机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究

岳彩忠

（山东省菏泽高新区吕陵镇社会事业服务中心，山东 菏泽 274000）

档案是事关每个事件、每个任务的关键记录方式，尤其是在机关事业单位在办事时，一个详细的档案能够是非常有利的，当需要档案时能够将档案及时找出交给相关人员能够大大提高服务效率[1]。现阶段得社会在不断发展，越来越多的技术都在逐步靠近信息化，每个环节都想要实现“互联网+”所以对于将机关事业单位的相关档案进行信息化，变成电子档案存入在电子信息库中，能够让档案管理变得更加科学有效率，这也是真正意义上实现便民、惠民、利民的重要举措。

1 推行电子档案管理模式的紧迫性

所以的机关事业单位需要做到的是让百姓能够有更加快捷便利的生活，所以它最主要的功能便是服务人民，但是这种服务性更多的是来自各种档案的加持，所以对于档案管理的转型升级是非常有必要的，只有将纸质档案转化为电子信息，才能够更好地实现档案调取自由，让工作人员的工作质量有所提升，让社会经济能够得到有效 进步。

但是在现阶段工作人员的具体流程，基本上涵盖了录入相关资料的所有信息和完成后的信息查取，如果仍然使用原有的档案管理方式，那么不可避免地会造成资源浪费，并且工作的任务量大，效率低，错误率高，不符合现有所需。并且在查找档案的过程当中，可能会在无意之间将原有档案错放或损坏很久之前的档案。想要上述问题，电子档案的出现犹如雨后甘露，既有效率，又有创新，由此看来电子档案管理模式的推行非常具有紧迫性

2 电子档案管理具有不可替代的功能

1）档案数据库能够更有效率地进行查找。电子信息化已经成为现阶段各个工作单位的主流形式，机关事业单位也不甘落后，积极主动进行新模式的探索，数据库就是最好的成果之一，将档案信息化存入数据库，形成备份，就不会轻易出现丢失的情况。面对需要查找档案的群众或相关人员时，只需要在数据库中进行查找，系统就会在整个数据库中进行收索并且进行定位，不仅让工作人员的工作流程更加方便快捷，还能够让工作效率有大幅度提高，保证优良的服务 质量[2]。

2）档案数据库能够更精准的进行查找。档案信息化并不代表着档案管理就此结束，想要让电子档案能够长久的运行下去，那么对于数据库的维护是非常有必要的，在对电子档案的维修与更新当中，能够及时更正存在错误的相关信息，将原有的复杂繁重的工作模式中解救出来，如果在进行电子信息更正的过程当中出现了异常，那么要对相关工作及时进行调整，并且让专业的人来做专业的事，由此来解决问题。

3 档案管理中的电子档案管理的发展问题

1）管理规范制度不完善。电子化管路模式是我国的机关单位一种新型的尝试，也可以算作一种创新，所以对于刚刚萌芽的新鲜事物，规范制度会有所滞后，尤其是对于相关领域的技术层面不够成熟，所以对于电子档案管理的知识技术的不足导致电子档案管理规范化制度不完善，面对人员分配时，不能更好的发挥每个人的专长，也可能出现权责不清的现象。

2）对于电子档案的业务不熟练。要知道在传统的档案管理模式当中，工作人员对工作流程已经形成了一种肌肉记忆，而面对信息化的电子档案时，工作人员可能会存在业务不够了解，查找时间过长，无法准确的运用电子设备将单子档案调出，导致工作人员的工作效率没有传统管理模式时工作效率高。并且也可能存在这工作人员态度不端正的现象，认为电子档案管理并不重要，并且没有爱岗敬业的决心与毅力，面对群众有偷懒的心理，没有讲群众的事当做我们的身边事来做的政治觉悟。

4 推动事业单位档案资料线上系统管理的策略

1）加强电子档案管理与单子数据库的重视。面对在机关事业单位里需要进行管理档案的相关人员，有部分人员认为自己的本职工作是无足轻重的，并且对于电子档案管理的相关规范没有明确下发，经常会导致管理部门出现权责不清的现象；并且，如果机关事业单位出现重大经济损失，那么引起这项问题的大多是档案管理的工作人员对于电子信息档案的不重视，因此机关事业单位面对电子档案管理的相关工作时，对人员的分配是非常重要的，在工作的过程当中，电子信息化档案管理要和单位的具体实施办法保持高度的一致，并且要完善相关人员对电子档案的相关规范，让具体流程能够更加详细易懂，让电子档案管理能够脚踏实地，真正意义上做到转型升级[3]。

2）建立详细的信息化管理规范化制度。虽然机关事业单位已经开始逐渐向电子信息化管理靠近，但是但这并不代表着机关事业单位已经完全进入电子信息化，有部分工作人员仍然使用传统的档案管理模式。因此对电子档案管理的具体标准还要进行不断的研究探讨，制定出最科学有效的电子档案管理条例。第一，要规划好实行电子档案管理时可能遇到的问题，并且做出明确的措施 让信息技术可以得到更加充分的使用；第二、要保证建立起严格的监督管理体系，并且依照规定合理使用，让电子档案能够在机关单位长远发展。

3）提高对档案相关从业人员的培养力度。想要让电子档案能够有效的在机关事业单位有效实行，那么对档案管理的相关人员培训是非常有必要的，要知道档案管理的相关工作人员的素质能够决定电子档案的实施效果[4]。第一、计算机的相关技术是对管理人员培训的首要技能；第二、要让电子档案管理的相关人员能够了解相应的法律法规，做到有法必依；第三、对于电子档案管理的工作人员要培训他们的服务态度与工作水平，让工作效率能够有效地提高。

4）增大电子档案管理数据系统的安全保障。想要让机关事业单位能够顺利地进行转型升级，那么档案管理的改革必不可少，而想要做好档案管理的改革，那么要学会将所有信息进行统一管理的相关模式，这种模式的体现就是资料库，将资料库进行有效保护能够让相关部门在面对单位的指令时，可以统一部署，让相关单位能够真正意义上实现信息共享，提升工作效率。但是互联网的安全也需要引起重视，因为是互联网，所以很多的电子档案容易被偷去、泄露，为了能够有效解决这些问题，单位可以加大对网络安全员的人才引进，并且不断加强数据库的安全防护，可以建立类似防火墙的互联网防护措施[5]。

5 结语

总而言之，机关事业单位中，档案整理录入作为极其重要且不可或缺的环节，但随着互联网的快速发展，现阶段机关事业单位推行电子档案管理不可避免的在这期间也会存在某些问题，但遇到困难要解决是基本态度，需要相关单位积极应对解决，提出有效实际的解决策略，采取针对性的有效措施来推动档案资料管理模式向着线上系统化的电子档案资料管理方向发展。