数字化档案开放鉴定工作的实践与思考

韩瑛蕾

（青岛市城阳区海洋发展局，山东 青岛 266000）

随着我国经济的发展，市场竞争速度逐渐加快。为有效的稳定市场和谐稳定的局面，国家单位必须制定有效的政策，并针对社会发展的各个方面调查分析，组织人员参与实践，落实政务工作的方案。各区域政府单位所管辖的档案馆主要就是负责将本地的政务信息有效存储和馆藏，从而确保政务工作有可探查和对照的依据，为相关政务工作作出合理性评价。然而随着时代变化，政务工作量逐渐扩大，且因为开展政务工作的人员活动变得复杂，从而需要档案馆全方位的考量政务信息，不能再按照传统的工作模式整理档案，而应保持敏锐的分析能力，对政务信息的各部分内容妥善处理和梳理出工作环节，使档案变得真实可靠。数字化的引入满足了这一条件，能帮档案工作人员匹配检索和数据分析功能，更快的将错误和有漏洞的信息内容排除，提升工作效率，从而消除单纯对接档案资料的弊端。现如今，数字化档案在鉴定方面有着一定效果,开放鉴定工作具有信息共享和实时传达的功能，越来越受到重视。而当前的开放鉴定工作却仍然存在大量问题，必须予以解决。

1 数字化档案开放鉴定工作实践过程存在的不足

1.1 档案开放鉴定时机比较单一滞后

虽然数字化档案将传统鉴定工作中的纳入档案的形成、进馆以及归档等流程能够技术化的展现，使工作人员快速的处理，从而解决了以往分工不明确、人员调配困难的问题。但是数字化档案在存档和建立数据库的过程中同样需要专业人员进行处理，而且要根据档案进馆的时间及时更正和补充，并将大量的档案以一定清晰的网格状态呈现出来，从而能够快速的开展鉴定工作。由于档案鉴定并没有纳入这一流程，往往是人员建立了档案数据库许久再被要求开始鉴定，而且虽然开放鉴定需要工作人员将所有实时的政务信息都处理，但是这些政务信息与实际的联系层次和重要性有一个标准，因而需要工作人员以一定的顺序展开鉴定。因此工作人员必须找到先鉴定的政务信息，再以此类推。即便工作人员之前已经将政务信息分类存储了，但是由于两个问题，造成工作人员的鉴定开放工作相对滞后。

一是工作人员欠缺对各政务信息的人力调查和分析，对各归档信息并不熟悉，在分类和整理时没有建立较为清晰的调配数据，在鉴定时需要花大量时间重新摸索。二是由于政务信息数量太多，且归档时间不一，而鉴定的时间又相对较晚，从而导致一些信息在没有鉴定之前就被销毁，使信息之间的序列性出现了缺口。虽然数字化档案不像纸质档案需要销毁纸质材料，但是数字化设备的存储量同样会影响着操作速度的质量，从而在一定时间内不予保留[1]。尽管数字化档案能够借助搜素和修复工具将丢失的数据重新找回，但却不够完整，难以成为可行性的依据。同样，虽然数字化档案馆可以利用数据的特性，在鉴定的日期传输实时的数据，但是由于政务信息的内容不一，有的政务信息在数字化处理鉴定中较快，有的却因为数据量较大因而鉴定较慢，从而造成本该第一顺序鉴定的内容却因为数据量较大而耗时较久，而解决这一问题就必须提前将这相对重要的鉴定信息通知档案馆，但是大多数单位人员并没有提前通知档案馆人员。

1.2 档案鉴定人员不足，难具备专业化水平

由于开放鉴定工作量日益增加，所需的鉴定人员也需要增加，而且必须具备数字化应用的专业水平。由于馆藏到期档案数量不断增多，更提出了新要求。虽然各级档案馆不断加强档案资源体系建设，能提升效率，但是每年到期需鉴定的档案内容也在逐年增加，增加了复杂性，导致档案开放鉴定的数字化应用模块不断增加。随着时代的变化，开放鉴定的内容也在拓展，不但要鉴定原有的内容，还要鉴定政务信息内容各部分的合理性以及人员在活动中的情况是否精确，因而需要相关人员搜集和查阅有关政务信息开展全过程的价值内容，不再是单纯的拿到部门人员所给的信息进行鉴定。尤其是区县档案馆馆藏量大，档案内容涉及面广、专业性强，开放鉴定工作需要专人负责。但目前大部分区县档案馆都未设置开放鉴定科室，缺少专职人员。虽然数字化档案相比于纸质档案效率更快，但是很多档案馆由于编制的限制,专业工作人员本来就少，在接到开放鉴定的通知后带有个人的主观性，拖延处理和排列政务信息的工作，导致依然缺乏工作的实效性。

