高校档案管理信息化创新探讨

赵梦琪

（广西警察学院档案馆，广西 南宁 530000）

我国经济发展和科技水平日益提高，档案管理的效果与单位工作效率有着紧密而直接的联系，对单位的发展也意义深远，这就对档案管理工作的要求更加严格。高校也不例外。但是，高校档案管理本身是一件繁琐而无趣的细节性工作，怎样更加有效地进行高校档案管理常常是困扰档案工作人员的难题。在这种趋势下，档案管理工作的规范化、程序化、精细化成为提高单位管理水平和管理效果的重中之重。我国科技信息技术快速发展，相关档案的高层管理人员逐渐意识到这将是提高档案管理工作水平和管理效果的重要契机。如今，在档案管理信息化的潮流下对于高校档案管理的安全指数的检测并没有明确的指标。随着档案管理的程序化，高校的档案管理是否足够安全，档案管理的有关数据信息是否精确，成为如今高校档案管理工作的重点，保证高校档案管理安全是高校档案工作人员的首要任务。但是，相比于世界上其他发达国家，在高校档案管理工作的制度保障上，我国的有关经验非常缺乏。同时，其他行业的相关经验由于领域差别以及工作特征的不同并不适于被高校档案管理工作所借鉴。所以，这就造成了目前尽管我国科技信息水平不断提高，高校档案安全管理体制机制却存在严重不足的问题。为了更加切实有效地处理好这些问题，我们应当更加注重吸收和借鉴世界各国、各地区的档案数据信息安全保障体制机制的相关经验，同时，结合我国的实际情况，更好地利用科学信息技术处理好高校档案管理工作。

1 信息化条件下高校档案管理概述

随着我国科学信息技术的快速发展和不断创新，档案管理部门也更加重视档案数据信息管理的规范、精准、高效，而档案的规范化、精细化管理也成为高校档案管理工作的重要内容。档案数据管理信息化、规范化对于整体管理水平的提高有着不可忽视的作用，并且也将使得高校档案管理体系更加完善，提高单位的整体管理水平和管理效率。这种管理工作规范化、信息化也是目前我国整体档案管理的一大趋势，同时，也可以更为高效地检查和调取档案信息，提高单位的工作效率。

2 信息化条件下高校档案管理工作中的问题

第一，高校档案管理工作人员的工作能力不足。如今，我国多数高校的档案管理人员大都是缺少工作培训的。有些高校档案管理人员甚至于工作前从未接触过相关管理工作。这些工作人员在信息化的背景下，将更难适应高校档案管理工作的要求。并且，不排除一些高校档案管理人员是身兼数职的。这样的情况下，档案管理人员本身就缺乏档案管理工作能力，加之其不能完全投身于档案管理中，那么必然导致在高校档案管理工作中出现质量问题。

第二，高校对档案工作缺乏重视。一些高校在基础建设、经费投入以及人员配备上对档案工作不够重视，认为高校的档案工作就是收档和查阅，工作没有什么含金量，这就导致高校的档案管理缺乏物资和精神方面的支持，甚至有些高校没有设置专门独立的档案馆，这就使得高校档案的服务功能没有得到最大的发挥，档案使用率和利用率不高，高校档案资源的开发更是无从谈起。

第三，高校档案工作缺乏规范和精准。规范化和精确化是高校档案管理水平重要指标，伴随着科学信息技术的快速发展和不断创新，高校档案管理的首要要求就是规范和精准，规范要求标准、统一。数据库中的信息必须给予其统一标注，防止有关数据出现错误。假如高校档案管理中工作出现较大区别，缺乏统一和标准，则会直接影响到后续档案的查阅使用，给档案的利用带来不便。

第四，高校档案管理制度的不完善。高校的档案管理人员缺乏对该工作的重视，对档案管理工作的要求只存在模糊的感性认识，能在实践中做到规范化管理的非常少。加之高校在档案方面的投入和重视不够，导致高校的档案管理体制机制不够健全。

3 信息化条件下高校档案管理工作的创新

随着科学信息技术较为快速的发展和不断创新，高校正在进行档案管理工作的变革，高校应从数据档案本身存在的缺点和不足出发，进行有关的数据信息管理、调取、检验等方面的分析研究，进而才能更为有效地实现信息化条件下档案管理工作的改革。这些创新和完善应当以信息化条件下高校档案管理的现实状况和基本理念为起点，明确最初的档案管理改革目标，推进改革工作的开展。

