对基于信息化的工程建筑档案管理建设方法的研究

2021-04-14张焱

卷宗 2021年17期

张焱

（中国建筑标准设计研究院有限公司，北京 100048）

在新时代背景影响下，通过加强信息化档案管理在工程建筑施工过程中的应用，有利于全面增强档案管理的质量和水平，同时，这也降低了档案管理的繁琐性。除此之外，采用现代信息化档案管理手段，也是顺应了我国信息技术发展的潮流，最终有助于全面增强工程建筑档案管理质量和水平，实现预期的信息化档案管理目标。

1 当前信息化工程建筑档案管理中存在的具体问题

1.1 工程建筑档案管理人员开展档案管理工作过分依赖信息系统软件

现代化背景下，由于我国现代科技迅速发展，并且在办公领域中体现出了其价值，获得了管理和工作人员的青睐，并且将信息化档案管理引入到了具体的工作中。同时，大部分工程建筑企业在开展具体的档案管理工作时，往往会采用计算机系统开展具体的工作，虽然这种现代化档案工作方式可以为工程建筑档案管理人员减轻工作量，也能为工作人员提供管理的方便，但是，一些档案管理人员会对系统软件产生依赖心理，一旦离开工程建筑档案管理系统，就无法开展后续的工作。同时，通过详细观察具体的工程建筑档案管理工作可以发现，如果存在操作不妥当或者是停电的现象，一些档案管理软件或者系统将无法正常运行，已经录入的信息也很难获得保存，这种情况下，直接制约着工程档案管理工作效率的提高和有效进行。

1.2 工程建筑档案管理信息化工作体系不完备

在我国部分工程建筑企业中，有些工程建筑企业配备的档案管理工作人员不丰富，同时也没有特别关注相档案管理工作的开展，这种情况下，很难做好工程建筑档案管理的分配工作，这样则容易给工作人员带来较大的工作压力，具体的工程建筑档案管理工作效率也很难获得提升，目前，虽然在工程建筑行业中建立了现代信息化档案管理系统，但是有些建筑工程档案管理人员只是对电子档案进行简单的加密和保存处理，这样档案信息容易流失。再者，还有一部分工程建筑档案管理人员并没有对档案管理工作形成全面的认识，这就使得相应的工程建筑档案管理评价体系不完善，最终会降低工程建筑档案管理的工作效率。

1.3 在信息化背景下，工程建筑档案管理系统容易缺少准确性的档案原始数据

当前，在工程建筑企业中，虽然许多工程建筑企业已经采取了现代化模式开展相应的档案管理工作，但是产生的效果差强人意。这主要是因为有些档案管理人员在开展具体的档案管理工作中，还是存在许多工程建筑原始档案数据需要档案管理工作人员使用手动的方式进行输入和记录，这直接降低了工程建筑档案管理效率，因此，如果工程建筑档案管理工作人员在输入原始档案数据时存在一些误差，容易产生较大的错误。除此之外，如果相关的工程建筑档案管理人员事先笔记没有将数据内容进行备份，这可能会导致工程建筑档案数据信息丢失，继而导致工程建筑档案管理工作中数据信息不全面，这直接影响到工程建筑档案管理工作的顺利有效开展，信息化档案管理模式也很难发挥其重要作用。

2 信息化的工程建筑档案管理建设方法和策略

2.1 增强工程建筑档案管理人员的信息技术管理能力

在我国现代化工程建筑企业发展过程中，工程建筑企业负责人需要加大对工程建筑档案管理人员的培训力度，增强他们的工作能力。比如，工程建筑企业可以每周或者每月定期举行一次信息化档案管理模式测评，通过采取笔试和实践操作两种方式来测试管理人员的信息化档案管理水平，对于某些工程建筑档案信息化管理水平降低的管理人员，相关的管理者需要做好他们的管理和培训工作，让他们在具体的培训过程中充分了解信息化工程档案管理工作的重要性和价值，进而增强工程建筑档案管理的质量和水平。

2.2 建立科学完备的现代化工程建筑档案管理制度与工作机制

在新形势影响下，我们的工作和生活进入了现代化，这就要求着工程建筑工作和管理人员充分采用信息模式开展具体的工程建筑档案管理工作。所以，针对工程建筑档案管理工作，相关的档案管理人员需要根据工程建筑企业内部档案管理的实际管理情况制定科学完备的档案管理制度，同时还需要采取先进科学的档案管理工作机制，那么，在构建现代化数字化工程建筑档案管理平台时，档案管理人员需要根据相关的档案管理资源进行整合，打造科学、富有浓郁现代化气息的工程建筑档案管理制度和平台，构建严密的工程建筑档案管理体系。再者，工程建筑档案管理人员需要强化自我管理机制，充分发挥自主档案管理能力，通过借助信息平台，掌握相应的信息技术，提高工程建筑档案管理工作的水平。此外，工程建筑档案管理工作人员还要做到实事求是，根据工程建筑企业的档案实际管理情况，借助现代化模式规范工程建筑档案管理工作，制定统一科学的工作标准，对档案管理的不同类型、格式等加以规范，这样可以增强信息化工程建筑档案管理工作的协调性和高效开展。

2.3 借助大数据信息平台，构建科学完善的工程建筑企业档案管理数据库

为了全面增强工程建筑档案管理工作的高效性，相关的档案管理人员需要构建科学完善的档案管理数据库，借助数字化档案管理系统开展具体的工作，保存相应的工程建筑档案信息，并且还要利用信息技术搜索出具体的内容，这样可以节省工程建筑档案管理工作的时间。同时，工程建筑档案管理人员需要熟练地操作计算机网络，利用计算机网络的高效性开展具体的信息整合和数据库管理工作，为工程建筑档案管理工作提供保障。在搭建起了工程建筑档案管理信息平台后，相关的管理人员也不能松懈，要对后期的维护和运营工作提供保障和技术支持工作，这样有利于保证工程建筑档案信息化管理数据的安全和完整，有利于推进工程建筑企业档案管理工作的顺利开展和进行。