文书档案管理工作的创新对策

2021-04-15胡梅

卷宗 2021年10期

胡梅

（重庆市合川区信访投诉受理中心，重庆 401520）

1 传统文书档案管理分析

传统的文书档案管理是将纸质文书档案存储在特定的空间中，然后根据文书档案的时间、分类、内容、单位和其他因素分别存储，然后制定存储计划。超过指定保存期限的文件和文档将根据销毁审查批准系统和监督系统进行销毁。如果需要查找特定文档，则需要根据该文档所属的类别在其存储位置中找到该文档。

传统文书档案管理较为落后。人们在使用传统文书档案管理方法时，发现使用此方法有很多弊端，主要体现在几个方面，第一，文书档案管理的从业人员素质低下。人们总是认为文书档案的管理相对较简单，并且受过较高教育的人不愿意做这种工作。为了节省工资成本，经常雇用低学历和低薪人士参加办公室文书档案管理。这些人员难以掌握最新的信息技术，不熟悉最新的管理设备的操作，并且难以执行基于信息的文书档案管理。第二，单位和团体的文书档案管理不规范，文书档案管理水平不突出，缺乏完善的管理和薪酬制度。第三，传统管理工作效率较低。工作人员在检查文档时要根据文档时间、类别进行手工搜索。这种管理方法浪费时间且效率低下，浪费时间和精力。

2 文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案系统落后

传统的文书档案管理通过工作人员手动管理的，需要根据需要对文档进行分类，然后手动复制详细信息，例如文档和材料的目录标题。此过程不仅浪费人力、物力、财力，而且效率极低。现在文书档案管理水平有所提高，归档范围不仅适用于纸质文件，而且还适用于电子归档材料。虽然将信息技术运用到文书档案管理中，但是仍然存在某些电子文档会与纸质文档脱轨，增加查找文档的难度。另外，由于缺乏信息化和网络化的方法，导致记录中出现某些文字不可读，文档损坏甚至丢失等严重现象，因此相对落后的文书档案管理方法亟待改变。

2.2 文书工作与档案工作之间的联系不足

在文书档案管理中，文书工作和档案工作是相关的、也是不同的。文书档案和档案工作在本质上是相同的，只是同一事物不同的阶段。档案是在归档后经过整理和系统分类的文件。但是，在现实工作中，缺乏专业知识导致许多部门的工作人员缺乏标准化和精确的要求，从而导致文书工作与归档之间的联系不足，将二者割裂开来。有很多单位是分开进行的管理的文书工作与档案工作，增加了文书工作与档案工作之间的差距，而缺乏相应的联系则会在许多方面引起问题。

2.3 对文书档案管理工作不够重视

当前，许多负责文书档案管理工作人员并不了解文书档案管理的重要性，认为文书档案管理是一项不重要并且繁琐的工作，忽略了文书档案管理对单位发展的重要意义。事业单位对文书档案管理的投资不足，对相关管理规则和程序没有严格的要求规定，领导者对此也不太重视，文书档案管理人员对这项工作的积极性不高。

2.4 文书档案管理人员专业水平不高

一些部门的文书档案管理人员可能缺少相关的专业知识和专业技能。在文书档案管理时，不能保证文书档案管理的真实性和及时性，出现了许多漏洞。甚至有些文书档案管理人员的责任感不强，文档编码不规范，工作敷衍不认真、不严谨，文书档案出现问题并且没有及时纠正。

3 创新文书档案管理的相关策略

3.1 提高文书档案管理人员的素质

文书档案管理人员素质直接影响文书档案管理的创新。因此，事业单位应加强对档案管理人员的培训机制，完善考核机制，并根据对员工的实际考核制定相应的薪酬和处罚措施。为了不断提高员工的工作积极性，可以对评为优秀文书档案管理员的员工予以奖励。对未通过评估的员工应采取适当的处罚措施，以鼓励文书和档案管理人员积极参加专业能力培训。

3.2 注意文件和文书档案管理

第一，根据文件的年份、存储时间对文书档案进行分类。第二，进行文书档案编号和安全设置，以增加文书档案管理的机密性和方便员工查询。第三，通过文书档案管理系统和其他文件信息的搜索和注册方法，可以在一定程度上提高文书档案管理的水平，并可以方便员工的查询。最后，办公自动化系统和文书档案管理系统要做好对接工作。办公自动化系统里的电子文件可以自动保存在文书档案管理系统中，加快了事业单位文书档案管理信息化建设，提高了工作效率，可以进一步提高各单位文书档案管理的水平。

3.3 开发完整的文书档案管理系统

标准化的文书档案管理系统是文书档案管理的基本标准，也是内部文书档案管理任务顺利进行的基础。因此，事业单位必须根据内部实际情况，不断完善文书档案管理系统，改变现有文书档案管理系统的方法，收集和评估文书档案，对废弃文档进行组织和销毁。开发与内部组织一致的系统，创新和分类的文书档案管理系统，使所有的文书档案管理更加标准化和专业化。

3.4 深化细节管理以适应新时代的变化

实际上，文书档案管理和与某些部门的联系主要体现在细节上，细节决定成败。因此，文书档案管理应加强细节管理。传统文书档案馆主要关注文件的组织，而忽略了文书档案馆的检查借阅和注册管理。因此，在新时代，有必要加强对文书档案的细节管理，并改进对文书的浏览和借阅注册的管理制度。通过填写文书文档的统计摘要表，开发通用注册表以及用于文件租用和归还的注册表这些措施，来改进这一制度。为了防止丢失文件，要充分确保文档文书的标准化管理，监督并敦促所有部门及时组织和提交完成的文件。