浅谈电子档案的发展

林雪仪

（东莞市科学技术博物馆，广东 东莞 523000）

档案工作是保障人民根本利益的重要事业，我国历来十分重视它。2021年1月1日起施行新的档案法，是我国档案法治建设进程中新的里程碑，是档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志，必将对新时代档案事业高质量发展产生重大深远的影响。电子档案作为档案在新时期的新形式，必能获得持续、快速的发展。

1 电子档案的兴起

档案管理是社会信息资源的主要载体，承担着信息收集和储备的重要任务。档案管理人员在对各类信息资源进行整合归类之后进行统一的装订、收录和保存，之前一直以纸质档案为主。随着信息技术的飞速发展和大量电子文件的产生，电子档案的概念学界早在90年代已经开始研究，国家也出台了相关标准和战略规划，目前正在大力推进纸质档案数字化，实行双套制保存，即纸质档案一套，数字化电子档案一套。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案具有检索方便、实时同步备份、存储空间小，维护方便的优势，成为档案发展的必然趋势。电子档案的产生和推广，带动档案管理信息化应运而生、快速推广。

2 当前电子档案存在的问题

档案管理最重要的是保持档案的原始记录性和安全性。与纸质档案相比，电子档案的内容很容易被修改和受到黑客、病毒等攻击，电子签章还没有普及，电子档案的安全性是制约电子档案的一大问题，引起政府机关、企事业单位的高度关注。

如何实现电子文件的真实性、完整性和有效性仍是难题，电子文件很容易修改和载体之间的迁移，导致其凭证作用无法定性，法律地位无法确定，就难以在政务中发挥作用。电子档案难以长久保存，光盘、磁带、硬盘的寿命都有限，系统的寿命也有限，将产生当初的系统能读出电子文件、以后支持该系统的软硬件平台更新换代后不兼容原来的电子档案等隐患。电子文件如果要在政务中能流通，那么系统、格式、标准必须要统一，当前一个公司内部都难以统一，何况各个政府部门，这是庞大的系统工程。

3 推广电子档案的建议

3.1 制定电子档案管理机制和执行标准

新档案法对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等作出规定。各级政府也将档案信息化纳入信息化发展规划，保障档案数字资源的安全保存和有效利用。规定电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设提出了新要求。

在对电子档案的保存与维护过程中，应在充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等实际情况下，统筹设计技术方案和工作模式，采取有效措施确保电子档案的安全可靠。具体要注意几个问题：第一，要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示，可以采取同时保存电子档案相关支持软件、保存原始档案的电子图像和保存电子档案的打印输出件或制成缩微品这三种方法。第二，要保证电子档案载体物理上的安全。电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质载体上，需要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，必要时配备防磁柜等专用设施。第三，要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案内容是以数码形式存储于各种载体上的，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存。第四，要对电子档案定期进行有效的检测与维护。对保存的电子信息要定期进行检测与拷贝，对于电子档案的检测与维护必须严格管理，建立相应的维护管理日志。

3.2 打造高素质专业化档案人才队伍

档案工作是一项专业性很强的工作，档案整理、保护、鉴定、编研等工作都需要有先进的科学技术和一支高素质的专业人才队伍作为支撑。

一是大规模开展干部培训。要加大年轻干部培养力度，通过专题培训、专项工作、挂职锻炼等方式，不断打牢理论根基、政治根基、业务根基、道德根基，提高解决实际问题的能力。各地区各部门也要制定培训计划，对本地区本系统档案干部进行培训。使他们掌握最先进、最核心的档案管理技术，并且保证他们具有良好的职业素质，能够适应档案管理过程中产生的困难和挑战，满足档案管理的需要。

二是组织实施人才强档工程。根据“十四五”时期档案事业发展对人才的需求，研究制定中长期档案人才队伍培养规划，着力培养一批有深厚档案学术涵养的管理人才和档案编研开发、档案保护修复、档案科研、信息化技术等方面的领军人才。开展档案管理硕士专业学位教育，建设一批“档案工作实训基地”。深化档案专业人员职称制度改革，突出品德能力业绩。组建一支具有超强计算机操作能力、能够熟练运用高科技设备、熟悉档案管理专业知识的人才队伍。

3.3 筑牢电子档案安全屏障

档案安全本质上是政治安全，档案管理的核心要义就是安全保管。电子档案是新生事物，对其安全性问题必须强化底线思维，丝毫不能放松。各级档案部门要切实担负起档案安全特别是电子档案安全的主体责任、领导责任和监管责任。档案主管部门要加大监督检查力度，抓好安全保密宣传教育，严肃查处档案安全事故，以责任追究倒逼责任落实。要健全责任体系，完善安全风险管控机制，提高防范化解风险能力。要按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆应急管理规范》《档案馆灾害防治工作指南》等，完善相关规章制度和应急预案。要开展经常性安全隐患排查，对发现的问题隐患建立台账、逐项整改，注重堵漏洞、强弱项，提高人防、物防、技防针对性。定期组织开展应急处置实战演练，不断提高应急处置能力。同时，要严格按照国家等级保护和分级保护要求，加强对重要档案信息系统的安全防护工作，大力完善电子档案相关配套的软硬件设施，积极推进自主可控环境下档案业务系统建设。充分发挥档案行业网络与信息安全信息通报制度作用，提升各级档案部门网络安全态势感知和应急处置能力。

4 结语

电子档案新生事物，是档案的新形式，与信息化技术和潮流相适应，尽管当前其发展过程中仍存在一些突出问题，但我们仍要坚定发展电子档案的信心和决心。各级档案部门在国家统一部署下，通过强化档案管理信息化的科学意识，牢固树立档案安全的底线思维，制定完善的管理制度，加强对档案管理人才的队伍建设，在技术更新带动下进行电子档案管理改进与升级，我国将更快地实现电子档案的广泛普及，最终实现档案管理的信息化。