电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合

燕 丽

（青海省档案馆，青海 西宁 810000）

传统档案管理工作中最重要的一项就是纸质档案管理，它所呈现的形式是多种多样的，在社会发展的过程中具备很高的保存价值，相对于以往的档案管理形式，电子档案管理所含的主要形式就是电子信件与电子图表等方法，这两者在根本上有着很大的区别，电子档案管理主要是通过计算机技术与信息化技术的方式进行储存，通过信息化将档案资料进行共享与储存，信息化档案管理与多元化档案管理是社会发展的主要趋势与方向，这对于档案管理的效率与质量有很大的促进作用，对于档案管理人员也提出了更高的要求与挑战。电子档案还具备很高的快捷性与多样性，与社会发展因素息息相关，因此，电子档案管理形式是未来的重要发展方向。

1 档案管理创新的特征

随着大数据技术的发展，大数据技术赋予档案管理新的内涵，拓宽了企事业档案管理新的外延，但是大数据技术也给档案管理工作带来巨大的冲击。在档案管理工作中，由于大数据技术的融入促使档案管理工作环境、条件以及方式发生了显著的变化，促使档案创新管理呈现以下特征：1）从创新环境看，呈现创新格局的复杂化、创新活动集合化。基于大数据技术的发展，档案创新管理不再局限在对某个业务环节或者某个传统技术进行变革，而是对档案整个管理链进行重构，实现创新的集合，达到协同效应；2）从创新条件看，呈现出技术条件持续优化、相应要求不断提升的特征。随着大数据、区块链、人工智能等新兴技术应用场景的持续拓展，为档案创新管理工作提供更为优越的技术条件，有效地带动档案管理工作效率的提升；3）从创新方式看，呈现出多元化的创新路径。在大数据背景下，尤其是档案信息化的发展使得档案管理创新突破单一路径为核心的创新方法，实现了多路径共同推进、多要素共同支撑的创新方法。

2 电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合

2.1 推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理

大数据时代，单位要进一步着眼于信息资源建设工作，充分挖掘电子档案的价值，推动电子档案资源整合。一是做好源头控制，单位要制定相关的规章制度，明确声像、影像、图像、电子文件类档案资源的处理标准、格式、流程，避免档案管理无序化。同时，要细化档案管理部门与其他业务部门在电子档案管理中的权责，探索业务部门专责先行处理的机制，避免电子档案二次加工，实现“一次归档、长期利用”的目标。二是要创新电子档案管理模式，加快电子档案数据库建设。单位要坚持“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进，对现阶段的纸质档案进行数字化转化的同时，对新增加的电子档案进行处理。这一过程中，单位既可以招聘更多的档案管理人员，也可以探索将部分业务外包给外部专业部门，缓解人力资源不足的压力。三是要重视电子档案开发利用，从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用。为此，单位可以根据本单位业务类型建设政策类、业务文件类、法规类以及其他类别的子数据库，便于后期的检索与利用，打造“档案智库”“档案知识库”。

2.2 创新档案管理手段，提高档案信息利用率

随着大数据、区块链等技术在档案管理中的融入，企事业单位必须要改变传统的单一人工操作的档案管理模式，利用大数据技术等实现档案管理手段的创新：一是单位要加强对互联网技术的应用，利用大数据海量数据分析的功能优势，实现对公路海量档案信息的自动分类与归纳，以便减轻档案管理人员的工作量。由于公路档案信息比较大，通过大数据的自动分析功能可以按照不同的类别进行规整，进而提高档案信息的归档效率；二是构建网络档案管理查阅系统，提高档案信息的利用率。长期以来档案管理主要是通过人工查阅的方式，这样对于档案管理人员、信息需求者都不方便，因此单位要构建网络档案管理查阅系统，信息需求者按照自己的权限可以通过网络查阅相关的信息，提升档案信息的利用率。

2.3 对组织管理进行强化，对管理职责进行明确

企业想要提高电子文件管理有效性，让管理人员的管理意识得到提升，就要针对管理情况制定组织管理制度，在制度中对各个管理人员的职责进行明确划分。为了对编写、归档和管理电子文件过程中存在的问题进行及时发现和解决，企业应成立由负责档案管理领导带头，整个档案部门员工为基础，企业信息部门提供技术保障的工作网络。档案部门需要担负起制定和完善电子文件管理制度，并对和电子文件相关的各个环节进行监控的任务，如形成电子文件的环节、鉴定电子文件的环节以及对文件进行归档的环节等，同时还要加强办公自动化软件和管理系统的连接紧密性，从而可以更有效地管理整个电子文件生命周期，对于电子文件是否存在失真、损坏和丢失问题也能进行及时发现和处理。

