新时代下城建档案管理数字化建设研究

何 佳

（上海市城市建设档案馆，上海 200336）

近年来，随着城市建设进程日益推进，城建档案呈爆炸式增长，并且日趋复杂化、专业化，导致传统档案管理方式根本无法满足时代发展需求。当前我们已经步入了信息时代，各种先进的信息技术被广泛运用到社会领域中，大大地提升了工作质效。在城建档案管理中恰如其份的引入数字化档案管理方法，加强档案管理数字化建设，可以打破传统档案管理的困境，依托先进技术，保障档案的系统性、规范性和完整性，共享档案信息，为城市的稳健发展提供参考依据。

1 城建档案管理数字化的内容

城建档案管理工作由政府相关部门主导，管理对象不单单涉及城市规划和发展，还关系到城市建设工程项目的全过程，城建档案管理必须要确保相关数据资料的准确可靠，这些数据资料通常为文字、照片、光盘等，不同载体类型在管理上也表现出一定的差异性。在过去的档案管理工作中，纸质档案管理属于核心工作，往往投入了大量的人力物力财力，早期还可以满足城市建设发展的需要[1]。进入新世纪之后我国城市建设步伐逐渐加快，过去的档案管理模式已经不符合新时期的实际需求，比如说纸质档案的查询利用效率不高，调阅流程复杂，需要通过“申请→登记→出库→利用→检查→归还→入库”诸多环节。另外，纸质档案材料在反复调阅、复印或利用后，会对原件带来一定的损伤，在很大程度上制约了城建档案的编研和开发利用工作。所以推进城建档案管理数字化建设，必须要依托于现代信息技术对有价值的档案信息予以采集转化，把传统纸质档案材料尽快实施数字化转换，把这些数字档案输入到统一的档案管理系统平台中。对纸质档案进行数字化转换后，能够配合单位档案数据库，进行更加快速便捷地引用、检索、调取等。同时城建档案管理数字化建设，能够利用一台电脑即可完成档案信息的登记、查询、检索等操作，所需要消耗的人力物力相对更低，也能够实现档案资源的传输与共享，深入挖掘城建档案的价值。

2 新时期下加强城建档案管理数字化的重要

2.1 有助于城建档案管理效率

城建档案资料包含了城市建设发展过程中涉及的各方数据信息，因为其包含的领域更加广泛，所以形成的档案材料也是海量的。城建档案管理不单单包括城市规划档案，还包含建设工程档案，这样数量巨大且类型繁多的城建档案在很大程度上对档案管理人员提出了更高的要求，在档案材料的搜集整理和归档利用等各个环节都需要投入较多的资源。近年来我国城市化建设速度持续加快，城建档案数量日益增多，过去那种陈旧的手工管理模式难以适应新形势的发展，城建档案数字化建设显得尤为重要[2]。借助于信息技术能够真正做到对城建档案的自动化处理，依靠档案管理系统平台有助于档案开发利用效率的提高，从而让城建档案管理工作更好地服务于城市建设发展。

2.2 有助于提高城建档案利用率

城建档案的价值不单单在于它是城市建设发展的客观记录，更关键的是其巨大的潜在开发利用价值。借助于查阅城建档案材料能够从中挖掘出有价值的信息，为城市规划或者其他各项工作决策带来参考依据，城建档案可以说是一个非常重要的信息资源库。然而过去的档案管理模式在面对今天的新局面时显得力不从心，档案管理人员必须要到档案馆现场才可以对所需要档案材料予以检索和查询，现场检索查询往往是人工操作，不仅查询效率不高，花费时间较长，还可能出现偏差错误，在很大程度上降低了城建档案的开发利用效率[3]。推进城建档案管理数字化建设可以在很大程度上促进其利用效率的提升，在信息化环境下，仅仅借助于互联网技术和计算机就能够直接登录相应网站予以查询，依靠更加高效的检索策略即可第一时间调取所需要的档案材料，让城建档案更加科学高效地发挥出自身价值。

2.3 有助于实现城建档案资源共享

21世纪资源共享属于核心话题之一，城建档案作为具有极大利用价值的档案资源，不能够尘封在档案馆中，而应当实现档案资源的共享，让其为城市建设发展作出更多贡献。然而过去那种人工操作的档案管理模式难以真正做到档案资源在各部门、各单位之间的有效共享，各个城市的城建档案也不能够跨区域传输，在这一形势下，推进城建档案管理数字化建设，依托于档案管理信息平台，将城建档案上传到数据库中，利用互联网来打造一个连接顺畅的城建档案传输共享渠道，从而促进档案资源的有效共享。

3 当前城建档案管理数字化建设面临的弊端

3.1 初期建设难度较大

现阶段，要促进城建档案管理数字化建设，初期投入相对较大，也面临较大的建设难度。由于初始阶段不单单要投入人力物力财力推进基础设施建设，还需要建立和数字化管理相应的制度条例，同时对纸质化城建档案进行数字化转化，开展好数字档案的录入上传工作。在这一前提下需要对档案材料予以科学分类，确保后期调阅检索时能够及时准确找出所需要的档案。上述任务都表现出极大的工作量和复杂性，而如果存在一点偏差，都会阻碍后续工作的开展，因此城建档案数字化初期建设工作存在较大难度。

