大数据时代下办公室文书档案的管理和利用分析

2021-04-14万红英

卷宗 2021年17期

关键词：企事业文书办公室

万红英

（新疆伊犁巩留县农业农村局农业综合开发服务中心，新疆伊犁哈萨克自治州 835400）

办公室是各单位的重要组成部分，在工作中起着处理日常工作、协调各部门沟通、传达消息执行命令的作用。因此，有必要对大数据时代下办公室文书档案的管理和利用进行分析，从而提升其工作质量，促使办公室的职能作用得到更优化发挥。

1 办公室文书档案的管理现状

1.1 办公室文书档案管理工作的特点

办公室文书档案管理是企事业单位管理的重要组成部分，其工作内容具有鲜明的特点，将文字资料作为信息传递的载体，对企事业单位过往的事件发生情况进行细致的记录并存档。在办公室文书档案管理工作中，最重要的一点就是将收集到的信息进行系统的分类整合，统一进行存档保管。这些书面文字的特点就是具有真实性和客观性，大部分的档案文书都是纸质的，在一定程度上是具有法律效益的，对企事业单位的安全性能够做出保障。

办公室文书种类丰富且档案内容复杂，文书档案不仅全面地记录了企事业单位的历史、行政管理方案、财务情况和工作日常等，文书档案的内容还具有多样性的特点，其中包含了各种企事业单位的红头文件、合同书、相关协议、录音录像等。

1.2 办公室文书档案管理中的问题

1）管理制度不够完善。办公室文书档案的文件大多存放在企事业单位的档案室中，办公室文件的存放归档的工作是比较单一的，企事业单位很少会设置专门的工作人员对文件的存放进行管理，这就导致了文书档案相关的管理制度不够完善，各工作部门人员进行档案存放缺少记录，在接下来的文件档案查找上造成了很大的困难，影响办公效率。企事业单位对办公室档案管理工作的重视程度低，文书档案管理制度不够完善，工作透明度低，在管理过程中会造成很多不必要的麻烦。2）工作人员综合素质低。现今我国的大部分企事业单位对文书档案管理的工作重视程度不够，缺少相应的规章制度和宣传，导致部分工作人员的综合素质不够，缺少责任感，对办公室文书档案管理的工作比较懈怠，办公室档案文件的存放比较混乱没有明确的相关存放记录，工作上的失职导致文件档案的破坏或丢失，在一定程度上会为企事业单位造成经济损失。3）对办公室文书档案管理工作认识不足。资料和档案的关系是相互影响的，无论是资料还是档案，任何一方受到损失都会对另一方造成影响。所以在办公室文书档案的管理工作中，工作人员对档案和文件都要有足够的认识，提高工作人员对文件和档案的重视程度。在对文书档案的管理工作中相关工作人员的认识不足，对工作的投入不够，就会大大降低办公室文书档案管理的工作效率。

2 大数据时代下办公室文书档案管理和利用的优化策略

在科技飞速发展的今天，我国逐步迈进了信息化的社会新阶段，国家政府和社会的各行各业广泛地支持应用大数据技术，这对各行业的发展、社会经济的进步都产生了积极的作用。大数据技术能够对海量的信息数据针对需要进行快速的处理分析，从而得到有效信息，对办公室文书档案管理来说尤为重要。

2.1 加强对办公室文书档案管理工作的规范化建设

提高办公室文书档案的管理水平，首先要加强对办公室文书档案管理工作的规范化建设。俗话说“没有规矩不成方圆”，规章制度的建设是提升企事业单位办公室文书档案管理的根本。在对办公室文书档案管理的工作中，相关单位要制定专业的管理条例和规章制度，在对文件档案进行收档的时候进行明确的工作记录，明确工作人员的工作职责，将责任落实到工作人员个人身上，设立文书档案管理相关的奖惩措施，将工作的完成度同个人绩效挂钩，调动相关工作人员的积极性，对积极完成工作任务的人员给予肯定和奖励，对消极怠工的工作人员进行相应的处罚，确保工作人员能够按照相关的规章制度来进行办公室文书档案管理的工作，从而保证文书档案管理的规范性。

2.2 提高办公室文书档案管理人员综合素质

在办公室文书档案管理工作中，单从制度规范入手是远远不够的，文书档案的管理工作最终是要落实到每一个办公室档案文书管理人员的日常工作中去的，因而随着科技信息技术、大数据技术的广泛应用，需要不断提升文书档案管理人员的专业素养[1]。企事业单位应当不断引进文书档案管理相关的专业技术型人才，加强相关工作人员的技术培训，提升工作人员的综合素质。管理部门要加强对办公室文书档案的重视程度，对工作态度积极的员工给予一定程度的奖励，调动员工的积极性，也能够增强员工的责任意识，管理部门要定期对办公室文书档案管理部门进行职业技能抽查，保证办公室文书档案管理在实际工作中的规范性，对文书档案管理的工作开展起到了积极的作用。

2.3 强化办公室文书档案的收集

办公室文书档案管理中最基础的工作就是资料的收集，只有不断加强对办公室文书档案的收集工作，才能够切实的提高办公室文书档案的管理效果。首先要加强对办公室文书写作要求的规范管理，规范企事业文书的书写规范，对档案文书进行系统的分类管理，按照文书档案的类别进行保存管理，保证办公室文书档案的格式规范，字迹工整；对办公室文书档案应当进行统一管理，对各种文书档案的文字编号、主题、附件等进行统一分类，并保证工作人员严格按照规定执行，使文书档案的管理和使用更加方便。另外还要对文件进行目录编号，运用大数据技术对办公室文书档案统一录入，建立合理的计算机检索模式，完善办公室文书档案的信息化管理系统，更便捷的进行办公室文书档案的管理工作。

2.4 大数据背景下共享档案资源

目前的办公室文书档案管理工作还存在着一些问题，办公室文书档案管理部门鉴于对文件的保护意识不会对文件档案信息实施共享措施，这在一定程度上导致了文件档案很难实现其自身的价值，各部门文件档案分区管理不利于资源的整合，增加了企事业单位的管理成本，因此在办公室文书档案管理工作中，各部门要建立良好的合作关系，统一对资料的管理，利用信息技术建立网上文书档案管理平台，方便企事业单位各部门信息资料的沟通和查阅，更好地进行文件的整合和检索，合理利用办公室的文件档案资源，与此同时，办公室档案管理部门还要立足于优化公共资源配置的角度，在保证知识产权和商业机密的前提下，开放数字信息资源，承担国家数据中心的职责，更好地进行资料的收集和整合，利用档案信息为社会提供优质的服务，为国家经济建设作出贡献[2]。