事业单位档案管理信息化建设研究

杨 显

（山东省济宁市金乡县卫生健康局，山东 济宁 272200）

我国事业单位在档案管理信息化建设过程中需要通过计算机和网络平台对档案信息进行数字化管理，对工作效率和质量的提高甚至是整个事业单位的发展都起着十分重要的作用。但是在档案管理信息化建设过程中涉及各方面知识，因此要加强对事业单位档案管理信息化建设对策的研究，将信息化管理模式不断融入到事业单位中，促进事业单位不断发展与进步。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

在我国，事业单位是社会发展的重要支撑，是为大众提供公共服务的载体，所以，做好档案管理工作，可以推进社会事业的发展，也可以满足人们的物质文化需求。事业单位档案管理对社会的进步起到重要作用，它不仅记录了社会发展的历史，还成为维护社会健康的有效工具。在新时期，实现事业单位档案管理的信息化建设，可以促进社会的发展与繁荣。在社会经济不断发展的今天，传统的档案管理已经不能满足事业单位发展的需求，只有采取信息化管理，才能适应社会发展的潮流，更好地将数据资料保存下来，使档案管理工作更加规范化、标准化。总而言之，在社会发展的新时期，事业单位必须要利用计算机技术，充分整合档案资源，以此推动档案管理的信息化建设的发展。

2 事业单位档案信息化管理存在的问题

1）缺乏对信息化管理的重视。在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。

2）管理人员信息化处理能力低。在信息化突飞猛进的当下，事业单位档案管理人员信息素养、综合素质都难以充分适应工作需求。当下很多档案从业者不是档案专业毕业的，也未经过专业的培训，缺乏对档案管理信息化的理念认知，在新思想、新思维方面，整体知识储备薄弱，对待现代信息技术的掌握、数据的处理等都不够熟悉，总体来说工作缺乏有效性和针对性。

3）缺少安全措施。事业单位由于其性质的特殊性，其管理的档案资料很多涉及国家机密，是不可以外泄与公之于众的。事业单位档案管理工作进行信息化建设时必须防范必要文件的外泄，以保障档案资源的安全。目前档案管理的信息化建设中，信息的安全问题在某些事业单位尚未得到重视，例如工作人员使用外网浏览网页，对公开信息审核的程序不严格等，这些都会导致档案信息的泄露。

3 事业单位档案管理信息化优化策略

1）提升信息化建设的重视度。事业单位要想有效促进档案管理信息化建设，需要认识到档案管理信息化建设的重要性。档案管理信息化建设可以促进事业单位可持续发展，帮助领导人起到良好的辅助决策作用。首先，事业单位需要重视档案管理在信息化建设过程中的软硬件设施投入，在为信息化档案管理建设提供良好环境的同时，充分发挥信息化档案管理的实际作用和价值。其次，事业单位需要维护和更新信息化档案管理，确保相关信息档案平台能够符合事业单位的实际使用需求，以此让档案信息化管理顺应时代发展。此外，针对平台使用率较低的问题，事业单位需要重视信息管理平台的使用率，明确管理平台的实际功能与价值，以此来为档案管理信息化建设奠定良好的基础，有效提升档案管理的质量与效率。最后，事业单位需要注重纸质档案转化，通过“纸质+数字”的方式对档案进行有效管理，加快纸质档案转化，以此来实现最终的无纸化档案管理。

2）引入信息化配套设备。要想提升事业单位档案管理信息化建设的速度，不仅仅要从事业单位档案管理的管理制度、管理人员能力、管理标准等方面入手，还应当从事业单位档案管理硬件、软件设备入手，积极引入先进的信息化配套设备，才能保障事业单位档案管理信息化建设的效率。事业单位档案管理信息化建设所涉及的设备主要有计算机、存储器、管理软件、数据库等。我国各事业单位应当结合自身的经济状况，加大对事业单位档案管理设备的投入力度，及时更新使用的设备。特别是事业单位档案管理存储器中存储的数据达到一定的量级时应当对数据进行备份处理，避免出现大规模数据丢失的情况。在选择设备的过程中，应当选择正规厂家出产的设备，保障设备运行的稳定性。

3）加强对管理人员的培训。档案管理人员对整个档案管理工作的质量有决定性作用，事业单位档案管理内容比较多，对管理人员的要求也比较高，管理人员不仅要做好档案的分类，而且还要熟练掌握计算机以及其他设备的操作方法。因此，事业单位要加强对档案管理人员的培训力度，根据这些人员的实际工作能力选择合适的培训内容，有针对性地提高他们的工作能力。同时，还能定期举办座谈会，聘请档案管理专家为档案管理人员答疑，逐步解决档案管理人员的困惑。此外，还要对培训成果进行检验，设置专业性的考试，测试档案管理人员的知识掌握情况，实施优胜劣汰制，加剧岗位人员之间的竞争力度，同时还要完善激励机制，充分调动档案管理人员的工作积极性。

4）完善信息化网站系统。档案管理信息化建设，能够助推档案管理工作的深入发展，在当前已经取得了显著成效。故此，处于新时代背景下，档案管理人员应该充分考虑信息站点的现实条件，并按照档案管理信息化服务的基本需求，完善档案管理网站的查询、查阅、共享信息资源等功能，在促进档案管理信息化建设的过程中，完善管理系统，提升档案管理综合化水平，为档案管理工作的长远发展夯实基础。在促进档案管理信息化建设的阶段中，应该将档案管理体系与事业单位系统之间建立联系，实现一体化管理模式，进而推动资源共享的实现，以便于增强档案管理的社会效益与经济效益。

5）制定档案信息化监督机制。为了持续推进事业单位档案管理的信息化建设，还要建立健全完善的管理机制，监督档案管理人员的工作，保证信息的安全性和准确性。在建立健全监督机制的过程中，不仅要建立内部监督，还要建立外部监督，这样一来才能更好地发挥出监督效果。档案室也要定期开展档案信息化设备和信息网站的检查与维护工作，防止病毒攻击网站，对档案管理工作产生不利的影响。此外，为了进一步保证信息的安全性，要加大保密力度，防止档案信息外露的现象出现。

4 结束语

综上所述，在信息技术飞速发展的今天，事业单位档案管理迫切需要改革和创新。加强事业单位档案管理的信息化建设已经成为主流发展趋势，是事业单位实现转型的重要工作内容。从现实角度看，事业单位要对档案管理的信息化建设工作予以高度的重视，立足于长期建设和宏观角度实现档案管理，切实提升管理人员的工作能力和专业水平，以此来实现事业单位的可持续发展。