事业单位档案管理信息化建设问题

曾善会

（东营市胜利教育管理中心，山东 东营 257091）

互联网时代的来临给社会发展带来了巨大机遇，其大容量、迅速、便捷、移动化的特点给各行各业的发展提供了新的契机。各级事业单位是我国社会行业的重要组成部分，它具有深厚的官方背景，同时也具有社会主义市场经济的重要特征。事业单位的档案信息建设工作在事业单位的整体发展中占据重要地位，档案管理工作应该充分利用互联网信息技术提供的有利机遇，提升档案工作的信息化建设与系统化建设，进而提高工作效率，为事业单位的发展助力。

1 档案管理信息化建设的必要性

互联网时代各种信息泛滥，如何实现资料信息的有效管理与系统化运作成为必须重视的问题。各事业单位拥有庞大的运作体系，人员组成丰富，其工作涉及大量的人事资料、工作资料、会议记录等工作文件，甚至涉及重要的保密文件，因而如何使用这些资料得到有效管理成为当下的重要议题。档案管理信息化指充分利用互联网以及新兴技术的有力优势，实现工作的便捷化与高效化。一方面，它能够实现资料的长久保存，且可以无限增加文件的存储数量，而传统档案管理使用的纸质文件极易受到环境因素而损坏[1]。另一方面，也能便于工作人员对档案的快捷查询，利用强大便利的检索系统，能够快速定位目标文件，省去传统的手工翻阅查询步骤，提高了工作人员的工作效率，实现了人力物力资源的合理优化配置。传统的档案管理模式亟待革新，这是行业发展的需求，也是档案工作应对互联网时代各种挑战的必要之举。相关事业单位必须对建设新型档案管理机制予以重视，并做出实质性的推动举措，以便提升事业单位自身的工作效能。

2 当前档案管理信息化建设的不足

1）体系建设不充分，缺乏监督机制。从当前的发展现状来看，不少事业单位已经认识到了档案管理信息化建设的必要性与迫切性，也进行了一些信息化建设的举措。但是，部分单位却将这种信息化建设简单地理解为利用互联网存储相关数据[2]，而没有意识到更深层次的价值，没有看到档案管理信息化建设所蕴含的系统性。此外，不少单位将档案管理工作仅仅交由相关工作人员处理，没有形成规范的内外监督机制，这给档案信息的安全性与准确性带来了巨大隐患。建立完善的内外监督机制能极大保证档案管理工作的安全性与准确性，能提升相关工作人员的工作责任感，消除因监督机制不足而带来的风险与挑战。

2）技术能力欠缺，复合人才缺口明显。目前在事业单位从事档案管理工作的人员大多来自人文社会科学领域，而档案管理信息化建设工作不仅仅基于传统的人文背景，还要兼顾互联网领域的知识背景。不可否认的是，拥有人文社会科学领域知识背景的人员能够更加熟悉该职业的基本知识与基础技能，但是职业发展必须与时俱进，对于人才能力的需求也要不断变化，兼顾档案管理与计算机背景的人才能更加适应工作要求，才能更好地服务于档案管理工作。没有计算机能力与数字化管理能力与经验的人难以胜任信息时代的档案管理工作，因而，解决能力缺陷问题，培养复合型人才成为当前的重要任务。

3）数据安全威胁大，安全防范机制缺乏。档案管理信息化建设依赖于互联网技术所提供的保障，单位的各种信息都被转移到了互联网上实行统一化管理。然而，随着互联网时代的不断发展，近年来出现了不少破坏力极强的网络病毒，这对单位的档案信息安全带来了巨大的安全问题。在这方面，对数据安全的关注没有得到有效重视，也没有广泛地建立起一套应对风险的机制与措施。数据信息安全对于事业单位而言至关重要，关键信息的泄露将会给事业单位自身以及社会带来难以估量的危害。针对信息安全问题必须引起相关部门的高度重视，制定一系列应对措施，提升档案管理人员对信息的安全防范意识，并实施必要的保护举措，使档案管理信息化建设更加良性地发展。

3 档案管理信息化建设的路径探析

1）建设内外监督机制，完善现有工作制度。事业单位要在单位内部建立一套监督队伍，对相关工作人员的工作过程和成果进行监督和评估，规范档案管理工作的开展。在社会上，也要鼓励广大社会公众对部分可以公开的非机密资料的管理工作进行监督[3]。内部与外部监督机制的有效配合与实施能最大限度地保证档案管理工作的有效开展。此外，在开展档案管理信息化建设的背景下，要建立完善的工作制度，委派专人负责相关工作，实行职责到人制度可以提升人员的工作责任感与工作效率。

2）强化计算机能力，革新人员知识体系。计算机能力与素养是档案管理信息化建设给该职业的工作人员提出的重要要求。仅仅具备传统的档案管理能力已经远远不能适应当前工作的需求，要想更好地适应工作要求就必须要做出改变。各事业单位在人才培育上可以提供更多学习计算机知识的实践机会，鼓励员工树立互联网思维，不断更新自己的知识体系，实现自身能力的新突破。要注意的是，计算机能力的培养与传统的档案管理能力都要重视，不能过于偏袒任何一方，始终保持两者的协调发展。此外，事业单位在招聘档案管理人员时可以侧重招收具有计算机相关知识背景的人员，有他们的加入将能更好地推动档案管理信息化建设的不断进步。

3）提升信息安全意识，加强技术研发。数据安全意识是档案管理信息化建设必须予以重视的关键问题。信息泄露所带来的危害是难以估量的，因此要率先建立起一套安防系统。可以与可靠权威的大型技术提供方进行合作，开发安全可靠的信息管理平台，并设置专门岗位进行信息安全的实时监测。国家重要的事业单位可以在能力范围内组建自有的技术团队，打造自己的档案管理平台，这样更能保证信息资料的安全性。网络时代的安全隐患可能随时发生，没有一套完善的安全防范机制将会给事业单位的发展带来巨大威胁。

4）提升档案管理地位，实施资金倾斜。档案工作往往在不少单位被忽视，对于档案管理工作的人力物力投入也明显缺乏。档案工作的地位应该得到提升，尤其是在信息化建设背景下，各级单位要认识到现代档案管理工作对事业单位整体发展与正常运行的重要作用。在资金方面，要加强投入，实施资金倾斜举措，更新档案管理工作所需要的软硬件设备。同时，适当提高档案工作者的工作待遇，进而更好地提升人员的工作积极性与认同感。档案描绘了一个单位的过去与当下，记录着工作历程，指导着后续的工作进展。重视档案工作是事业单位必须恪守的准则。

4 结语

互联网时代背景下，各种新兴技术不断渗透到各行各业，事业单位的档案管理工作也要借力互联网的优势，实现自身的信息化建设，突破以往传统档案工作的局限性。档案管理信息化建设是不可逆转的必然趋势，各事业单位要积极推进相关的建设举措。注重培养工作人员的计算机能力与素养是档案管理信息化建设的基本要求，警惕网络病毒对档案信息可能带来的威胁也要予以重视。档案管理看似是一项平凡的工作，实际上承载的是事业单位的整个运作体系，有着不可替代的地位与作用。新形势下档案管理工作面临诸多挑战，各事业单位需要积极推进该岗位的信息化建设，建立完善成熟的工作体系，从而服务于事业单位的长远发展。