3.1 提高管理标准

档案数据信息复杂，为了便于调取查阅，需要电子信息查询技术的辅助。为了适应高校网络信息化的趋势，建立与之相匹配的整体操作系统，比如档案的数据信息库，便于档案管理工作的进行。与此同时，必须加强档案数据归档分类处理，保证档案都可以通过电子系统进行查询，加强档案借阅登记等程序的管理，提高档案管理工作的质量和水平。高校是教育和培养高素质专业人才的基地，高校内的档案数据信息直接关系到学校的教育事业发展，所以，高校必须高度重视档案管理工作。随着科学信息技术较为快速的发展和不断创新，高校的管理标准也随之不断提高。在高校的档案管理工作中，必须坚持具体问题具体分析的原则，高校档案管理工作的开展需要体制机制改革对其进行的引导，以往的管理模式不再适应社会和高校的发展需要，因此，必须将现代信息技术融入档案管理过程中，促进机制改革创新，推动管理模式优化升级，提高高校的教育水平与教育质量。

在信息化建设过程中，必须加强安全意识，完善高校档案管理责任制，加强管理人员的责任感，实现有权必有责。在有关高校档案安全管理的法律问题上，国家教育部做出了有关高校档案管理方法的指示。然而，每个高校的实际情况不同，档案管理工作存在差异，并且全国各地的执行方式和程序存在区别，所以还需要细化相关法律法规的制定内容，因地制宜。以法律的形式指导、制约高校档案管理工作，将有利于信息化趋势下高校档案的有效管理。

3.2 高校内部监督制度的建立

在信息化条件下，高校档案管理工作存在许多问题，高校的监督流于形式，通常是其他部门组织的常规检查。这种监督方式无法对档案管理工作进行有效的监督，使得有关的监督和管理活动流于形式。因此，高校应该加强对信息化条件下档案管理工作的监督，对档案管理工作进行明确划分，职责落实到个人，明确每个档案管理人员的责任，使档案能在有效的监管下被有效管理和归类。另外，高校档案管理的监督必须提前进行计划，防止工作中出现推诿的现象，减少工作中出现的漏洞，加强高校档案数据安全保障管理制度的完善，提高档案管理工作的水平。

3.3 提高高校档案管理人员工作能力

在信息化条件下，高校档案管理中的问题，从某种程度上也源于信息化条件下高校内部档案管理工作人员工作能力不足，自身素质不高。以往，高校的档案数据管理工作并未得到充分的关注和保障，高校档案的管理人员工作素质的标准也未明确。随着高校档案数据越来越多，以及科学信息技术较为快速的发展和不断创新，现有高校档案管理工作人员工作水平和管理能力便难以适应新形势下的档案管理工作。所以，优化高校档案管理人员的培训和考核制度十分重要，必须予以足够的重视。第一，要转变高校档案管理人员的思想理念。尽量将档案予以开放，提高管理水平和质量，优化管理工作流程，强化工作人员的档案管理安全意识，形成良好的工作环境。第二，以培训的方式，强化高校档案管理人员的网络操作水平，增强工作人员对网络信息技术知识的了解，提高工作能力。第三，增加实践机会，帮助高校档案管理人员进行档案数据的有效分类。加强对档案数据的研究，找出工作中存在的不足之处，采取相应的改进措施，提高档案数据的价值，改善高校的创新和发展环境，促进高校档案数据管理工作的开展和创新。高校档案管理人员还应注重工作人员的队伍建设，强化对高校档案数据安全管理的宣传，提高高校档案管理水平。

3.4 重视计算机技术加密处理

随着网络技术的不断发展，电子信息技术早已运用到档案管理工作之中，在给人们带来方便、快捷诸多好处的同时，也出现了一些和网络有关的安全问题。在此情况之下，加密处理便成了目前防范信息泄露的有效办法，而怎样更好地使用加密手段及技术就成了专业人员急需考虑好的问题。就传统的加密信息技术来讲，在使用过程中会产生一定的应用问题，比如在处理数据之前，必须对有关数据实行解码，这样才能进行加密信息的处理，但这样做就给黑客攻击以及病毒闯入创造了机会。面对这种现状，要求相关人员更好地去进行网络安全的管理工作，例如按照网络安全规定使用网络，逐步完善本单位的网络安全管理制度。同时加强对档案管理人员的安全培训。

