档案管理从纸质到电子化的思考

周瑞媛

（山东省临沂市郯城县档案馆，山东 临沂 276000）

近年来，电子信息技术的高速发展，档案管理工作也逐渐实现了信息化。不仅拓宽了档案管理工作的空间，同时也对档案管理工作发展提出了更高新要求。在工作中，档案部门需要结合发展方向和发展重点，明确电子档案管理过程中需要特别注意的问题与自身电子档案信息方面的需求，构建良好的办公自动化环境，从而使得电子档案能够具备科学性和安全性的管理特征，实现电子档案管理的成功转型。

1 电子档案管理的特点

1.1 便捷性强

推行无纸化办公，开展电子档案管理工作，需要加强对电子档案特点的了解和认识，为后续工作奠定基础。从以往应用经验来看，电子档案管理的便捷性特征较为明显。电子档案管理类型分为逻辑归档和物理归档两个范畴。在逻辑归档中，通过网络向电子档案部门提交相关信息，不需要改变文档的储存方式和相关位置，严格规定了电子档案管理范围。在物理归档中需要将电子档案备份到移动硬盘和其他光盘中，并移交电子档案管理部门统一管理，实现电子档案权限的多方位移交管理，从而使得电子档案管理工作能够具备现代化的特征，为后续工作奠定坚实基础。

1.2 便于保存

电子档案相比于传统纸质文档来说，在保存和管理方面的优势较为突出，并且在防霉和防火中的效果也是具有比较优势的。电子档案管理中，文件储存在电脑或者是光盘上，再根据要求，可以随时调取电子档案的信息。阅读上是非常便捷的，也节约了实际储存空间。比如，与以往的纸质文档相比，电子档案只需要进行简单的归类和处理，就可以在电脑中实现自动化操作。不仅节约了工作人员的工作压力，还有助于提升实际电子档案管理效率和水平。

2 电子档案管理中需要注意的问题

与传统纸质档案管理相比，电子档案信息内容出错概率特别低，而且易于检索。在实际工作中需要加强对安全防护工作的重视，从真实性原则出发，提高电子档案管理的效率。还需要特别注意电子档案的完整性问题。电子档案内容的完整性很难得以全面保障。这主要是由于电子文件常处于流动状态中。伴随信息背景的变化，使得文件的处理过程在不断地累加，其中所包含的形式是多种多样的，然而一些储存数据具备分散性的特征，很容易在后续储存时出现丢失问题，对于电子文件的变化也存在着不清晰的情况。档案管理人员要加强对电子档案管理工作的重视程度，突出电子档案管理的优势性特征。

3 信息化背景下电子纸质化档案管理模式转型的作用

电子档案管理部门并不直接对所有电子档案进行绝对性的管理，导致一些电子档案管理经常会在后续整合和加工时存在遗漏和遗失的问题，想要查找这些电子档案是非常不容易的。因此，在实际工作中需要融入信息化手段来提高电子档案管理的效果以及水平，做好电子档案管理工作的优化调整。同时利用信息化技术进行电子档案的搜集和整理，然后再在电子档案信息化管理工作中进行快速检索和统计。电子档案管理信息化和网络档案管理模式是相互关联的，可以使相关管理人员直接在系统中查询相关的电子档案信息，也可以通过扫描技术将纸质电子档案，变成电子档案，方便后续的储存和管理，从而达到优化电子档案管理的效果和水平。

4 加强电子档案管理的思路

4.1 加强信息化建设力度

从整体上看，档案所包含的内容和类别具有复杂的特征。在实际档案整理工作中，需要加强信息化，通过数字化技术和扫描技术，在进行日常操作过程中，可以节约档案整理的时间，从而实现现代化的转型、升级。在信息时代要通过档案信息化进行有效加工，通过网络计算机传输方式进行档案信息的调取及搜集，实现资源的有效性利用，也有助于实现档案信息资源的全方位共享，在实际工作中要及时记录档案的账号和存放部位等等，完成自动化管理。同时还要加强对设备和资金的投入力度，充分展现出计算机在数据处理方面的优势，从而优化日常档案管理工作。

4.2 现代化管理模式

档案管理模式也适应时代的发展，首先在工作中需要落实现代化的管理理论以及方法，通过实际的创新以及发展推动档案管理现代化体系的不断完善。其次还需要用先进的整理方法加大技术设备的投入力度，通过先进的技术方法和成果，融入到档案管理工作的各个环节中，从而使得实际档案管理工作能够朝着智能化和自动化的方向而不断的发展。

4.3 档案整理的标准化建设

在进行档案管理工作中，需要加强对档案整理标准化建设的重视程度，比如要优化格式标准和类别标准方面的程序和流程，从而使得档案管理效率能够得到全面提高。在当前时代下，自动化技术得到了广泛性的实施，并且已经成为标准化管理工作中的重要组成部分了，比如在进行科学决策之前，需要将档案进行归档，从而保证材料能够具备完整性和准确性的特征，在实际实施时要特别注意各个档案记录和整理工作之间的有效衔接，使得整个工作流程能够具备流畅性的特征。其次，在后续工作中还需要利用现代化的管理理念，优化档案整理的相关标准以及流程，更加贴合于人性化和自动化的发展标准，提升档案整理的精准性。

4.4 优化档案管理的程序

为了提高档案管理效率，需要优化档案管理程序，更贴合实际工作需求，保证工作效率的提高。要适当提高检索查准率，科学地进行档案分类编号，通过正确的优化思路保证最终检索的便捷性。在进行档案信息录入时要进行统一性规划，防止在检索时存在模糊和文不对题问题，以此来优化整个工作流程以及工作模式。档案管理人员要具备较为完善的责任意识，从而及时地发现在管理工作中所遇到的问题，并且也可以根据时代发展方向，创新自身工作流程以及工作模式，按照档案管理的要求，更加有序地履行相关的规章制度。在实际档案管理工作中，部门需要加强对档案管理人员责任意识的有效培育，可以开展必要性的培训工作，提升档案管理的效率。

其次，在实际工作中，要利用计算机技术将文件的产生和运行的每一个程序和自动化办公进行相互的衔接，通过文件的起草和修改优化档案管理的流程。管理人员需要充分发挥信息技术的优势，不断提高档案的管理水平。

5 结束语

在现代化发展进程中，加强对电子档案管理的力度是非常重要的，不仅可以推动 档案管理工作的稳定发展，还有助于推动无纸质化办公模式的成功转型。在实际工作中，需要在无纸化办公条件下提高电子档案管理水平，还要加强计算机软件和硬件设施的更新和管理力度，制定科学而完善的文件归档制度，从而为 各项事业的稳定发展保驾护航。