企业数字档案室到智慧档案室障碍因素研究

周 雪

（武汉第二船舶设计研究所，湖北 武汉 430000）

1 数字档案室与智慧档案室

1）数字档案室。数字档案室是指利用二进制编码的数字方式存储、处理纸质档案信息内容，运用计算机、通讯和多媒体等现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，提供网络检索和利用服务，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

2）智慧档案室。信息技术的快速升级，使当前的智能技术得到较为广泛的普及和应用，借助大数据和科学技术的优势，档案管理模式也发生了根本性的变化。如果说数字档案室是2.0版本的档案室，那么智慧档案室就是3.0版的档案室。

3）区别。（1）档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案室充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案室运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。与数字档案室比较起来，可以智能地感知信息，聪明地应对与处置信息。（2）服务范围因使用移动服务技术而更为广泛。智慧档案室能够在数字档案室的基础之上，通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案室信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案室运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案室中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。（3）智慧档案室是智慧企业的重要组成部分，在智慧企业建设中发挥极为广泛的作用。智慧档案室是智慧企业的一部分，智慧档案室能够以企业发展需求为导向，发挥多元化档案信息资源的服务作用，建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系，让企业内部员工享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务，促进企业内部事务的协同办理，进一步提高企业服务的便捷性。

2 可行性

1）国家层面的认可支持和引导，有助于智慧档案室的良好发展。“智慧社会”的到来为智慧档案馆（室）建设营造了很好的社会环境。2019年5月国家档案局首次参与数字中国建设峰会、支持电子政务论坛，举办了档案信息化论坛。2019年7月，中国档案学会等联合举办了2019档案从业者安全保护专题研讨会暨第一届智慧档案解决方案展。8月举办了第三届信息化与智慧档案（室）论坛。

2）人工智能和数据挖掘推送为智慧档案室（室）提供了关键技术。人工智能技术的发展，使得机器人不但具有“智慧”，而且具有高于人类平均水平或高于普通人的“智慧”。数据挖掘推送技术的发展，不但能够挖掘出很多新信息，而且还能定向地、主动地进行推送。在实际生活中，现在的网页和app可以根据一个人的阅读内容、搜索习惯、购物类型等等向不同的人推送不同的内容。这些都是运用算法等数据挖掘推送技术来完成的。人工智能技术和数据挖掘推送技术的应用和发展，为建设智慧档案室提供了关键性的技术，让智慧档案室能够变成现实和得以实现。

3）信息识别转化为智慧档案室建设提供了技术手段。最初将传统的纸质和声像档案转化为可检索的数据，是通过人工输入电脑。之后，又不断发展出一些新的信息识别转化技术。智慧档案室建设，关键在于建立档案全文数据，而建立档案全文数据，关键又在于把档案里不能检索的文字、声音、图像，转化成可检索的数据。这些识别转化技术为档案数据化提供了支撑。

3 企业数字档案室到智慧档案室的障碍因素

1）顶层设计与规划不足，缺乏统一标准。智慧城市的建设、数字档案室的发展为智慧档案室的建设提供了基础和经验，但是国家目前仅有数字档案室建设指南，没有智慧档案室建设的相关文件的支持、规划和引导。更没有运行和评价标准知道实际运行和可持续发展。因此，需要自上而下的总体规划和战略设计，以保证智慧档案室建设的可实施性和可持续性。目前对智慧档案室的研究日益增多，但是认识还未统一和完善，含义并未统一，未形成统一的理论体系。同时，大多从理论研究中对二者进行了比较，而很少有实践层对应用和发展情况进行研究。对于智慧档案室的目标、作用对象、作用效果、档案管理方式等等都不太深入。现有的研究大多是基于智慧城市的研究。

2）高新技术与档案室实际情况无法匹配。先进的技术是智慧档案室的支撑。但是现阶段，在实际运行中，可能档案室本身达不到技术应用的要求或者并不适用于档案室的管理而不能运行和使用。构建智慧档案室必须配备满足业务工作需要的服务器和存储设备。此外，智能技术与设施设备之间的匹配协调，也需要进一步的观察和发展。

3）投入不足，人员能力有限。企业智慧档案室是一个长期的工程，需要能够持续不断地投入人力、物力、财力。而实际上企业档案部门处于企业流程的末端，得到的投入有限。同时，智慧档案室的建设需要人员能够熟悉智慧技术的使用，适应变革后的工作流程。不同年龄、不同能力水平的档案工作者学习和使用新技术的效果也是有不同的差异，进而影响智慧档案室的建设、发展和服务。

4）档案管理流程需要突破。智慧档案室的建设需要管理策略和技术手段，将档案实体、内容、档案管理信息与互联网联系起来。而现阶段，智慧档案室的建设大多是基于实体纸质档案展开，传统的档案管理流程尚未突破，仅仅在技术层面上架构起实体档案收管用的管理流程，而未对档案流程产生突破。

5）企业内部协调不足。智慧档案室要在智慧企业中发挥作用，让企业内部享受到档案信息化带来的智慧服务，就必须重视企业各部门内的互联、响应和协调。

4 对策

1）转变观念，提高认识。转变思想观念是建设智慧档案室的前提。需要突破数字档案室档案信息收管存用的理念，树立“数据就是财富，数据越多越智慧，数据都是档案”的理念。同时，智慧档案室的建设，要树立合作开展档案数据化和数据挖掘的概念，不是档案部门单打独斗，可以企业内部多部门联合协作，也可以将一些工作外包，寻找有技术背景的人才和企业，和他们展开合作。

2）加强顶层支持，完善理论体系。建设智慧档案室既是一个长期的过程，也是一项复杂的工作，同时面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题，需要政策支持、法律规范和顶层设计，以促进智慧档案室的健康发展。理论研究上，需要解决是什么、怎么建设等问题。

3）深度融合智能技术。深入融合智能技术。积极采用数据挖掘推送技术、物联网技术，广泛收集档案数据，积极开展非电子档案的数据化工作，保证数据的安全。有了一定的基础后，可以积极地投入应用，主动的推送档案信息。在建设中吸取经验。

4）企业内部建立高度协同的组织系统。智慧档案室作为智慧企业的一部分，就需要在企业内部构件高度协同的组织系统，为人与人、人与物的全面互联互通提供基础。

5）提升档案人员的综合业务能力。信息化背景下，档案人员的综合业务能力显得格外重要。除了档案管理和基础业务知识，懂得数据挖掘等技术、沟通协调的复合型人才也是未来的趋势。