如何创新档案管理理念实现档案管理信息化

鲁瑞芳

（保德县国营苗圃，山西 忻州 036600）

随着社会的进步，传统的档案管理已经不能适应现代的发展需要，加上现代信息技术的不断进步，这就对档案管理者提出了更高的要求，档案管理者应该结合现代网络技术以及数字技术对档案信息进行整合，从而形成一整套的档案管理方案，但是在具体实施的过程中又会出现诸多问题，基于此，文章对这些问题做出研究，并制定出有效的优化措施。

1 档案信息化建设的内容及特征

1）内容。档案信息化建设需要档案管理者转变自己的思维，主要是把当下信息技术与档案信息管理工作进行融合，以实现有效的管理及查阅途径，档案信息化建设的内容主要包括以下三个方面：（1）硬件设施建设。首先，硬件设施是档案信息化管理的重要基础，它主要包括一系列的现代化信息设备，比如计算机、存储设备、局域网极易数据库等，这都是档案信息化建设不可或缺的一部分。（2）信息化服务意识建设。信息化服务意识建设是创新档案管理理念的重要内容之一，这主要是属于思想层面的范畴。首先档案管理者需要转变传统的管理思维，要尽力拓宽自己的思想范围，要形成快速即时的档案管理理念；其次档案管理者应该拓宽信息采集的渠道，这一点可以充分利用互联网的优势；最后要求档案管理者提高自己的管理技能，以不断适应时代的发展，做一名复合型的档案管理人才。（3）管理水平建设。管理水平是档案信息化建设的关键所在，管理水平建设的程度直接会影响到档案信息化建设的程度。

2）特征。（1）时效性特征。时效性是档案信息化建设的最主要的特征，档案信息化管理可以对现有的信息进行快速分类整理并进行记录，并且在搜索的时候又具备极大的便捷性。（2）创新性特征。档案管理的信息化把当代互联网技术运用到传统的纸质档案管理中，这在一定程度上来说是一种创新，另外对于管理的手段也是一种创新。（3）价值性特征。档案管理的信息化建设充分发挥了信息本身的作用，把信息资源的共享发挥到了极致，在另一方面，通过利用网络拓宽渠道，也能发挥信息的文化价值。

2 档案管理信息化建设存在的问题

1）在观念上，缺乏与信息化建设相匹配的观念体系。首先档案管理者缺乏信息化管理意识，对于很多信息的采集和归档并没有养成良好的重视态度，档案信息不仅要注重时效性，还要注重档案信息的交接性，很多管理部门却忽视了档案信息的实效性，也养不成良好的交接工作习性，不能够对时下的档案进行归类录入，通常都是集中处理。其次是归档意识淡化。档案管理人员在工作中往往会忽略行动的重要性，对于很多信息的归档都没有进行落实，就会导致很多信息遗漏或者错放。

2）在技术上，落后于时代信息化建设的步伐。首先是档案作业人员在录入信息时不能保证信息的准确性，也不能保证录入信息的实效性，再加上传输速度较慢，这就大大影响了档案信息的价值。其次是档案信息化建设没有科学的标准，不同的档案管理部门有不同的档案管理标准，这在一定程度上会影响信息发挥的价值，也会影响信息整合的效率，当下比较常见的是在电子信息采集方面，对信息的录入没有做好统一，从而导致录入的信息不全也不细，进而影响后期的查阅。

3）在人才上，缺少与信息化建设相匹配的专业队伍。首先对于档案管理人员的人配备不合理，很多档案管理人员都没有相关的学习经历和学习背景，很多档案管理人员基本上都是外行出身，这在工作中就会由于专业知识缺乏而出现众多的错误。其次是缺乏复合型的档案管理人才，很多档案管理人员虽然有专业的档案管理经验，但是却缺乏相应的信息化操作技术，有的管理者有技术却没有相关的档案管理经验，这就使得档案信息化建设成了一种表面上的形象工作。

4）在管理上，管理能力和管理水平不能够满足档案信息化建设的需要。首先是档案管理工作没有得到落实，也没有形成科学的管理制度，很多管理工作只是流于形式，这就大大降低了档案管理的效果。其次是档案管理者与客户之间缺乏有效的沟通，很多档案管理部分都是闭门造车，并没有考虑到客户的实际需求，对于原有的信息也没有进行有效地开发，部分档案管理者由于缺乏相关的职业素养会按照老套路对信息进行处理，方便自己的同时却影响了客户的需求。

3 创新档案管理理念实现档案管理信息化建设的对策

1）构建科学的档案信息化管理体系。（1）首先要根据信息化建设构建相应的信息化管理机制，要确保每个环节的合理性和科学性，以确保整个档案管理工作的效率和质量。（2）其次档案信息化建设要充分考虑到客户的需求，还要遵循一定的客观规律，要做好档案的收集和分类整理，从而保证后期信息查阅的高效性。（3）最后要根据具体的工作情况完善相关的管理流程，使得每一个步骤都有一定的标准可依，要把档案信息化管理的原则落到实处，从而提高档案管理的效率。

2）加强档案信息化管理的基础建设。（1）对于信息化设备的建设，不仅要注重基础的硬件设备投入，还应该突出重点环节的建设，档案管理部门应该合理引进各种管理软件。（2）要加强档案管理人员的思想建设，不仅要提高档案管理人员的专业素养，还要提高档案管理人员的道德素养，档案管理部门应该定期组织相应的培训，并且拓宽招聘渠道，不断引进高素质的复合型人才。（3）最后要在管理内部应该树立良好的信息化意识，这就要求领导者首先要加强自身的思想建设，以身作则，从而带动员工的工作积极性，进而吸引员工参与档案管理的信息化建设。

3）加大档案信息化管理方式与技术的创新。（1）首先需要档案管理者不断加强自身的学习，可以充分利用互联网的优势进行信息搜索，还可以借鉴国外优秀的管理方式，另外还可以根据具体的档案信息情况积极引进合理先进的管理设备。（2）其次要对档案信息进行整合和优化，要对档案的信息进行有效归类，以确保档案信息管理的有序进行，在保证内容质量的同时还应该注重信息的多样性。（3）要不断引进技能型人才，对档案管理技术不断进行创新，从而可以不断提高档案信息管理的效率，相关管理人员应该制定出有效的奖励措施，以不断激励员工进行创新。

4）加强档案信息安全教育，确保档案信息的安全性。（1）首先要对档案管理人员进行安全意识培训，让其明白档案信息的重要性，要让员工树立良好的责任意识，提高对档案信息的保护。（2）其次档案管理部门应该完善信息安全管理制度，信息化的档案在管理的过程中很容易遭到黑客的攻击，相关管理者应该加强档案信息管理系统的安全性。（3）对已有的档案信息要做好备份工作，有必要实施纸质档案和数字档并存，对一些重要的信息还应该实行异地备份，以防意外火灾对档案信息造成的破坏。

3 总结

随着我国现代化信息化技术不断发展，档案管理系统需要逐渐完善并进行信息化技术跟进，目前我国信息化技术已经融入日常的生活生产工作生活，而用发展性眼光和前瞻性思维来看，信息化档案管理是未来发展的整体趋势和必然趋势，档案管理人员应该积极引进先进的技术并完善管理制度体系，从而不断优化档案管理信息环境，进而保证档案信息化管理的稳定有序发展。