大数据时代新疆高校信息化管理运用研究

马铭键 叶卫玲 刘珍珠 郭珊珊 伯浩天

摘要：文章基于新疆高校信息化管理的现状和需求，结合信息化管理的客观条件和探索中所面临的问题，从钉钉APP使用的角度切入，探究钉钉的各项基本功能，以及如何高效运用钉钉这一APP，使其更好地服务于新疆高校信息管理。

关键词：新疆；高校；信息化管理；钉钉

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2021）22-0076-03

基金项目：本论文为新疆大学大学生创新项目“大数据时代新疆高校信息化管理应用与探索——基于钉钉APP”研究成果，项目编号：S202010755017

一、引言

新疆高校信息化管理是针对新疆各个高等院校的信息化建设与管理。在信息科技高速发展的今天，高校应结合管理自身的需要，借助科学的、前沿的手段提高日常管理效率，达到资源整合等目标。大数据时代的到来，深刻地影响了人们的生产方式和生活模式。1980年，美国未来学家阿尔文·托夫勒在《第三次浪潮》中将大数据称为“第三次浪潮的华彩乐章”。在这样一个时代，数据的整合处理已成为刚需。钉钉APP是阿里巴巴集团打造的多端平台，是可以实现免费沟通和协同的工作平台，是专注于提升办公和协同效率的即时通信工具。基于新疆高校信息化管理现状及需求，钉钉精确到个人的信息管理、多人会议及回放、完善的企业通讯录和组织架构等功能，与新疆高校的信息管理需求相适应。在2020年疫情防控期间，高校的教学资源、教学活动、人员信息等都需要依靠网络平台进行数字化整合。对于众多平台的尝试，结合数据分析，钉钉是一个相对全面的管理应用，借助钉钉办公、管理和教学有利于新疆高校信息化的管理应用以及探索。

二、新疆高校信息化管理客观需求

（一）高校信息化管理面临的挑战

1.信息化管理学生的理念欠缺

信息化管理学生的重要性尚未得到充分认识，部分高校没有将信息内容落实为一项重要的工作来做，有的高校虽然在这方面做了大量工作，但没有建立有效的信息化决策机构，也没有制定学生信息管理的总体规划。部分信息管理教师对信息化理念的了解不透彻，甚至存在某些误区。

2.学生信息化管理缺乏系统建设

教育管理信息化建设是一项系统性的工程，高校需要对此进行细致长远的规划。高校由各个学院（系）及不同级别的部门组成，不同学院（系）及部门的业务需求各不相同[1]，各职能部门容易各自为政，工作效率低下。大多数高校建立统筹部门的时间较短，工作机制不完善，优势不明显，仍存在可以改进提升之处。

3.信息化管理人才稀缺

在人才培养方面，受经济、技术等因素的制约，高校的信息化管理人员培训工作存在诸多问题。如缺乏行业的高端人才，总体规划能力和建设能力较差，急需提升管理能力等。此外，年轻接班人缺乏储备，受编制和自筹经费的限制，高校每年可招聘的人员数量有限，激励机制不够创新，缺乏接班人的培养意识等情况，也制约着高校学生信息化管理工作的创新发展。

4.学生信息化管理软件欠缺

学生信息化管理是一项系统工程，既包括硬件等基础设施的系统建设，又包括信息资源等软件开发。学生信息化管理软件初期建设投入比较大，需要有一定的经费支持与保障。但目前多数高校出于资金、技术等因素的考量，并未全面应用先进的、适用的教育管理信息系统，存在校园局部负荷过重等现象，导致拥挤堵塞，这在一定程度上限制了高校学生信息化建设的发展。

（二）大数据背景下高校学生信息化管理变迁

1.国家高度重视教育信息

《国家中长期教育改革和发展规划纲要》关于推进教育信息化进程的内容独立成章，《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》正式颁布，教育部制定印发《教育信息化“十三五”规划》，教育信息化“十四五”规划编制工作已经启动[2]。各高校积极响应纲要，由此可见高校信息化管理的重要性。

2.加强教育信息化管理人才队伍建设

扩大高校信息化人员规模，吸收具有专业化特长的信息人员，建立高校信息化人才队伍奖励机制，提高对信息化人才的认可度。同时，推动学校教师的信息化思想转换，使其认识到教育管理信息化建设的重要性与紧迫性，不断加强信息化人才队伍建设。

3.加强学生信息化管理扁平化发展

传统高校学生管理一般是垂直化的管理模式。随着高校学生信息化教学管理的发展，高校的教学管理、学生管理模式开始向扁平化发展。传统的信息管理一般是按照德国社会学家马克斯·韦伯提出的科层制而组织的，随着信息化管理的应用，二级学院、各部门、人员之间的限制被打破，管理的科学性得到了有效提升，有利于提高信息管理的工作效率。

