浅谈电子文件管理存在的问题及对策

张翠翠

（哈尔滨市卫生健康统计监测应用中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

信息技术时代做好电子文件的收集、归档管理，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性是摆在每一位档案工作者面前的课题。为此，笔者结合自身在档案管理工作中的研究和实践，以问题为导向，从思想理念、制度建设、信息技术保障等方面提出解决对策和建议。

1 电子文件管理存在的主要问题

1.1 对电子文件管理的重要性认识不足，管理缺失

与传统的纸质文件相比，档案管理人员对电子文件的功能和作用还没有充分的认识，电子文件从生成到归档，在归档方法和管理制度上存在混乱状态，具体分工不明确，有关部门相互推诿。主要原因在于，电子文件形成者或囿于传统观念，认为电子文件不是文件而忽视其归档，或囿于电子文件对计算机系统的依赖性，怕增加工作量而不愿承担此项工作，产生畏难情绪。最终导致电子文件有人办、没人管，造成电子文件收集不完整、不齐全、不规范或者在收集过程中造成不必要的重复和资源浪费。

1.2 电子文件管理制度还不完善

电子文件管理制度还存在不严密、不健全的地方，电子文件归档方法、格式要求等方面都没有明确的标准，也没有严格的管理程序来保证电子文件的凭证作用。电子文件归档的完整性、安全性得不到保障，造成电子文件存储分散，甚至容易丢失。这种随意性给电子文件归档管理工作带来了很大的不便，影响了电子文件后续一系列工作的开展，包括整理、保管以及安全利用等。

1.3 电子文件管理模式较为落后

在办公自动化快速发展的同时，信息档案管理的发展步伐却显得较为缓慢，管理工作还处于探索阶段，造成大量电子公文不能及时归档，甚至流失。究其原因，一是在应对电子文件档案管理工作时还没有一个科学体系去规范归档工作，造成归档工作开展的混乱无序。二是电子归档工作还没有一个科学、规范的渠道，导致归档效率不高。

1.4 电子档案在管理中存在诸多风险

一是电子文件可读性受到挑战。在日常实践中，不同部门、人员往往安装和使用不同的软、硬件系统，系统的不兼容导致电子文件出现可读性障碍。此外，基于软件及操作系统的不断更新，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出，对于具有永久保存价值的电子文件将造成严重危害。二是电子文件信息安全难以保障。电子文件由于它的存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接收对象的开放性及文件内容的可分解性，导致电子文件信息在阅读、浏览、传输、保存的过程中，随时有被修改、窃取、销毁的风险。电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，一旦遭到破坏，不仅会导致数据的丢失，甚至会造成信息系统的瘫痪。

2 加强电子文件管理的对策建议

2.1 转变档案管理人员的思想观念，实行电子文件与纸质文件的同步管理

一是加大宣传力度，提高档案管理人员素质。在新旧管理体制交织的时代，要利用各种形式，加大宣传力度，促使档案管理人员由传统的纸质时代的管理理念转向现在的电子文件管理理念，增强对电子文件归档保存意识，以适应信息技术发展的需要。二是建立岗位责任制，整合相关部门职能。电子文件从形成到归档，跨越了多个部门，部门间通过电子计算机网络联成一个有机整体，工作互有交错，职责界限难以区分，仅靠档案部门很难完全部归档工作。应加强组织管理，采取电子文件形成部门、档案部门、信息管理部门三者相结合的管理方法，明确各部门职责，将电子文件归档管理纳入其日常工作，并通过目标考核的方式监督落实。

2.2 探索建立电子文件管理体系

一是参照国家标准，并结合实际制定《电子文件收集归档管理办法》，明确电子文件的概念、收集归档要求，收集范围和规范技术处理等若干实施细则，使之有章可循，收而不漏。二是建立电子文件与纸质文件“同步收集”制度，即电子文件与纸质文件同步归档，并形成制度常态化执行，以实现归档文件的凭证、依据作用。三是建立电子文件收集归档制度：“三人会签制”，即定稿的电子文件由签发人、撰稿人、打印人三方会签，并将其输入每份文件，确保真实性；“统一管理制”，即指定专人负责鉴定、收集、保存本部门形成的电子文件和相应的纸质文件，按要求对拷贝入盘的电子文件进行分类；“机读目录制”，即电子文件一经生成便由各部门兼职档案员填写并打印《机读文件目录》；“规范技术”制，即收集时应明确归档电子文件应采用的汉字处理、存储格式等技术要求。

2.3 加强电子文件系统管理

在办公自动化系统中建立公文管理模块，设置发文处理、发文登记、发文查询、发文检索四个子系统，主要流程为：发文人拟稿－部门核稿－会稿－办公室核稿－领导审签－文书登记－文秘缮印。整个过程须按照行文要求，选定文种、拟制标题、标注密级、时限、发送范围等背景信息，且能够显示出文稿历次修改标记。在电子文件归档处理部分，应坚持随办随归的原则，在系统中文书人员可以强制性对网上传阅文件进行归档，并设置一年自动归档功能，对文件按保存期限和业务内容进行分类。正式的纸质文件定稿要在规定时间内向文书部门进行移交，便于对电子文件进行核对，防止电子文件错乱或被人为删改现象。

2.4 加强电子文件的信息安全和保密管理

一是做好电子文件归档的技术处理工作，专兼职档案管理人员要了解文件信息重新组合的来龙去脉，掌握电子档案信息收集、鉴定、复制、调阅、管理等各个环节，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实用性。二是采取切实可行的信息保护措施，须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章等，对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。三是积极开辟电子档案存储的新途径。在软件管理上，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限；在硬件管理上，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防高温、防湿、防酸、防虫害、防磁等设施的完善和维护，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。