大数据时代档案管理模式创新研究

刘天华

（中国电子科技集团公司第十研究所，四川 成都 610036）

随着社会的进步和科技的不断发展，我国已经进入了大数据时代。而对于档案管理的工作而言，要紧随时代潮流并创新档案管理的模式，充分利用大数据的优势发展大数据管理机制。但是，由于大数据在我国众多大数据管理模式中运用的时间较短，导致管理方法落后、管理理念不先进等问题开始暴露。因此，对大数据时代档案管理模式进行创新十分有必要。

1 大数据时代给档案管理带来的挑战

在大数据背景下，档案管理主要来源于人事、财务、设备等等方面，而对于部分特殊的机构或事业单位而言，也包括教务和学工等等。大数据时代的到来，使得档案管理工作面对更多的挑战，而主要挑战包括以下两点。

首先，大数据时代给档案数据资源管理带来了挑战。大数据的到来使得数据档案由多个方面组成，具有难以统一和来源广泛的特点，这对于相关的管理人员来说难度更大。而面对多种多样的数据档案，如何进行保存和分类也是一大问题。其次，大数据时代给档案管理人员信息化的水平带来了挑战。大数据背景下，档案管理人员可以借助信息技术来处理档案的数据，增加了工作人员的工作效率。但是，这也要求档案管理人员需要更高的信息化处理能力和水平。

2 大数据时代档案管理模式的变化

1）技术手段的变化。大数据时代在技术手段上改变了传统的档案管理模式。以往的档案管理是传统手工操作，手动在计算机上实施单向的输入检出，这样的模式已经跟不上数据增长以及使用者数据要求提高的步伐[1]。而云计算的出现为档案管理工作者提供了技术上的便利，使得云计算技术应用于档案管理，提高了档案输入和输出的效率，提高了使用者的体验。但由于IT云计算领域的人才储备不足，档案管理的技术不能实现自主研发，需要与服务商进行配合，开发专属于档案管理的系统。同时，网络环境存在被黑客攻击获取数据的风险，也会有很多数据上的漏洞，导致档案数据受损、丢失甚至被不法分子利用。因此，在档案管理的技术使用的过程中需要格外关注系统的安全防护，解决技术团队自主研发的问题，控制云计算系统应用于档案管理的风险[2]。

2）档案收集方式的变化。处于大数据时代环境下，云计算技术的应用在收集方式上极大程度便利了管理者的收集过程。传统的档案都是文字记录，纸质版保存在档案馆中不利于查找。人工记录过程中如果出现错误和遗漏也不便于发现和查找，导致错误长期留存，影响档案使用者的体验。除此之外，纸质版的档案会由于环境的变化，如潮湿、暴晒、书虫撕咬导致损坏，不利于长期保存，时光流转，纸质档案纸张发黄、有异味、字迹不清，给档案保存带来不可估量的损失。由于纸张的易毁坏性，在保存过程中也要付出更高的人力物力财力成本；其次，由于空间限制，纸质档案保存数量有一定的限制。因此，在现代技术条件支持下，利用电子信息进行收集和记录档案信息，既有利于长期保存，又具有很高的便利性和灵活性，打破了时间和空间的限制，可以随时随地调阅查询档案[3]。

3）档案管理部门职能义务的加重。档案馆的管理职能不仅是在于档案的收集和调取，还在于做好大量数据的分类整理，方便大多数使用者进行查阅和调取。并且大数据时代带来的技术变革，要求管理人员学习技术操作方式方法，培养管理人员的网络信息安全意识和保密意识。这对于档案管理工作而言，任重而道远。

3 大数据时代档案管理模式创新策略

1）创新档案信息资源的建设方式，构建大数据集群。实现原生电子文档的“电子增量化”。对每一个种类的电子文档的归档范围以及保管期限形成详细地记录，明确电子文档的归档和接收条件。归档和接收的电子文档收集齐全、条理清晰、命名合理、格式规范、数据有效，这将是以后档案管理工作的重点内容。我国已经有一部分省份开始使用电子档案管理模式，而且在这些省份中有的地区已经开始进行电子档案的归档和移交工作。许多时间较长的文档归档和接收问题还没有整理清楚，电子文档带来了更多的新问题和新要求。在2014年年底，国家档案局明确提出了要将网络信息，特别是能体现政府职能工作的相关网站信息划入归档范围，这也表明网络信息归档工作也正式展开。

做好传统文档的“数字化存量”。根据我国2012年的报告数据显示，我国副省级市以上的档案馆已经开展了传统载体档案数字化工作。但是到目前为止，传统载体档案数字化工作只进行到档案目录数据库和档案全文扫描这一步骤，而且很多传统载体档案还只是以图片的形式保存，没有全文识别。传统载体档案的数字化工作仅仅做到档案数据库和档案全文扫描远远不能满足大数据时代需求，只有将档案数字化存量工作进行得更加深入才能真正实现档案的数据化。

2）创新档案信息资源的整合，搭建云平台。搭建全国范围或者是区域性的档案数据云平台，能大大减少档案管理系的统内部运转维护费用，使得上层应用将注意力放在业务逻辑上，从而帮助电子档案管理快速进入低成本、高共享性、高安全性的新模式。构建档案数据云平台，首先要明确保证归档上传的档案资源的范围和密度，将档案馆的内部资源进行合理的划分，把适合公开的资源放置在档案数据云平台的公共部分，以供社会使用。将保密性较强的档案放置于云平台的专用部分，只对特定的人群开放。其次，文档数据云平台要能做到覆盖到不同的行业、地区、人员的数据集成，做到文档资源的超大整合。最后将档案和数据视为一体，从主体、附体、要素等等不同的方面进行充分的整合，为人民群众的公共文化体系打造坚实的基础。

3）实现档案信息智慧管理，挖掘大数据的功能。大数据时代，档案管理的工作人员需要利用大数据充分开发相关的信息资源，实现档案信息的智慧管理。依靠大数据的挖掘技术，相关工作人员需要构建智慧化的搜索引擎，实现对文本、音频等数据的深度挖掘。并且还需要对档案信息进行组织和分析，这样有便于形成社会信息服务、专题分析报告等知识增值产品。而这些行为不仅可以帮助档案的利用者实现知识的创新，还能通过知识的加工形成行管的文化产品，从而满足不同层次的需求。另外，相关的工作人员还要充分挖掘大数据的功能，如大数据的预测分析等，对碎片化的数据进行收集和报告，这样有助于智慧管理的实现。

4 结束语

大数据时代的到来使得我国的档案管理工作发生了巨大的变化，需要相关的工作人员积极进行应对。而对于相关的管理人员来说，需要在了解大数据时代档案管理模式的变化的基础之上，创新档案信息资源的建设方式并构建大数据集群，创新档案信息资源的整合并积极搭建云平台，实现档案信息智慧管理并挖掘大数据的功能。只有科学合理地落实相关创新模式，才能推动我国档案管理更快的发展。