4.加强校企合作

积极开展与企业和其他高校的合作，多渠道引入资金，解决资金不足问题，优化资源配置，委托企业开发软件项目，与企业签订软件开发协议，从而节约信息化经费支出，提高学校的管理和服务水平。

5.疫情倒逼推动高校信息化发展

教育部印发《关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见》，要求采取政府主导、高校主体、社会参与的方式，共同实施并保障高校疫情防控期间的在线教学，实现“停课不停教、停课不停学”，同步发布了22家在线课程平台在疫情防控期间支持高校在线教学服务方案信息。

（三）高校信息化管理运用不同平台存在的问题

运用QQ、微信群管理存在的问题。

在高校進行信息化管理的过程中，QQ、微信群被高校行政人员及学生熟练掌握和使用。在这样的现状下，利用QQ、微信进行高校信息化管理也暴露出了越来越多的问题。

第一，师生因繁杂信息过多而忽略或无法及时查收重要信息。QQ与微信本质上均属于社交软件，用户利用这两大软件办公时，多少都会受到无关紧要的信息的影响——一篇推送文章、好友发来的消息、一条精彩的小视频都有可能分散用户的注意力，导致其忽略或无法及时查收重要信息的情况出现。

第二，安全性较低，容易导致重要信息泄露。QQ和微信这两大社交软件始终存在着安全隐患。一般情况下，用户可以自由地进入与退出群组且不易被管理员之外的人发现。在这种情况下，如果利用QQ和微信传达重要信息就很容易造成信息泄露等情况，存在重要信息被已脱离组织的人员泄露的风险。

第三，协同合作功能弱。QQ和微信这两款社交软件仅能满足基础的信息沟通和图片文件共享的需求，且两款软件的诸多功能不互通，协同合作功能整体偏弱，这极有可能导致办公效率低下的情况出现。

第四，欠缺管理功能。QQ和微信缺少日常办公需要的考勤、签到、会议等功能。一旦出现需要及时通知的重大事项，往往无法及时传达给每一个人，也不方便及时了解每一名用户的出勤情况。这均不利于高校对师生实施精确化管理。

（四）运用腾讯会议管理存在的问题

在防控疫情的特殊时期，越来越多的师生选择运用腾讯会议进行日常管理与沟通，在线上处理相关事务。但使用腾讯会议仍然会存在着一些不可忽视的问题，主要有两点。

1.参会人数容量有限，不利于开展大型会议

高校师生人数众多，组织一场大型会议往往涉及诸多部门，参会人数众多。但腾讯会议能同时容纳的人数在不付费的前提下最多为300人，一旦参会人数超过了300人，再想借助腾讯会议开展相关工作就有些困难了。

2.软件功能存在不足

查阅网上相关报道可以发现，腾讯会议软件存在多人会议容易卡顿、界面偶有崩溃、有时无法开启静音、部分功能过于烦琐等问题。这些问题都会对高校日常的信息化管理带来不便，从而对工作效率产生不利影响。

三、对新疆高校利用钉钉APP进行管理的分析

随着信息化社会的迅速发展，在高校管理中，信息管理显得极其重要。为了保证学校教学工作顺利完成，需要有良好的信息管理系统作基础。优秀的信息管理系统在学校的管理工作中，会发挥出高质量的辅助作用，推进信息化管理在高校中的应用，可以提高办事效率，减少传统的人工管理环节，使学校的教学活动更加规范。在新疆高校日常的信息管理中，尤其是在疫情期间，作为基础功能的信息发布与接收功能，方便了学校从线上对学生各方面的信息进行收集与归纳整理；而各个重大事项的发布可以通过线上会议完成信息传达；受空间的限制，纸质版文件无法传播共享，所以要在线上进行电子版的信息共享，学生们的作业一般通过邮件收发的形式统一交给教师。

（一）信息发布与及时精确到个人的接收功能

高校在信息管理工作中，可以通过钉钉APP进行信息收发，如班主任在群里发出相关文件，群里的学生们都可以看到文件，了解文件的编辑要求，同学们点击进入文件内，可以进行在线编辑。钉钉的信息收发功能允许多人同时编辑文件，还会在右上角显示同时在线编辑的用户的头像，而且不易出现卡顿、闪退等问题；文件的显示比例使用者可以随意调整，方便编辑信息内容。学生们编辑完文件之后，直接退出即可，不用自己手动保存文件，退出之后还会出现“是否通知全体成员”的选项，可以自主选择是否告知群组其他人员。班主任可以随时点击进入文件查看成员编辑情况，确认已收集完成之后，可以直接保存文件，将其另存为word格式到桌面，形成最终文件。