1.3 不够规范到位档案开放鉴定标识

目前许多档案馆因为缺乏和单位人员就政务形成的情况交流沟通，缺少挖掘与政务信息相关资料的意识。这也就造成很多政务资料陷入同一种标准鉴定的困境，大多数部门单位将政务信息传达给档案馆后，档案馆开放鉴定就意味着需要公开透明，但是公开透明并不等于公布，并不能完全将机密内容共享和传递。但是档案馆人员没有梳理清楚，导致许多档案内容仅仅是单一的采用了文献标识，却没有围绕着政务信息的价值资料确定政务信息的等级和可追溯的部门单位，因此在标识中并没有将所属单位和明确的政务工作网站等元素引入，也没有建立相关部门单位新闻的超链接，仅仅是将政务信息鉴定完成，这就造成很多可以查阅档案的人员又将档案重新传输到其它地方，促使部门单位的权利受到了损害。一般来说，档案鉴定必须要将所有权这一要素确定，不能单纯鉴定完就丢到一边，由于数字化档案借助网络技术传播更快且覆盖面更广，更需要注重合法权利的保护，必须健全和完善档案开放鉴定的防护体系。由于这一块法律和制度并没有明确而规范的提出，也没有形成一定的公知行为，因而绝不能忽视。

1.4 档案数字化作用发挥不够，开放工作效率较低

从一些档案馆应用数字化平台的过程来看，欠缺对数字化平台的更新和养护，导致很多数字平台根本难以支持大量档案的鉴定工作。有的数字化平台质量差，造成接收数据和处理分析较慢，一旦业务量加大，就会导致卡顿的问题，延误工作时间。有些数字化平台在处理数据的功能上有着缺失，工作人员开展鉴定后面临档案题名三要素缺失和会议记录议题不全等重要问题，往往还需要自行录入，从而耽误了时间。许多区县档案馆并没有真正投入固定成本在数字化档案的制定工作上。

2 数字化档案开放鉴定工作的具体策略

2.1 制定切实可行的工作标准，使政务工作与档案无缝对接

开放数字化鉴定工作绝不仅仅是让档案馆按部就班的鉴定内容，而应该让档案馆具备开放的素养。主管部门应当提前将数字化档案鉴定的标准和形式制定，督促档案馆的内部完善数字化档案资源整合和人员调配的组织形式，同时对每一阶段所需鉴定的内容都应具备审慎的意识，以严谨、科学的态度对数字化鉴定应具备的各要素明确，同时对鉴定应达成的效果和目标理解，能够建立标准评估体系，应该以序列和全面性的标准对相关的档案信息进行思维上的补充和更正，从而能懂得利用数字化工具匹配其它资源核对和查验，为最终的鉴定结果提供更多可视化依据。因而，相关上级单位应该以科学预案的方式将这一整套的行为文化标准设计出来，让档案馆的工作人员接受培训，对他们的专业能力和综合素养提出要求，并且对数字化鉴定的结果与人员的奖惩挂钩，从而杜绝人员的随意性。同时对数字化档案技术引入的标准和投入成本的规划，必须督促档案馆准确的执行，将开放鉴定工作落到实处。

部门单位必须明确宏观调控的意识：首先，政务信息在传达至档案馆时，需联络档案馆主管人员立即安排人手进行鉴定。尽管数字化鉴定工作产生了效果，但是如果仅仅在内部封闭式的鉴定，随即将衍生的结果传达和反馈，无法保证政务工作的信息正确性是公开透明的[2]。为推进政务工作一体化的窗口机制，档案馆同样应该负有开放的属性，将工作的流程落到实处，从而使政府单位的公信力增强。目前在档案馆内部并没有主动开放档案鉴定工作的意识，大部分工作人员为了降低工作难度，反而更倾向于将鉴定工作停留在封闭的状态，不愿意开放和共享。而在政府单位方面又只能受限于一些国家政策，无法对开放鉴定工作提出更高要求。开放档案本身就有着限制，必须是各级国家档案馆保存期限满足了30年这一条件，才能予以开放，而且开放的主体只能是国家档案馆。在这种情况下，很多地方档案馆根本没有权利开放档案，也就无法将鉴定工作开放。因而，相关工作单位必须申请上级政府，对这一真实情况反映，并且寻找解决方法。其次，数字化档案又有着无法比拟纸质档案的缺点，那便是数字化档案要开放主要是借助数字化平台传输和共享，但是数字化平台数据同样有泄露的风险，在开放鉴定的过程中容易因为数据较多而操作不当，因而产生保密信息流失的结果[3]。因此在数字化档案开放鉴定的范围标定下，数字化档案同样需要开放某一部分，再陆续开放其他部分，从而保证数据传输的可操作性，同样能及时对信息传达过程检验。主管单位应该对档案馆人员的细节流程制定，也需具备数字化档案鉴定的技能，从而能模拟出大量鉴定信息传输的流程，示范性的建设数字化档案实验基地，亲自开发周期带档案馆的人员进入探讨和交流成果。最后，虽然数字化档案接收较快且分析和鉴定速度较平稳，能够在政务信息20个工作日之内开放和公开，但是由于档案馆的工作模式并未有效改进，档案工作人员只是被动的将信息导入数字化设备开展鉴定，并没有对信息准确的分析，从而在鉴定中缺乏多元角度的思维，依赖于技术鉴定，因而往往等到鉴定结果出来再予以开放，鉴定过程中却并不进行判断。当有些档案牵扯到国家人员利益时，往往在这个过程中被相关人员重新调配和归档，控制起来利用，导致数字化鉴定虽然是开放了，但是开放鉴定的内容并不健全和完备，失去了合理性和科学性。大部分工作人员本身缺乏开放意识，也没有意识到开放鉴定的重要性，从而对相关人员的做法不置可否，甚至于在数字化鉴定时随意的挑选几份内容鉴定，停留在形式化阶段，并没有真正的落实档案鉴定开放工作。这些问题都导致档案开放鉴定的结果与开放透明的政务目标脱轨，难以真正实现目标价值。必须将档案鉴定全方位的开放特征打造出来，相关人员必须对所有参与传达政务信息人员的素质进行提升，而且必须保证整套流程中不能有外人私自妨碍档案鉴定流程，制定政策条例对这些行为作出规划。

