探讨研究电子文件时代文档管理一体化论

陈 蓉

（阿坝州中心血站，四川 阿坝藏族羌族自治州 624000）

电子文件时代的降临，为人们的文档管理工作带来了很大的便利。人们通过互联网和计算机设备，实现对文件资料的管理控制。同传统纸质档案管理方式相比，电子文件管理拥有更高的安全性、保存时间长、不会磨损丢失的优势，为人们查阅信息提供了巨大的帮助。但由于传统纸质档案管理时间较长，思想根深蒂固，导致一些工作人员在进行电子文件管理时，出现难以适应、未能明确管理定位和一体化论断的问题[1]，给管理工作质量和效率带来负面影响。深入研究其中的问题，从而提出相应的管理措施，便成为当务之急。

1 文档一体化内涵和意义

1）内涵。文档一体化，就是指相关工作人员采取合理方法，将文件形成、传输、管理同档案采集、归纳、保存、使用等环节结合在一起，沿照统一标准规范，统筹规划，将其作为一个有机的整体来进行管理。2）意义。通过实现文档一体化，能够大幅度简化档案文件的管理流程，实现档案信息和文件资料的合成，摆脱原有档案文件中条条框框的束缚，实现资源信息集合，节省人力、物力资源，并有效提升工作效率。并最大程度保证档案有效性、真实性、可用性，帮助人们对管理人员的角色定位加以重新审视[2]，在某些意义上说，也提高改善了他们的工作环境。

2 理论基础

基于各种文档类型和生命周期的认知研究，人们确立、形成了电子文档一体化管理理论。但就文档的生命周期来看，任何文档都要从最初的收集、归纳、成型，再到保存，修改、使用，再到最后的销毁或是永久保存。开展文档生命周期一体化管理，便是对文档生命周期中每个环节进行不间断管理。在非一体化文档管理中，使用的管理方法往往无法与文档生命周期规律相统筹协调，致使文档在运输和实际使用时，发生损毁、丢失的情况。而一体化管理恰好相反，通过这种管理方式，工作人员可以将文档生命周期的各个环节阶段衔接在一起，持续给予文档良好有效的管理和保护[3]，并将每次改动详细记录下来。

3 一体化管理中的问题

1）管理趋于形式。一般情况下，在电子文档管理过程中，工作人员往往会把管理软件划分数个子系统，这样做在一定程度上违背了档案管理要求，也同文件运动规律不相匹配。从表面来说，通过归卷管理环节，系统能够将档案阶段和文件阶段有效连接，但从本质上讲，对于电子文件，自从归档开始，就破坏了从其生成之日便开始的“档案化管理”，比如：在电子文件系统的内部，建立元数据著录机制。由此可见，在电子文件管理中，相关人员不能一味关注归档环节。想要做好电子文档一体化管理，应当将目光集中在文件管理子系统上，实现文件分类、监控，确保记录文件登记、审核、签发等环节有序无误。还要注意将日志管理、权限设置、元数据著录机制、实时鉴定等模块嵌入系统[4]。2）软件开发缺乏规范。现阶段，我国研发的文档一体化软件数量有几千种，但根据实践来看，一些软件存在设计缺漏、质量低下的问题，使用这样的软件，难免会导致部门、地区间出现信息阻碍的情况，不能同新型网络技术相接轨，无法实现资源信息共享的目标。所以，制定通用一体化软件功能规范，实现输出、输入接口的统一[5]，便成为当务之急。3）原流程设计同电子文件管理需求不符。电子背景下，文件管理环节间的界限愈加呈现模糊化态势，比如：在电子文件生成前，鉴定、著录、保存内容就已经完成。而与此同时，有些缓解实施时间却延长了，比如：元数据加载的著录工作，便将整个电子文件的生命周期贯穿，重要的是，从整体来看，文档一体化管理流程愈加朝着集成化方向发展。不同环节业务或同时开展，或交叉进行，相比于传统纸质文件管理，电子管理阶段界限不再那么明显。由此可见，重新设计、组合电子功能模块，便显得极为重要。

4 一体化管理方法

1）积极转变一体化管理思想。思想是行动的先驱，想要做好电子档案一体化管理，顺应新时期要求，严格管理文档工作，相关工作人员就要及时转变传统落后的管理思想，准确认识一体化管理概念，不断消除档案管理同文档管理之间存在的差异，确保内部工作协调性得到提高，在实践中努力推行一体化管理新思路、新方法。2）开展一体化管理机制。在传统文档管理中，相关工作人员不是将档案和文档混在一起管理，就是将档案和文件分化对待，前者严重影响工作质量，后者严重影响工作效率。想要尽早实现电子文档一体化管理目标，相关部门就要尽快制定相关管理机制，对各部门、岗位具体职责加以明确落实，分别设立档案和文件管理部门，实现责任细化。3）加大投入资金，研发新技术。在电子文件时代，文档管理工作高度依赖高新技术设备，想要弥补人工管理中的问题，着重突出管理优势，就要加大投入资金，多角度、综合性完善电子文档一体化管理。就文件检索来说，现阶段，只有满足类目、时间筛选要求，按照操作人员输入制定、在档案库中收集资料信息的电子软件，才能满足大批量文件管理需求。所以，档案管理部门和文件管理部门要加强合作，针对一体化管理中的重点难题，一起研究管理新方法、新技术，注意要做好信息的交互作用，在满足个性化服务的同时，确保软件拥有足够的安全性。4）加强管理人员专业素养。在一体化管理中，电子文档的管理质量取决于文档管理人员是否拥有足够的专业能力。只有确保从业人员的操作规范性，才能避免工作中发生漏洞。通过定期开展培训、组织工作人员学习专业知识，及时引进新型设备和软件，确保他们掌握必要的专业技能。另一方面，注重素质教育，培养服务意识，加强日常工作中的沟通能力，为电子文档一体化管理工作的顺利开展奠定坚实基础。

5 结语

在电子文件时代，文档管理工作同互联网、计算机技术紧密相关，同时也是管理方式和科学技术的有效结合，通过深入推进计算机技术培训，能够有效推动电子文档一体化建设，提高工作质量。相关工作人员要不断提高自身计算机操作能力，从资料信息的收集、整理、研究等各个环节入手，迎难而上，积极探索，正视各种考验，解决存在的问题，推动我国电子档案管理事业迈上新的台阶，为人们提供更加优质的服务。