（二）重要会议的参与功能

钉钉APP的会议功能在新疆高校信息化管理的过程中十分重要。钉钉APP的会议功能可以让师生随时随地组织会议，进而帮助师生对时间进行合理规划，提高效率。所以，利用此功能也有利于加快实现新疆高校管理信息化。基于问卷调查得到的反馈，我们可以了解到，在新疆高校，经常使用钉钉参与会议或线上课堂的人数所占比重较小，仅为21.2%。但使用过钉钉APP会议功能的师生们普遍认为钉钉会议较之于其他会议软件，主要优势在于其容纳人数更多，方便开展大型会议。而高校又是人员众多且正在逐步推行信息化管理的场所，结合这一客观现状，有理由相信，钉钉APP的会议功能在新疆高校信息化管理的过程中，仍有巨大的普及空间。只要钉钉APP逐步完善优化自身的会议功能，不断凸显自身优势，未来一定会有更多的新疆高校师生选择运用钉钉APP会议功能来开展相关工作。

（三）资源的共享功能

钉钉的资源共享功能可以对图片、文档、声音及视频资料进行共享，方便师生随时随地查阅、发送，能提高工作效率，减轻工作负担。从问卷调查结果可以看出，对于钉钉的资源共享功能，大家的使用率不高，仅有19.51%的人经常使用，64.2%的人用来接收共享图片文件等信息，使用形式比较单一。大家普遍认为资源共享可以节约时间，使用人数少，是因为他们认为资源共享功能没有所需要的内容，使用起来太麻烦，这说明各高校没有充分利用钉钉的资源共享功能，仍需进一步开发利用资源共享功能，满足师生的需求。

（四）邮件的发布功能

钉邮是钉钉提供的邮箱功能，支持个人及企业邮箱账号一键完成登录。在高校信息的管理中，多平台邮件集合，便利了邮件的收发。企业通讯录的存在也便利了邮件的互通，学生和老师都可以在不知道对方邮箱号的情况下，进行邮件交流，在收件时也可以通过组织架构清楚地得知发件人姓名及所属组织，这在很大程度上简化了操作流程。但数据表明，钉邮在新疆高校中使用率相对较低，从未使用过钉钉邮箱的占总受访者数量近一半，偶尔使用的人数比例也比经常使用的高，这也意味着钉钉的邮箱功能有更广阔的改进和升级空间。钉钉邮箱的基本功能对日常生活学习相对帮助较大，便于收藏关注和直接按条件筛选想要的内容。直接找到联系人进行邮件收发、单个应用多方邮件管理、便于群发和通知，都是票选出的优于其他应用软件的功能，而一些个性化的选项选择人数反而较少。由此可见，用户在使用钉钉邮箱时，更在意其基本功能，所以对新功能的探索应该基于用户的本质需求。钉邮最不便之处，是其接受文件的最大容量只有70M，大文件是无法使用钉邮进行收发的，因此其难以满足高校中不同专业的需求。钉邮的这个限制是很多人放弃以及不选择钉邮的重要原因，若进行升级管理，能扩展更多用户，也更便于高校中信息管理效率的提升。

四、结语

钉钉APP中的企业通讯录、办公电话、通知消息、电话会议、视频会议等等，无论是电话还是短信，无论是否有网络或安装钉钉，均可收到应用短信的消息，无障碍信息必达。在疫情特殊时期，其广泛适用于网课线上教学，相对稳定，可共享屏幕、文件和基本信息。有回放，对于课堂线上教学，可反复观看复习。无论是聊天还是群消息，都支持查看消息发出后的已读和未读情况，便于针对性通知。高效传播，情况一目了然，完全满足高校的基本需求，但在信息安全、协同合作等方面仍需要不断优化，不断创新发展。使用钉钉可以提高校园管理效率，让高校教学与学工管理工作更加简单高效，同时也使得各高校都能享有公平的教育资源，得到更好的发展。

参考文献：

[1] 梁伟雄.高校教育管理信息化现状与优化策略分析[J].高教学刊，2020（14）：1-5.

[2] 教高厅〔2020〕2號，教育部应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组办公室关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见，2020[EB/OL].中华人民共和国教育部，http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A08/s7056/202002/ t20200205_418138.html，2020-02-04.

作者简介 马铭键，本科，研究方向：播音主持艺术。叶卫玲，硕士，讲师，研究方向：视觉传播。刘珍珠，本科在读，研究方向：新闻学。郭珊珊，本科在读，研究方向：新闻学。伯浩天，本科在读，研究方向：新闻学。