基于大数据的高校人事档案信息化管理研究

苟丽华

（新疆轻工职业技术学院，新疆 乌鲁木齐 830021）

一直以来人事档案都是我国人事管理制度中尤为重要的组成部分，因为在人事档案中详细地记录着每一位人员的基本情况、学习经历、奖惩情况、个人能力以及任职情况等详细信息，能够起到非常重要的凭证和参考作用。而对于高校而言，因为学校内部的人员结构较为复杂，学科的种类也十分丰富，所以在展开人事档案管理的过程中需要有专业的人员来对所有的档案信息进行整理与归档，加上该工作不仅工作量非常大，工作内容也复杂繁琐，所以在高校人事档案管理当中构建信息化管理体系是非常必要的，对于高校的档案管理工作的开展也有着非常重要的现实意义。

1 大数据环境下高校人事档案信息化管理的必要性

1.1 能够加强档案信息检索的有效性和准确性

目前，大数据技术已经在高校人事档案中得到了广泛地应用，在高校内构建了完善的人事档案管理体系，能够在很大程度上为高校的档案管理工作提供新的发展机遇。随着高校人事制度的改革与优化，导致人员的档案信息数量十分庞大。由于人事档案属于个人学习和就业的重要依据，对于每一个人而言都是极为重要的。但是因纸质的档案资料不仅需要耗费大量的人力、物力和时间，还存在工作效率低的现象，而这样的档案管理工作根本无法满足高校人事改革的发展需求，所以基于大数据之下应该充分地借助大数据技术来构建信息化的档案管理系统，在提取完整个人信息的同时促进人事档案管理工作的顺利开展，既能够更加全面地了解所有人的实际情况，还能够提高高校的人事档案管理水平[1]。

1.2 帮助高校向社会输入更多的优秀人才

在高校人事改革的过程中应该构建科学合理的机制为基础，并为国家社会挖掘和培养更多优秀的人才，最大限度地强化高校的信息化水平，促进高校人事档案信息化管理人员的综合素质与能力。一般来说对于高校人事档案信息化管理工作的开展而言，大数据技术能够更好地对数据进行收集、整合与存档，能够最大限度地满足高校对于人事档案信息化管理的要求，从而为社会提供大量的优秀人才。

2 基于大数据的高校人事档案信息化管理具体应用

2.1 大数据技术在高校人事档案信息化管理的应用

2.1.1 信息采集

其实一直以来高校的人事档案都是以纸质的方式进行保存和管理的，导致在实际应用过程中非常不便。而大数据及时的应用则能够在很大程度上提供高效人事档案的采集效率和准确性，还能够在第一时间在计算机系统中进行准确的标注，为后续的档案管理与应用打下了坚实的基础。

2.1.2 信息管理

就目前来说，高校的人事档案管理工作效率非常低，主要原因就是纸质的档案管理因数据量较大，无论是整理存档还是查询应用都非常困难，并且错误率相对较高。由于高校的人事档案信息具备一定的复杂性，并且利用率相对较低，会在很大程度上对档案信息的利用率造成极大影响[2]。所以大数据技术的应用不仅能够有效地改善这一问题，还能够将其所具备的动态性、集合性等特点充分地发挥出来，有效地明确了高校人事档案管理的工作方向。基于计算机与云储存等信息技术的基础上，不仅实现了人事档案的信息化管理，也提升了档案信息的全面性与清晰性。

2.2 高校人事档案信息化管理中大数据技术的应用

2.2.1 改变传统观念，构建大数据平台

在高校档案管理过程中其目标相对较小，但内容全面，是高校管理现代化发展的典型代表。一方面，高校人事档案管理者必须具备一定的责任感，能够辨别档案资料的真实性与完整性，必须要确保所有的资料都经过核实后才能够与相关职能部门构建数据库，将所有的档案信息全部录入到数据库当中，例如：职位、姓名、年龄、民族等基础信息，并进一步根据人事档案的分类标准进行编目分类存放，保证信息的查询效率。另一方面，作为人事档案管理人员必须要具备专业的技能与素质，保证档案管理的效率与质量，这也是档案信息化管理中尤为重要的一点[3]。因此高校档案管理部门在安排相关管理人员时，需要对其学历、年龄以及专业水平等内容进行了解与考核，确保其能够胜任这一工作，同时也要在管理期间定期对其展开专业培训，提高其档案管理水平。

2.2.2 贯彻落实人事档案数据化，形成大数据理念

实际上大数据技术就是海量数据的集合，并且具备数据量大、传播速度快以及数据种类多等特征。基于社会发展的视角而言，大数据技术的能够促进人类的思维的创新与发展，让人们能够更深层次地认识并了解新世界，逐渐从原本的固态思维转变为容错思维与总体思维。而大数据技术的出现和应用不仅促使独立的数据库之间建立良好的联系，还在其形成连接的过程中产生更多的信息数据。

2.2.3 加强人事档案的安全性，规避大数据

首先，高校人事档案管理人员应该充分地了解和掌握人事档案大数据分析的所潜在的风险并展开有针对的防范。切勿在尚未了解情况的前提下盲目地应用大数据技术，否则大数据作用不仅得不到发挥，还会导致对数据资料的核心掌控出现偏差。另外，档案管理人员不应该较为盲目地去信任大数据技术，而直接忽视了技术本身所存在的问题，而是应该全面、彻底地去了解和认识大数据技术，并能够在人事档案管理中进行妥善的应用[4]。在实际管理的过程中应该紧紧围绕着人事档案信息化目标进行工作，并形成完善的风险预警机制。将高校人事档案数字资源风险所带来的风险进行全面消除，从而实现提高人事档案管理的效率。

其次，防止人事档案管理数据资源流失与泄露风险。因为在展开信息数据采集的过程中并无法提前预知到档案信息的使用环境，所以在完成数据化目标后为了能够确保数据使用的安全性与合理性，高校人事档案管理部门应该对此工作提起高度重视，在信息资源开发和利用的过程中进行妥善处理，为高校后续的人事档案管理奠定良好的基础。

3 结论

总而言之，大数据技术在高校人事档案信息化管理中的应用不仅是适应时代发展的重要手段，更是提高档案管理质量与效率的重要举措。所以高校方面应该科学合理地认识和使用大数据技术，促进高校人事档案信息化管理工作能够变得更加灵活有效，将大数据所具备的全部优势与作用充分地在高校教育中展现出来，推动高校人事档案管理工作的稳健有序开展。