人口计生档案管理创新及档案管理数字化问题思考

2021-04-14盛日灵

卷宗 2021年17期

盛日灵

（莒县计划生育协会，山东日照 276500）

国家的发展离不开创新，创新精神是推动社会经济和各个行业进步的源泉，人口计生档案管理也不例外，以原有人口计生档案管理模式为基础创造新的管理模式，努力提高人口计生档案管理数字化程度，从而适应社会发展的需求，为我国人口计生档案管理工作提供信息化支撑[1]。

1 人口计生档案管理现状

人口计生档案管理工作是一项复杂且繁琐的工作，有高度重复性、记录性和永久性的特点，但是档案管理人员自身业务素质不够强，传统的档案管理工作模式粗放，容易造成人口计生档案资料的丢失，从而对人口计生档案资料的完整性有很大影响。另外，人口计生管理工作没有充分利用数字化和信息化技术，依旧采用纸质的管理模式，人口计生管理信息资料无法及时完成传递，严重地影响数据化建设的发展。随着科学技术发展进程，数字化管理已经成为核心，很多人口计生管理部门已经开始实施信息化办公建设，但是信息的共享效率还有待提高，在人工为主的管理模式中，缺乏先进的管理理念，缺乏创新思想和意识，管理水平落后，档案管理人员工作量和压力不断的增大，从而影响人口计生档案管理效率和质量。

2 人口计生档案管理中存在的问题

2.1 数字化管理存在的问题

我国人口计生档案管理部门对档案管理数字化系统建设的资金投入有待增加，经费不足造成数据化系统设备落后。设备的落后导致数据库和软件管理的运用相对困难，信息化存在孤岛问题，数据不能有效的共享，利用率不高，人口计生档案资料查找还需要人工帮助，增加了档案管理人员的工作量[2]。

2.2 人口计生档案管理部门存在的问题

我国人口计生档案管理部门的工作人员大多都是临时调配人员或兼职，没有专业的管理机制和考核机制。绝大部分人口计生档案管理人员都没有经过专业的学习和培训，无法达到人口计生档案管理工作的标准，对人口计生档案管理工作的重要性认识不到位，意识和责任心淡薄，对工作流程和业务认知不熟悉，难以胜任人口计生管理日常档案资料的形成、累积、保管和整理等基本档案管理工作。

2.3 人口计生档案管理制度存在的问题

我国目前对人口计生档案管理制度没有一个标准化概念，人口计生档案管理工作缺乏规范与标准。绝大部分人口计生档案管理的工作人员不是专业人员，所以人口计生档案管理工作者的业务素质较低，专业性较差，在工作中的表现往往是不专一不敬业，从而导致工作中出现漏洞。由于机制的不健全，责任的不明确，将造成工作人员对档案的保密性不够严格，在工作出现差错时，无法及时追究责任，从而导致档案管理工作问题较多[3]。

3 提高人口计生档案管理水平的有效措施

3.1 加强人口计生档案管理的认知

人口计生档案管理工作必须进行改革，落实责任制，使档案管理工作人员认识该项工作的重要性，从而改进工作态度，提高档案管理水准；推行人口计生档案管理部门标准化管理模式，采取有效措施提高人口计生档案工作人员素质。

3.2 提高人口计生档案管理的规划标准

强化人口计生档案的规范化管理，建立完善的信息管理系统，既要提高人口计生档案的数字化程度，也要提高人口计生档案管理的专业化水准。同时，优化资源配置，定期维护档案管理设备，提高管理效率，充分利用最新技术和设备，提高人口计生档案管理数字化建设标准。

3.3 提高人口计生档案管理人员素质

人口计生档案管理模式的创新需要高素质的人才支撑。强化人口计生档案管理工作，需要提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重更新档案管理理念，增强档案信息服务能力，提高其处理问题的能力和水平。只有这样，才能做好人口计生档案管理工作。在此基础上，人口计生档案管理部门应定期对人口计生档案管理人员进行职能培训，组织或积极参加档案管理机构组织的专业技能培训，分析人口计生档案管理人员在工作中遇到的问题和困难，提出解决方法。另外，在提高人口计生档案工作人员自身素质的同时，要优化人口计生档案管理的硬件设备和对应软件。在人口计生档案管理工作中，应尽量利用网络技术，以提高人口计生档案管理工作的效率。

4 人口计生档案管理数字化分析

4.1 虚拟化的人口计生档案管理资源

人口计生档案数字化管理中，虚拟档案是一个重要组成部分。强化人口计生档案的虚拟化管理，有利于数据库信息资源的集中管理，提高服务器管理效率，实现人口计生档案的长期保存。采用虚拟档案管理，通过虚拟资源模式，使人口计生档案资源与公共信息平台相连接，有助于提高档案资料的共享程度，降低相应的存管费用，更好地推进人口计生档案管理工作。利用计算机技术管理人口计生档案，可以提高工作效率，有效地应用人口计生管理软件和数据库，使传统文本模式的档案管理向数字化方式转变，扩展人口计生档案管理的功能。

4.2 人口计生档案管理中的信息管理

鉴于人口计生档案管理工作中涉及的信息资料较多，可以建立有针对性的包含各种信息资料的数据树，对人口计生档案管理进行数据化管理。数据化具有传输性、可靠性、灵活性等性能，通过互联网来实施信息的浏览就是数据化的表现形式，进而施行人口计生档案信息共享。因此，人口计生档案管理工作对数据化的应用有助于工作效率的提高。