关于办公室日常工作效率的提高策略探讨

2021-04-14沈卫冲

卷宗 2021年17期

沈卫冲

（启东市科学技术局，江苏启东 226200）

作为办公室工作人员，自身最主要的工作职责就是实现保证企业各项工作运转的有效性，而且要以高质量、高效率为目标来完成上级领导所布置的所有任务，并辅助领导开展检查工作，这样才能保证各部门在执行任务时能够提升执行质量，进而通过发挥好自身的职来并提高企业的效益。对此，如果办公室人员无法有效保证自身的工作效率，必然也会影响到企业的正常发展。

1 日常工作中办公室存有的薄弱环节

1）工作目标不明确。对于部分企业而言，办公室各项工作的开展并没有实现依据上级领导指示目标来实现各项工作的接洽，这就导致办公室在各项工作开展前，没有通过工作计划的有效落实来保证各项工作开展的有效性。而且，对于办公室的整体运作情况来看，如果干部职工没有接到领导的命令，往往会让办公室其他职员进行待命，这也导致很多工作的开展并没有起到实质性作用，甚至根本就没有开展。与此同时，这种长期处于待命状态的工作模式，也必然导致只有领导安排任务才能让办公室工作有序进行，所以这也导致办公室工作就无法通过制定长期计划来实现保障各项工作开展的有序性[1]。此外，对于很多企业而言，其办公室的成立主要以辅助角色出现，这就导致很多办公室职员自身没有建立个人的长期发展目标，并且对于自身的岗位工作也没有进行全面分析，这样就缺乏了合理定位，从而也会导致各项工作的开展具有盲目性。

2）职员定位较模糊。很多企业当中的办公室职员其实没有弄清楚办公室工作开展的意义，而且也没有认识到办公室的主要工作职能就是实现为企业各项活动的开展提供有效服务。同时，很多办公室工作人员在各项工作开展时，会临时充当辅助部门，这就导致各项工作的开展，往往会随着决策层决定的改变而出现变化，这也使得这种主观性较强的工作模式就无法实现保障办公室工作的效率。此外，在各项工作开展中，由于办公室职员只能听从办公室领导层的指挥，而并没有实现对一线员工实际工作需求进行调查与反馈，这就导致很多临时制定出来的工作制度以及运行机制，无法得到其他职工部门的有效支持，进而就会导致整体工作的运转出现不良情况，这也会使企业在运转中出现各种危机。

3）工作形式较单一。由于办公室的工作十分单一，这就导致很多长期在办公室工作的人员会出现工作没有激情的问题。而且，很多企业当中的办公室工作制度一般也是沿用过去所遗留下来的老旧工作制度及管理方式，这就导致在整体运转的过程中，忽略了现代社会的发展情况，从而就会使一些新鲜血液无法对此种管理模式进行认同[2]。并且，很多企业在运转的过程中，没有依据自身行业变化来实现对办公室制度的有效改善，这种工作模式也会使很多办公室工作人员感到压抑。此外，由于当前针对办公室运行制度的制定也是由企业管理人员来进行操作，这就导致很多注重效益的企业往往会忽略办公室工作形势的改变，进而就导致很多办公室工作人员在工作中无法发挥自身的职能作用，从而就逐渐使其丧失工作的激情，最终也无法实现由办公室人员发展出全新的工作形式，这就会对企业造成不良影响。同时，办公室人员的服务对象是企业整体，如果其自身缺乏了工作激情以及创新的能力，那么在发生问题时就无法实现有效反馈，还会出现责任推诿的现象，这也会制约办公室整体的工作效率。

4）服务对象不清晰。一般来讲，企业办公室职工通常都属于行政岗位，这也导致很多工作员工认为自身就是为企业领导提供服务的，而且只要在各项工作开展中，将上级领导所布置的工作全部做完即可，这就导致在实际工作开展时，办公室很难实现对基层干部的需求进行有效反馈，所以这也导致这种没有深入了解的工作形式，就会导致办公室在各项工作开展中，出现了上下衔接不当的问题。对此，这种管理严重脱轨的工作形式，必然就会抑制办公室工作的效率，并且长此以往也会严重影响到企业的实际运转情况。

2 提高办公室日常工作效率的策略

1）制定标准运转流程。对于办公室工作开展来看，为提高其工作效率，必须要保证其工作流程能够实现标准化处理，这样才能防止各项功能出现交叉，而且也能有效保证在管理工作开展中降低成本。因此，这就需要依据企业实际运转需求来实现制定工作程序，更要依据办公室特色为主来实现保障办公室全体员工能够对自身所负责的工作进行全面总结，这样才能依据现实情况制定工作制度，并以详细流程罗列为主来保证各项工作的工作方法以及工作内容能够通过精细化管理进行优化[3]。同时，对于不同员工所负责的信息传递内容以及对接部门的工作开展来看，也要做好整理工作，这样才能提高专注性，并且要保证办公室工作人员能够依据工作内容进行反思整理，这样才能将实际问题进行妥善处理，并通过有效反馈来实现共同解决，以此才能提高整体办公室工作的效率，还也能为企业运转打下良性基础。

2）做好宣传保障工作。为保证办公室日常工作可以通过合理分配来保证办公室职员能够实现对自身工作的有效开展，则必须要保证在办公室人员入职时做好一系列的宣传工作，这样才能让办公室员工更加了解自身工作的内容。而且，办公室人员在开展工作前也要做好宣传工作，更要保证在各项基本工作开展中，能够使企业上下都能够对办公室工作的开展有着绝对性的重视程度，这样才能得到其他部门的充分配合，以此才能提高其工作效率。

3）全面落实信息建设。为保证创新工作的开展能够有效提高办公室工作的效率，也需要实现以现代化建设工作的开展来完善现有工作方式，更要保证在各项工作开展中，既重视质量，也要重视效率，以此才能通过活化工作的开展点燃工作员工的激情。同时，网络平台的有效建设也能够使办公室职员工作开展更加便捷，更能够依据其自身需求来实现对接部门网络功能的模块化处理，以此既能够实现简单操作，也能降低错误问题的发生，更能保证各项工作开展的透明性与连续性。

4）明确工作服务对象。对于办公室工作开展来看，办公室员工必须认识到自身工作的服务对象不仅仅是企业领导层，更是要将整个企业看作一个整体来进行服务，这样才能减少弊端问题的发生。而且，在基本工作开展中，办公室也要定期实现轮岗工作，这样让一线员工到部门进行工作，并由办公人员到一线生产部门进行工作，这样就能以轮换的方式来让办公室员工认识到不同岗位之间的差异性，从而就能保证在各项工作开展中，提高一线生产部门与办公室工作衔接的有效性。