树立主动服务的意识。积极与建设单位沟通，宣传有关档案的法律、法规，使建设单位认识到市政工程档案的重要性，及时将工程档案报送到市政工程档案管理部门归档。做好各类市政工程档案的接收、保管和利用等工作。例如，市政工程档案管理部门可以在建设工程施工过程中，跟踪项目进度，及时了解情况，指导收集建设工程档案资料。在具体的工程建设中，市政工程档案管理人员要主动参与到工程主体验收、竣工验收等重要的环节中，进行声像档案跟踪采集。对出现的资料整理不规范，档案资料不齐全完整等问题，要及时提出来与建设单位沟通，使市政工程档案资料在建设工程竣工后，能够及时归档。

2）加强信息化建设，改善档案管理方式。针对信息化意识薄弱、市政工程档案管理方式相对落后这一问题，市政工程档案管理部门可以加强信息化的建设，改善市政工程档案管理方式。市政工程档案管理部门可以改变以往的管理方式，以信息化的形式向大众提供市政工程档案资源，使市政工程档案的利用率大大提升。而以大数据方式也能够促进市政工程档案的信息录入与市政工程档案的后续浏览工作得以快速进行，这样能够保障市政工程档案管理部门顺利开展其工作，也能够节省工作时间，提升工作效率。例如，市政工程档案管理部门可以创建市政工程档案信息网站，建立内部局域网，并配备专门人员进行管理和维护。首先，可以在网站上征集大家对于市政工程档案工作的意见和建议，随后可以根据人们提出的意见和建议细化网站的各个板块。同时，将一些纸质版的市政工程档案资料转化为电子版，将其收录在网站中。利用市政工程档案信息网站面向全社会提供档案服务。在社会档案服务方面，则应该利用关键字检索的方式来帮助有需求的人员进行市政工程档案检索，从而提升档案检索速度，与此同时也应该保障档案的真实性与有效性，而在后续维护方面，则需要相关人员进行确实性的维护，从而提升市政工程档案管理的安全性，防止第三方人员通过篡改网络数据的方式对市政工程档案内容进行一定更改，影响市政工程档案内容的真实性与有效性，并且与其他地区的市政工程档案管理部门信息相互补充。

3）加强培训和宣传，提高重视程度。针对部分建设及施工单位人员对市政工程档案管理工作不重视这一问题，市政工程档案管理部门可以对相关人员进行培训，以此提高重视程度。人是生产力中的重要影响因素，促进人在实际工作中起到积极影响也能够对市政工程档案管理工作起到重要的促进作用，只有每一个市政工程档案管理人员认识到自身工作的重要性，才能做好每一项市政工程档案的收集与整理，从而促进实际市政工程档案管理工作的落实。因此，提升建设及施工单位人员对市政工程档案管理工作的重视程度就显得尤为重要。市政工程档案部门可以不定期组织学习，对建设及施工单位负责资料人员进行培训。在进行培训之前，培训小组要明确培训的目标，提升对市政工程档案管理工作的重视程度和责任意识。市政工程档案管理部门可以编印市政工程档案利用实例、制作宣传片，通过电视、报纸等媒体宣传市政工程档案管理工作的法律法规和实用成果，使建设单位充分意识到市政工程档案管理工作的意义，从而使建设单位能够及时上交工程档案。提升建设及施工单位对市政工程档案管理工作的重视程度，完善市政工程档案管理工作。

市政工程档案承载着一座城市的历史和未来，必须高度重视建存档和安全保管工作。随着信息技术的飞速发展，云盘管、云网络等新媒体、新技术的广泛应用，客户群体需求由实物案卷向电子档案转变，使得传统的建存档案及保存等方式面临着严峻的挑战，所以在转方式、调结构、促发展的总体要求下，必须从抓好思想建设、硬件基础设施建设、人才队伍建设、制度建设等方面推进信息化建设的步伐，实现档案管理安全规范、社会服务优质满意的双赢局面。

4 结束语

总之，在我国市政工程档案管理已经从传统的人工管理阶段逐步步入全新的数字化信息化的发展阶段,在此过渡阶段市政工程档案管理工作存在诸多问题。通过研究当前市政工程档案管理机制、档案管理标准化、信息化、专业化建设进程中存在的具体问题,针对问题提出健全市政工程档案管理机制、推进其标准化改革、提高信息化水平和专业化程度的具体对策。