3.5 树立高校档案管理新理念

信息技术的快速发展加快了高校档案管理工作的前进步伐，给档案管理以数字信息技术帮助，破除陈规，共同进步，最首要的是树立管理新观念，提升数字化档案管理水平，使管理质量不断提高。管理者要认识到档案管理对高校发展的重要性及迫切性，自觉去查找工作中存在的突出问题，全面、系统地完成数据整体任务。高校要对档案管理人员进行多方面培训，必要时可以请专家来校现场教学，不仅要传授业务方面的知识和工作技能，强化高校档案管理人员的业务能力，更要帮助其看清当前形势，从内心深处真正意识到观念转变的重要性，产生认同感、压迫感，从而将全部精力投入到信息化建设上。并在此基础上增强工作责任心，鼓励其在本职岗位上勤勤恳恳，踏踏实实，把高校档案管理做得更加出色。

3.6 加强基础设施建设

应高校办学及未来发展需要，抓住数据资源库特点，增大增强档案管理基础建设的力度。从收档工作开始，就要对各收录对象按类别给予科学、规范的装订、入柜。与此同时，特别要加强特藏柜、监视器等高科技设备以及自动消防设施的配置，设置报警系统，给档案库房建设提供最基础的保障和最大的支持，使其最大程度地满足规范化档案管理工作的要求。明确档案管理工作的基本原则，适应高校档案管理发展潮流，加大相关管理设施的资金投入，为档案管理工作发展提供资金支持，确保高校档案服务工作能够高质量完成 。在信息化背景之下，高校档案管理工作的基础设施建设重点也应当集中在信息化设备的建设方面，结合现阶段高校档案管理信息化发展趋势的基本要求，高校一方面要加强网络系统的构建，将档案管理系统与校园网络相互连接，为学生、教师提供便捷的档案资料查询服务，另一方面则需要重视基础设备建设，包括计算机、数据库、安全系统等，保证硬件设备的充足性与先进性，为进一步加快信息化建设速度奠定良好的基础条件。

3.7 运用数字档案技术

高校档案管理是个系统化的工程，实际开展起来远没有想象的那样简单，常常受到资金、人力等主客观因素的制约，造成管理水平低下、功能效果差等不良情况发生，影响高校档案管理质量的迅速提高。高校档案管理主要有收集、储存和调取等几个内容。传统的管理方法中对资料的收集整理要依靠大量的人力，这就不可避免地带来一些这样或那样的人为错误因素，造成工作不顺利，质量不高，使用率低下，服务性不强的后果。而先进信息技术的进入，将极大地改善以往管理工作上的缺点，尤其是管理人员工作和管理效果方面的优点，更是以往管理方式根本无法做到的，这在如下方面能够很好地体现出来：一是引进信息化技术加大档案馆管理水平。档案管理人员一定要及时把高校发展产生的电子数据科学、系统地整理，调动主观能动性，积极欢迎对此感兴趣或擅长此项工作的师生和部门积极参与。认真严格地审查所有资料，只有审查合格的资料才能进行归档。信息化技术的使用，减少了工作时间，使得档案资料的科学性和成效性大幅度提升。特别是师生和一些部门的积极参与，对弥补工作不足，促进高校档案管理未来发展方向的制定提供了有效地帮助。二是借助数字化技术管理，方便了本校毕业生资料的存储和调出，减少了档案资料丢失等严重情况的发生。高校档案管理人员使用电子信息技术，在毕业生的一些证件上，通过二维码的形式获悉该生的档案材料，这样不但信息的精准性更高，而且更方便快捷。要想保证资料信息的完整性及安全性，一定要加强对信息入口密码的设置，尽量要求字码科学化、系统化。特别是在网络环境极其开放的大背景下，为了防止病毒和黑客进入，还要加强防火墙等安全技术的高效利用。在优化高校档案信息化管理体制机制时，必须建立统一的电子数据信息库，便于数据信息的检索和使用。

4 结语

高校档案管理的信息化建设，一定程度达到了高校档案管理发展的标准，加强了高校档案管理的系统性和规范性。因此新形势下的高校档案管理工作对管理人员的工作素养及档案馆的管理方式等方面提出了更加严格的标准。为此，顺应时代发展潮流，大力加强高校档案管理系统信息化建设，是高校档案管理创新最明了的奋斗目标。同时处理好管理人员专业素养和管理模式落后等问题，更是为高校档案管理工作向现代化、信息化发展奠定了坚实的基础。