清单式管理在高校办公室业务工作中的应用研究

徐香郧

（东莞职业技术学院，广东 东莞 523808）

1 高校办公室业务工作中的问题

1.1 办公室体制问题

一些高校内部管理体制并未达到与时俱进的要求，运行机制依然陈旧，而且一些传统高校由于年代久远，管理机制并未有显著变化，科学性不强，这同样对办公室的规范化运行，以及高效率运转，带来了较大负面影响。新的管理形势下，办公室除了具有管理属性，同时具备服务属性，但是竞争机制无法和教师岗位相提并论，导致一些办公室人员工作积极性并不强。同时，因为办公室的日常业务繁杂程度较高，工作人员很难抽身外出考察和交流，导致工作观念更新不及时，同样会严重影响日常工作的开展。

1.2 办公室人员问题

办公室各项业务都是以人为核心的，只有充分发挥办公室人员的主观能动性，才能提高整体业务水平，强化服务意识，这会对后续办公室管理工作质量，带来极大影响。但是聚焦于实际情况，一些高校办公室管理人员团队，并未保证相对合理的人员结构配置，很多人尽管工作经验丰富，但是由于工作年限更长，很难接受新式工作思想，导致业务管理水平未能随着时代要求与时俱进。而且一些办公室并未达到较高自动化水平，导致办事效率较低，个别人员服务意识不强，存在敷衍办事的现象。办公室作为高校管理的重要核心，在未来的教育体系中，会扮演重要角色，因此办公室人员也将迎来重大挑战。

1.3 办公室设施问题

办公室硬件和软件的设施水平，同样也会成为办公室管理水平的有力体现，当前社会环境下，信息技术飞速发展，高校办公室同样不能固步自封，应当重视各种基础设施的更新，以提高办公效率，保证数据信息更加准确。但是很多高校办公室并没有建立起适合高校的办公自动化系统，或者推广率不高，影响了相关管理工作的布置和落实。

2 清单式管理思想

清单式管理就是结合职能范围内管理活动，对流程进行分析，不断细化流程内容，形成具体清单，后续的检查和考核工作，统一基于清单落实。在管理核心上，清单化管理更重视提前控制，具体说来，其优势主要体现在三个方面：首先，可以对工作进展实际情况进行清晰反映，方便梳理工作的来龙去脉，作为管理者，可以对工作中出现的问题了如指掌，作为职工，也可以对已开展工作状况和后续工作需要纠偏的方面一目了然，其次，可以在列出清单的同时，使职工在工作时充分对照清单，为工作开展提供较大参考价值，进而提高工作的标准化和程序化水平。长此以往，也可以对员工业务水平的提升大有裨益。最后，清单式管理可以实现具体业务工作效率的提升，令管理者将工作关注点，聚焦于战略性工作，更好把握后续工作方向。

3 清单式管理在高校办公室中的应用思路

3.1 建立并完善清单式管理制度

清单式管理制度，能够达到细化工作流程的目的，提高办公室业务的规范化程度。具体说来，首先，应致力于职责清单的制定，按照人头规定具体工作职责，出了问题可以直接找到对应人员，防止人员之间互相推卸责任，影响工作效率。其次，应在清单中明确业务管理重点，总结每个月的工作落实情况，对工作未能落实的有关情况进行总结，为工作保质保量落实保驾护航。另外，应基于任务清单，完成作业清单的制定，以保证工作可以提高针对性和规范性。

具体而言，应制定职责清单，达到细化分工的目的。办公室应基于科室和岗位要求，在保证岗位职责不出问题的同时，充分细化分工。每个工作人员都应当明确一项业务的目的、方法、预期结果和纠偏措施，从而在不僭越职责的前提下，有效落实各项工作，不至于出现职责缺位的现象。年度计划清单制定时，应当和办公室年度规划相结合，明确牵头部门、时间安排和今年要解决的各种问题等，领导层可以结合年度计划清单，对每一阶段的工作进行规划。月度计划清单制定时，首先需要和年度计划清单整体方向保持一致，并充分考虑日常工作可能出现的各种突发状况。对每个月完成工作情况应当进行总结，避免落实情况和预期情况相去甚远。

3.2 提高办公室人员素质

高校办公室若想在工作上取得突破，就需要重视工作人员的核心作用，有的放矢提高人员素质，这也是清单式管理工作落实基础。首先，需要更新工作人员观念，加强人员对办公室业务重要性的认识，使“细节决定成败”的工作观念深入人心，进一步强化标准意识和流程意识，争取保质保量完成有关工作任务。其次，办公室应不断加强学习，在实践中学以致用，实现业务素质的提升。高校办公室应拓宽学习渠道，争取外派办公室人员学习和考察的机会。同时，在办公室内部，应每隔一段时间开展针对业务水平提升的培训工作，第一，可通过学习办公室骨干的工作经验，加强同仁之间的交流，内部培训，开拓工作人员视野；第二，可在网络上搜索其他高校办公室管理案例，利用网络信息技术，方便工作人员获取更多学习资源，并学习各种办公室软件和硬件的使用方法，进一步提高日常工作效率；第三，应重视管理日志的建立，养成规范化管理的工作习惯，领导检查工作人员日常工作情况，可通过检查日志落实。日志所反映的内容，同样可以成为工作人员工作推进情况的重要参考资料，结合日志便可进一步提高工作效率。另外，考虑到办公室工作相对繁杂，不仅有各项日常工作，而且还包含临时性的随机工作，因此除了科学的管理方式，还需要强化工作人员的合作，提高办公室系统的高效运转。

3.3 重视办公室软件和硬件设施的更新

“巧妇难为无米之炊”，办公设施同样会对办公效率产生较大影响，因此应重视有关设施的更新，及时引进现代化设备，进而提高办公效率，提高办公室管理的信息化水平。对于办公室人员而言，应重视有关知识的学习和更新，不断强化自身信息素养，通过软件和硬件设施的妥善利用，实现整体工作效率的提升。

4 结束语

综上所述，高校办公室在高校日常管理中核心作用十分明显，重要性不言而喻。随着高校管理日益受到教育部的重视，办公室的职能范围也会增加，进而提高管理难度和复杂度。高校一定要重视清单式管理的管理价值，从制度建立完善、人员素质提升和设施更新等方面入手，提高工作效率，进而提高办公室管理的规范化水平。