大数据下档案管理模式的改革和创新

2021-04-14刘琳

卷宗 2021年17期

刘琳

（福建省邵武市吴家塘镇人民政府，福建邵武 354003）

随着信息化技术的不断发展，已经正式启动大数据时代，这一时代是互联网发展至今的一种重要表象或特征，其核心就在于聚集各种特性的大数据，即规模小、多样性、价值性、高速性，为更好地完成小规模数据所不能完成的任务可以充分借助新一代信息技术（物联网、移动互联网、云计算等），并具体面向知识社会的创新方法。为更好地管理大数据的全生命周期，就需要强化应用新的技术、理念与方法，从而能够进一步促进我国综合竞争力的显著提高。

1 大数据时代为档案管理创造的机遇

1）为收集海量电子档案资源提供一定思想指导。当前，传统载体的档案数字化、原生电子化文件数量较之前相比获得日益增多，馆藏数字化档案总量已经达到TB、EB的级别，档案信息资源的增长速度明显加快，数量总量呈明显的海量状态。针对那些跨平台、数据库、系统、内容的海量信息，如果依然采用只适用于小规模的数据存储、检索等方法与工具则很难进行有效的处理，无法满足大数据时代下的档案管理工作要求。“大数据”能够提供一个重要技术、理念来有效地解决巨量资源与海量信息，以此可以帮助档案部门在既定时间内妥善管理、处理、整理信息，并为档案管理提供重要的决策依据[1]。

2）提供一个解决方案来更好的管理海量电子档案资源。大数据能够指导档案人员如何实现档案智慧化管理，具体主要体现在以下几个方面。第一，轻松自如的应对各种类型复杂的档案数据，诸如结构化、非结构化、半结构化。第二，借助云计算所提供的基础设施来动态扩展、按需分配计算资源与存储资源。第三，真正做到“以用户为中心、以人为本”的创新理念，最大限度的共享、扩散知识与创新，从而能够为档案事业的健康、长远发展创造一个良好条件。

3）为更好地利用海量电子档案资源提供一个应对策略。经研究发现，到2013年全国各省、自治区、直辖市的各级、各类档案馆已经开放了12059万卷（件）档案，具体是12年前的四倍。档案馆的一个根本目标就在于如何帮助档案部门从海量数据中筛选出最具价值的信息，在此基础上最大限度的共享信息资源，此时利用大数据分析、大数据挖掘技术能够起到强有力的推动力。其中，利用大数据挖掘技术能够从各种大型档案数据库中及时发现那些潜在的、有价值的信息知识，充分发挥小价值所具有的作用。

2 大数据时代下档案管理机制的创新

1）在全面深化改革的过程中明确定位。我国自2013年开始进入到大数据时代，而2014年又是全面深化改革的开局之年。档案作为一种重要“数据”，极具可靠性、真实性、完整性，开展档案工作可以帮助我国从之前的“数据大国”逐渐转变为“数据强国”。中办、国办早在2014年就联合印发了《关于加强与改进新形势下档案工作的意见》，这是一个纲领性文件，从多个方面明确了在新形势下如何进一步推进我国档案事业发展的有效措施，诸如体制、机制与思想等，且为了更好地落实这一文件，各省也相继制定了几点有效的意见。同时，要求各级各类档案部门都需要围绕着这一文件精神，对档案资源管理模式进行不断探索，并积极的创新现有的档案服务方式，从而能够进一步促进档案事业的健康发展，确保与数字时代、国家发展要求相符[2]。

2）完善标准体系和加强法规建设。当前，我国根据电子档案、电子文件制定了十几项标准、管理办法，诸如《电子文件归档与管理规范》。相比较于国内某些行业或国外同行业的标准化工作，我国电子档案管理技术标准化由于起步较晚、水平较低，相应的很难满足信息社会的实际发展需求。大数据时代，档案以电子档案为主，在依法治国的背景下档案部门有必要站在多个维度来加快建设电子档案管理法规与标准体系，在电子档案全过程管理过程中制定相关规定，将电子文件的归属与流向、电子档案管理的权利与义务逐一明确下来，不断规范电子文件的形成、采集等过程中，从而能够全面应用电子档案扫除不必要的法规障碍。

3）积极的探索电子档案管理评估体系。为进一步推动档案事业的发展，就需要明确短板或缺项所在，这时就不得不进行有效的“评估”。当前，开展档案管理工作的一项重要内容就在于建立一个科学、合理、可行的评估体系，在评估过程中有必要结合档案大数据资源建设、安全保障与利用服务，对体系中的各个要素进行全面分析与评估，确保评估体系完整，即涉及输入端、转化过程、输出结果。

3 大数据时代下档案管理模式创新

1）档案资源的统一管理与备份。大数据在一定程度上能够有效的收集、储存、处理各种数据，在云端来存储这些数据，因此也需要统一管理档案资源并进行统一备份，以此可以更加便捷、高效的利用档案。当前，我国正在全面建设大数据产业园，并开始规划落实到全国各地，诸如山西、天津、重庆等，通过建设这些产业园能够提供充足的保障来更好的处理数据、服务数据。在大数据时代，如何保证数据资源的安全是一个值得思考的问题，通过统一管理与备份就可以有效防止档案混乱或丢失的情况。现如今，档案备份、信息技术已经获得有效融合，全面开放大数据产业园促使单纯的电子备份已经不能满足相关需求，今后有必要将更多全国或区域性档案备份中心建设在大数据产业园区，而具体关于如何建设、推进就需要在今后的工作中进行充分的讨论与实验[3]。

2）全面合作开发档案数据库。由于大数据通常涉及多方面的内容，在档案管理中利用大数据时有必要摆脱资金、技术、行业的限制，由此促使在应用大数据时会面对很多的挑战、困难。为此，档案管理部门有必要与大数据技术研发单位、科研院所进行全面合同，共同制定数据分析与资源开发工具。

3）全面提高档案管理人员的综合素质。在大数据时代，传统档案管理模式已经表现出很大的滞后性，在档案管理工作中档案管理人员作为直接执行者，其核心素养、综合能力会直接关系到行业的发展，为此有必要投入更多的精力来培养档案管理人员。指导档案管理人员能够强化学习相关法律文件与行业标准，使其意识到如何加快档案信息化建设进程；强化人才激励，重视档案人才流动机制与奖惩机制的建立，以此才能将档案人才对于工作的主观能动性充分调动起来，为人才晋升创造良好的空间，确保档案人才能够安心做好本职工作；全面提升档案管理人员的专业技能，通过各种渠道来拓展档案管理人员的大数据利用能力，确保他们能够熟练地掌握计算机、大数据知识，实现对各种信息资源、拓展资源的有效利用；致力于服务意识的提高，并更好的服务于广大用户。