2.2 转变思维，提高档案开放率

档案馆工作人员的开放意识格外重要，数字化的引入只是促使人员工作效率有所提升，若停留在传统的思维，就难以挖掘出数字化档案鉴定的创新成果。在相关政策宣传行为文化的同时，也需要将档案馆的开放属性渲染出来，让档案馆的人员能和社会大众互动。本身政务工作就是为了人民服务，因而部门单位竭力于打造光明政府和阳光窗口。由于传统的视野下，档案馆欠缺发挥应有的职能，没有和公众产生联系，因而往往难以激发出责任感[4]。必须让社会大众有机会了解档案馆的实际价值，也要让档案馆有机会实现更多的价值，才能使档案馆在开放鉴定的工作中愿意契合社会发展，从而对数字化平台产生更多精神享受，拓展个人的开放视野，使数字化档案的效果有效提升。

2.3 多措并举，提高档案开放工作效率与质量

相应单位必须意识到档案馆人手不足的情况，因此即便愿意开展培训，依然无法形成效果，因此必须扩充人手，使档案馆的鉴定更加开放而科学。必须扩充具备数字化先进意识和专业技能的优秀人才，并且成立组织，从而能够保障标准目标流程体系的制定，防止人手技能经验不对等且工作分散带来的矛盾。需要专门将开放鉴定这一工作引入专业教育和企业工作中，使相应的高校档案管理与企业档案管理同样具备鉴定意识，从而开设和推进实践课程体系的深化，从中培养专业对口的系统人才，使数字化档案的鉴定工作更加快速。加强培训交流的力度，提升工作人员的专业能力。市级档案部门定期开展开放鉴定的业务培训，讲授鉴定工作的最新要求，介绍先进工作方法；区县档案馆可邀请档案行业专家传授经验、拓宽思路，多措并举，逐步建立适应数字化档案事业发展需要的档案鉴定专家队伍。还应加强馆际间、同行间的交流。各级档案馆可定期组织馆际之间的业务交流活动，通过参观、座谈、学术研讨等形式，使工作人员互通有无，取长补短，不断提升档案开放鉴定工作水平。

2.4 不断深化数字化融合进程，摸索数字化档案鉴定多元功能

一是摸索和利用计算机批量处理功能，对部分档案进行批量处理。为更方便、快捷地服务群众，在馆藏档案数字化过程中，可建立若干个档案专题数据库，包括文书、房产、婚姻、知青、招工等[5]。可以借助数字化成果对这些专题数据库中涉及个人隐私的档案进行批量处理，全部鉴定为延期开放档案，避免一件件鉴定，以节省时间，有效提高鉴定效率。二是探索开发计算机软件，通过检索敏感词进行初步筛选。可以借鉴青岛市档案馆的做法，开发软件，设定敏感词库，对文件级目录及数字化全文进行检索扫描，借助信息化手段进行初步审查，再由工作人员进行复核，确定开放还是延期。这样既可以减少工作量，也可以大大提高工作效率和准确率。

3 结语

综上所述，随着我国经济的发展，信息技术也在不断运用，从而促使资源整合，提升档案管理现代化水平。数字化的引入能提升档案鉴定的效率，提升档案信息化建设。档案管理是各社会活动中衡量标准的关键部分，必须引起重视。档案馆的档案鉴定工作直接对接着政府信息，需保证其准确高效再公开，从而能帮助政府打造阳光窗口，提升档案管理的社会效益和经济效益，更好地为民服务。