数字信息时代下银行档案建设与应用研究

杨 柳

（泸州银行股份有限公司，四川 泸州 646000）

银行档案是各种模式在工作活动中的真实记录和原始文件，例如：文本、图表、音频和视频。它们直接构成于银行企业的工作中，具有保存和参考的价值。这也是银行运营和日常管理中的直观历史记载。它不仅只是银行现有的有形资产和无形资产，还是银行最为关键的核心数据资产，对银行的发展有着深远的意义和作用。

1 银行档案的重要意义

1）银行档案的构成。银行所构成的档案是直接在银行的运用管控中，以及在各种针对用户的专业性银行业务和服务工作中产生的，是银行资产的关键所在。从银行档案中直接映射出活动的真实性质和主要内容这方面来说，银行档案既包含了传统模式的档案，又包含了银行业务档案中的主要内容，银行业务的每种主要类型都分为几到几十种。银行企业档案反映了货币信贷之间的密切关系，与其他类型的企业在主要涵盖内容上有很大的不同。与此同时，银行档案的繁杂性和载体的多元性能直接明确整个企业中的档案存储总数量。

2）银行档案的重要性。首先，是历史考据学的功能。作为综合文件，它通常保留各种历史记录和行政活动的原始数据，可用于历史文献研究。例如：银行在准备期间保存的各种材料对于汇编当地银行体系的发展历史具有重要的参考意义。其次，是政策咨询的功能。银行的综合档案库包含历史、最近和当前的财务法规、业务准则、人资、各种政策和法规，为整体性的办公管理和合法运营提供了可靠的基础。最后，是决策的信息服务功能。决策者必须尽可能地掌握各种历史和目前的信息数据，对可能产生的新状况开展综合性强的解析工作和决策实验工作，以此确保最后决策的精准性和合理性。

2 数字信息时代下银行档案建设与应用的现存问题

1）银行档案建设概况。档案是银行运营管控工作中的历史记载的具体展现形式，是提高运营管控水准的重要参考依据，也是探索银行发展历程的重要凭证。与此同时，档案作为银行整体工作的最后也是最为关键的一个环节，档案建设管理工作也应该得到足够的重视。由于出发点较低，技术专业人才也很少，重视力不足等因素的影响，让银行的档案管理和建设水平与质量总体比较差。所以，必须要对银行的档案管理工作开展最为直观的剖析和探索，让银行的档案管理建设工作可以展现出其真正的作用和影响，进而更有效、合理、规范地服务于银行运用管理工作。

2）银行档案数字信息化存储技术需要创新。传统档案管理是主要基于纸质档案的，随着现代化信息技术的迅猛发展，档案信息化、图像、音频和视频，数字信息化技术也在飞速发展，这让“0A文件管理子系统”突出显示了顺利走完归档过程的优势。在银行档案管理建设中，电子档案数量众多，迫切需要对档案库的数字信息化存储技术进行创新，因此档案库管理将面对全新的困难挑战。当前的档案管理技术不能再保障对售后开展的服务工作，从技术上面不支持全文查找，没有办法彻底让全体员工的在线使用，档案管理工作的内容也不健全。目前，由于OA的数字信息化存储模式的模块管控和格式包含性、安全性等问题，仍然存在一定的限制性，无法满足未来数字信息化档案查找的长期增长要求。与此同时，它现在还不能做到完全根除数字信息化档案库的长久储存和信息安全的问题。

3）管控问题。因为缺乏规范、合理、科学的管控制度，尽管档案管理中采用了现代化信息技术办法，但仍不能摆脱“两轨制”的局限。现代化信息技术办法只可以做到在对实物管理中展现出辅助的作用。随着档案数量的上涨，档案的整理、分类、存储和运用等方面都存有十分严峻的问题，这样的情况将会让档案工作者的工作压力和工作量增大，影响整体的工作效率和质量。

3 数字信息时代下银行档案建设与应用的解决办法

1）应该遵从构建特色银行档案的发展思路。市场经济中必须有激烈的竞争。没有特征，就不会有竞争力，并且可能会被时代和市场所抛弃。所谓的特征是适应本区域、单位和体系的需求，这与别的种类的档案不同。为了使银行档案数字信息化的建设切合银行的未来发展需求，并且为了可以推进银行各项管控工作和开展的业务工作的开展，银行根据客户需求构建了六种拥有六种不同特点的银行系统档案，它涵盖了文件档案、财务档案、信用档案、视听档案、实物档案和科学技术档案。

2）全面开发银行档案资源，扩展工作面。只有使用档案才能达到增值的目标。综合档案库中存储的信息不同于银行各专业积攒的单一和部分信息，其具有普遍性、整体性和系统性。在现如今经济全球化、区域经济一体化和银行自由化的大背景下，档案工作是将“死数据”转变为“生活信息”。银行现有的信息数据资源完全可以，且也有这个实力举办大型银行活动或是展览，使我国各行各业能够对其进行全面地掌握和了解，直观地看到银行发展和前进的历史特征，例如：银行的历史变更、业务发展和行务构架等，并采取相应的举措，实现和其共同发展的方式，让银行档案数字信息化资源建设工作影响和深入到相关领域和行业中，从而实现共赢的局面。

3）强化银行档案工作观念，重点关注档案管理建设工作。加强档案保管员对档案管理工作中的观念。档案管理人员要全面了解和掌握档案工作的必要性，认识到档案管理工作不但是直观展现银行整体质量和管理水平的关键标识，同时还是银行回看和总结整体发展历史的重要凭证。尤其是银行的业务档案，它是将来以用户为核心的商业银行进行精准化管控工作的基础，是业务分析和用户数据积攒的根源所在。因此，档案管理工作人员需要具备较强的档案管理观念，并经过培训和报告等方式，尤其是运用提升和优化档案管理整体水准以及与他人协作的方式，来不停影响和提升周围同事、干部和高级管理人员的档案管理观念。做到让银行在开展工作的时候，可以更有效地运用档案，让其构成实效性，以此来促进全体人员做好档案工作。

4 结语

综上所述，银行档案是银行运营管控工作中最为直观历史记录方式。它们不仅是银行的有形和无形资产，而且是银行的核心数据资产。银行应该把数字信息化体系视为建设准则，并遵从以下方式来规范它：标准化、先进性、完整性、实用性、安全性、经济性、可靠性、开放性、可扩展性和可管理性。组建一个有效、真实的智能档案数字信息化管控体系，集档案信息的汇集、处理、分类、查询、检索、统计和运用于一体，提高了档案管理工作和档案数字信息化运用的整体水准。彻底让银行达到档案数字信息化、网络化和档案数据资源共享化的最终目的，让银行的档案数字信息化建设工作能够充分的展现出自身的作用和影响。