2.4 增强企业会计电子档案管理系统中的硬件设施安全性

企业利用财务共享模式来管理会计电子档案，都有一个专门用来保存会计电子档案的机房，而这个机房里面的安全性直接就影响到会计电子档案的安全性。如果企业没有对机房中的会计电子档案采取相关保护措施，一旦机房里面发生火灾、进水或者地震，硬件设施因此而损坏，那么对会计电子档案造成的打击是致命的，所以企业应该重视机房硬件设施的保护。首先，企业可以在机房顶部加装一个避雷器，以此来降低雷电天气被雷劈中的概率，企业还可以在机房的设备中装一个电涌保护器，这个保护器可以让电压不超过设备所能承受电压的极限，还可以把因雷电而产生的强大电流转移到别处去，通过增加避雷器和电涌保护器的方式，机房便可以在雷雨天气中安然无恙了。造成机房硬件设施损坏的原因是多种多样的，针对这种不可抗力因素，企业可以把会计电子档案存到云端，或者进行备份。这样一来，不管是自然灾害对硬件设施造成的伤害还是人为造成的伤害，机房都能够在短时间内把会计电子档案数据进行恢复，企业的运行不会因此而受到任何影响。企业还可以通过外部供应商为机房安装一个热站，如果机房的设备因为不可抗因素突然不能运转了，热站就可以让设备快速恢复运转。企业通过上述所提出的方法，可以有效地提升企业会计电子档案的安全性。

2.5 对电子档案进行充分利用

利用电子档案不能违反企业保密制度，而且不同阶层的工作人员拥有的权限也是不同的，例如，企业领导具有调阅公司各类电子档案的权限，还可以对资料收发记录进行查阅，应上述两点的基础上实现对电子档案的充分利用，促使电子档案发挥出最大价值。电子档案只能在本单位内部流传和使用，例如，一些规章制度和通报等文件就可以在企业内部进行传递，但是如果电子档案涉及一些企业机密就只能在企业内网上传递，而且需要和外部网络进行隔离，至于一些和企业财务、战略发展计划、经营开发策略等相关的电子档案则只能在一定阶层进行流传，领导对于企业发展计划的批示和批复、企业科技研发成果等也属于这个范围。

2.6 加快电子档案共建共享建设，实现电子档案高效利用

从缩减档案管理成本，实现电子档案集约化开发利用的角度来看，加快电子档案共建共享势在必行。要实现这一目标，应当着眼于两个方面：一是正确处理好电子档案保密与档案信息公开之间的关系。单位要严格按照政府信息公开条例、保密法、档案法以及档案管理法规的要求，合理设定各类数字档案资源的公开级别，理清信息公开与档案保密之间的界限。二是要加快外部共享与内部共享，综合利用多种信息技术。一方面，从外部共享来看，各个业务关联单位可以依托于云终端进行共享，将档案资源上传至共同的云终端，并设置相应的访问权限和访问层级，减少档案共享的环节，提升共享效率；另一方面，从内部共享来看，单位要优化档案管理系统的功能，打通档案管理系统与OA办公系统以及其他信息化系统之间的技术壁垒，实现信息资源共享，避免单位内部出现信息孤岛的局面，满足单位内部相关业务部门的档案查阅需求，便于档案管理人员及时更新、录入信息资源。

2.7 重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制

首先，必须进一步强化档案管理人员的工作责任意识与安全责任意识，严格按流程完成电子文档的录入、存储、调用等工作。档案管理人员需及时记录好档案信息更改与使用情况，方便后续查询。其次，采取定期备份办法，即把电子档案信息复制成两份或多份，将其保存在不同的存储载体上。电子档案易遭到黑客、病毒攻击而造成内容丢失，也可能造成档案无法打开。有时，档案管理人员人为失误也可能导致档案信息被误删。可见做好电子档案的备份对确保档案信息的完备性非常重要。另外，保管电子档案的设备一定要专机专用，以进一步提升电子档案的安全性。若保管电子档案的计算机也同时有其他用途，必然会涉及其他工作的媒介信息，从而增加感染病毒的概率，对电子档案安全造成潜在的威胁。最后，随着时间的推移计算机中会形成大量没用的文档信息，经常出现误删或误用文档的问题。这需要定期维护检查软硬件设施，及时升级软硬件，保证电子档案管理系统正常运行。借助技术手段预防电子文档被非法访问或篡改，常见的技术手段包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护、读写权限设置等。

3 结语

电子档案管理是在传统档案管理的基础上创新出来的新方法，不管是在工作效率上还是服务质量上都有着显著的提高，其中最为明显的就是档案管理的效率得到了明显提升，同时数字化的档案管理模式也为社会的环保工作作出了一定的贡献。作者通过上文的分析，论述了传统档案管理与电子档案管理的共同点与不同点，在未来的档案事业发展中，电子档案管理将全面取代纸质档案的管理方式，是事业单位档案管理工作的开展趋势，合理运用电子档案管理进行统筹规划，可以为事业单位的发展奠定坚实的基础。近年来，在信息化的推动下，电子档案的发展十分迅速，管理人员需要运用科学化的管理模式开展档案管理工作，从而建立起一套完善的管理制度与相关条例进行管理，在未来的日常工作中，只要不断创新与实践，积极主动创造条件，加快社会主义现代化建设，相信档案事业的发展定会更上一层楼。