基于大数据技术的企业档案管理工作探析

王秋颖

（中节能太阳能股份有限公司，北京 100082）

顾名思义，大数据就是海量的数据，对于企业而言就是企业运营中所有数据的集合。大数据时代下，所有的信息都可以进行数据化，转化为数据进行统一管理。大数据技术能够让企业的档案管理工作更加高效，让企业管理者更好地掌控企业各方面的数据情况，构建企业数据库。在档案管理方面也是如此，运用大数据技术进行档案管理工作能够让档案管理工作更加高效，实现更好地管理效果。但就目前来看，各企业管理者在运用大数据技术进行企业档案管理工作时还存在着一些问题，只有解决好这些问题，才能让大数据技术更好地在企业档案管理中发挥更大的作用。

1 运用大数据技术进行企业档案管理的重要意义

企业档案是企业成立以来的所有重要信息的记录，记录了企业的成长过程，对企业将来的发展具有十分重要的意义。企业档案并非一成不变，而会随着企业的不断发展增添新的内容，因此企业档案的管理是一项十分庞大，也十分重要的工作。因此，要想提高企业档案管理的效率，就要运用大数据技术。首先，运用大数据技术，将企业档案转化为数据，能够提高企业档案中有效信息的利用效率，对其中的有用信息进行进一步的挖掘。企业档案中包含着许多有用的信息，这些信息对于企业的进一步发展具有重要的指导作用。传统的企业档案管理方式下，档案中的各种有效信息会被淹没，无法发挥出效用。而运用大数据技术对档案进行管理就能更好地将其中的有效信息挖掘出来。其次，大数据技术能提高企业服务用户的质量。借助大数据技术对企业档案进行管理，能够更好地加强企业各部门之间的联系，建立企业信息网络，让用户能够更好地了解企业，便于用户检索查找需要的信息，让企业档案充分发挥出其应用的效用。

2 大数据背景下企业档案管理中存在的问题

大数据时代下，各种信息处理技术已经在很多企业中得到应用。但是在大数据技术的运用中仍然存在着一些问题，这些问题严重制约了企业档案管理的进一步发展。首先，企业档案管理部门尚未进行完全数字化。当前的背景下，传统的档案管理方式已经不再适应企业发展的需求，很多企业也建立了数字化管理平台，对企业各方面的工作进行数字化管理调配。但是即便如此，很多企业仍然不能很好地运用数字化技术对档案进行应用和管理。虽然企业人员已经将档案录入到了系统中，转化为数据的形式，但是由于企业人员对于大数据技术不熟练的原因，仍然无法运用大数据技术很好地将数据档案应用到企业的运营中去，无法满足企业的发展需求。其次，很多企业的档案管理者缺乏这方面的知识。时代的发展对人才提出了更多要求，当大数据技术进入企业，企业人员必须要有足够丰富的知识技能才能更好地对其加以运用。但是目前很多企业的档案管理人员都缺乏运用大数据技术方面的知识，缺乏对大数据技术的了解，业务水平欠缺，严重制约了企业档案管理工作的进一步推进。再次，信息时代的信息安全也是十分重要的一个问题。企业在运用大数据技术对企业档案进行管理的同时，应当更加注意档案的信息安全，保护好企业信息，避免不法分子侵入，避免信息泄露对企业利益造成损失。

3 运用大数据技术进行企业档案管理的具体措施

1）提高档案管理人员的专业技能和责任意识。大数据背景下，运用大数据技术进行企业档案管理需要更高素质的人才。很多企业的档案管理人员仍然秉持传统的管理理念，运用传统的管理方法，跟不上时代的步伐，没有掌握大数据技术的运用方法，这样不仅会使得档案管理工作效率低下，还会阻碍企业的前进。因此，企业应当重视档案管理人员的专业技能问题，聘请专业人员对档案管理人员进行专业技能的培训，让档案管理人员了解更多大数据知识，学习先进的大数据企业档案管理经验，运用到自己的企业管理工作中来。另外，企业档案管理人员还增强信息安全意识，自觉承担起保护企业信息的责任，提高自身的专业素质。企业档案属于企业内部信息，其中包含了许多数据，对企业的发展至关重要，因此需要档案管理人员提高责任意识，树立警惕意识，管理好档案的同时也保护好企业档案。在日常的管理工作中，档案管理人员应当具有防范意识，最大程度上避免信息泄露或丢失情况的发生。

2）运用大数据技术做好信息的采集和存储。除了要将原有的企业档案进行数字化转化，录入信息系统，企业的档案管理人员还应当对企业信息进行进一步地采集。企业档案需要不断完善，也需要不断进行补充，保证企业档案的完整度，因此，档案管理人员应当对企业信息进行进一步采集，对企业档案进行进一步的补充。在采集过程中，档案管理人员应当注重信息安全，保护好采集到的的各项信息。另外，对于一些重要信息，档案管理人员应当进行备份，防止信息丢失。在对信息进行存储时，档案管理人员可以借助一些外接设备，比如硬盘等等，确保有足够的存储容量对企业档案进行储存。存储时，档案管理人员应当对一些重要信息进行加密处理，确保信息安全。

3）建立统一的信息管理平台，提高档案信息的利用效率。为了更好地对企业档案中的有用信息加以利用，让企业档案推动企业的发展，企业档案管理人员应当建立统一的信息平台，将企业各方面业务内容都进行数字化处理，建立信息网络，构建企业内部沟通的桥梁，提高企业档案信息的利用效率。对于不同等级的企业员工，档案管理人员应当给予不同的信息查阅权限，既确保员工能够查阅到需要的资料，又能保证加密信息的安全。企业档案管理人员还应当对企业档案进行分类，方便企业内部各员工进行查阅。这样就能真正利用好企业档案，建立起企业各部门之间的紧密联系，促进企业的进一步发展。同时注重信息安全尤为重要，档案管理系统中设置信息查阅的权限，对绝密信息进行多层加密处理，保护好企业内部信息。

4 结束语

大数据时代下，企业的各方面的管理方式都应当跟随时代的步伐有所改变。这种情况下，企业要想进一步发展，就必须跟随时代步伐，对原有的企业档案管理模式进行变革，借助大数据技术对企业档案进行管理，这样才能进一步做好企业档案的管理工作，更好地对企业档案进行利用。档案管理人员应当树立起责任意识，保持开放的心态，虚心学习先进的大数据管理技术。企业也应当对管理人员定期进行培训，提高管理人员的各项技能。企业要有建立信息化平台的意识，档案管理员要积极推动与建立起企业档案信息平台，方便企业信息的检索和应用，这些功能实现中最重要的是保护好企业档案的安全，提高警惕意识，运用加密技术对企业档案进行保护，防止信息泄露。