3.2 信息可能出现缺失

在推进落实城建档案数字化建设的过程中，可能由于网络系统的不稳定亦或是系统漏洞而导致档案遗失或数据损坏的问题，从而对数字化档案管理工作的实效性带来影响。同时，数字档案资源实际管理中，可能因为系统软件问题、硬件设备故障亦或是管理人员自身操作失误而出现安全隐患，对数字档案的安全性和管理平台稳定性带来影响，可能导致档案数据的丢失。尤其是针对部分非常珍贵的城建档案资源，如果在数字化管理过程中发生损坏或遗失，对于城市建设发展会带来非常大的影响。

3.3 档案信息容易泄露

城建档案可以说是城市规划、建设、发展的客观记录，对未来的城建工作表现出很有价值的指导意义，也表现出极强的保密性。但因为数字化管理可能存在诸多网络安全漏洞，导致珍贵档案的泄漏，亦或是被盗取或篡改，降低城建档案数字化管理的安全性。所以在实际工作中应当尤其关注重视数字化档案的安全管理，采取有针对性的措施保证数字档案的安全完整，防止档案信息泄露的问题出现。

3.4 专业人才数量较少

优秀而专业的人才是开展好一切工作的核心资源，专业人才在城建档案数字化建设工作过程中具有非常关键的作用。但是从目前的实际情况来看，很多地区都非常缺乏档案数字化管理的专业人才，已有的档案管理人员并未熟悉掌握现代信息技术，无法适应时代发展的要求，很多城建档案工作人员不具备较强的学习能力，没有及时更新自身知识结构，无法胜任城建档案数字化建设工作[4]。

4 新时代下城建档案管理数字化建设的有效策略

4.1 统筹谋划整体设计，夯实数字建设基础

推进落实城建档案数字化建设中，档案管理部门应当在单位领导的统一指导下，尽快研究制定符合实际需求的，科学规范的档案数字化建设工作基本流程，从而促进数字化建设工作步伐的不断加快，为智慧城市建设发展带来更多支持和帮助。档案管理部门要更新思想认识，在城建档案数字化建设过程中确保档案材料的安全与完整，做好档案验收工作，真正掌控好档案数据采集等相关作业流程。目前普遍应用的是自动化扫描，通过写入固定的程序，对纸质城建档案实施扫描，能够自动生成数字化档案。对此档案管理人员必须要严格认真审核，保证数字化档案和纸质档案的内容一致，同时保存好纸质原始档案，以便后期可能再次调用。另外档案管理工作人员还应当按照现代管理学理论，合理确定档案数字化建设各流程内容，按照既定顺序规范操作，组织合适的人选集中时间与精力对过去的知识档案予以细化分类，最终完成数字化转换工作。唯有提前做好充足的准备，委派具有责任心和事业心的档案管理人员参与其中，才可以真正确保全部纸质档案都能够顺利完成数字化转换，进而迈出城建档案数字化建设的第一步，有效规划后续的工作重点，确保数字化建设规范有序推进。

4.2 制定完善建设标准，规范建设标准规范

在推进落实城建档案管理工作中，档案管理部门应当尽快制定统一的数字化建设标准，如此一来才可以确保此项工作的有序推进。对于数字化建设统一标准而言，相关工作人员首先应当严格遵循我国住建部出台的政策准则，随后按照本地城建档案管理工作的具体情况来有针对性地制定统一标准，将格式和标准予以规范，严格按照标准执行城建档案的数字化建设。防止实际工作中存在较大的盲目性，让城建档案数字化建设工作朝着更加规范的方向迈进。在这一过程中，政府相关职能部门还应当发挥出宏观调控职能，做好指导工作，进一步提高政策以及资金的优惠帮扶力度，如果实际条件允许，还应当对周边城市的城建档案资源实施充分整合，尽快建立一个统一的城建档案管理信息平台，其中设置在线查询、预览、咨询等功能，从而充分发挥出城建档案的开发利用效率，让城建档案管理信息平台能够提供更多功能，促进城建档案的有效传输和共享。

4.3 提高系统安全性能，保障档案信息安全

在信息时代背景下，网络信息安全一直是老生常谈的问题。为加强现代城建档案管理效率，完成数字化档案转化的目标，应切实加强对信息安全领域的关注，避免城建档案信息被窃取和破坏，保证计算机网络信息的安全性。在实际的档案信息化建设与管理环节，特别需要注重实施系统性的规范，增加在信息科技领域的投入和创新，积极取用最新的安全防护技术，严格落实档案系统管理制度，包括设置专业防火墙及编程软件，利用身份认证与实名登记，保证在操作环节中的安全，规避任何可能存在的薄弱环节。另外，由于城建档案属于开发性地系统结构，需要融合各部门和机构的档案收集、整理与归档工作，因此在操作中必须确立科学有效的制度，强化外部接入管理和标准化管理，严格落实各项档案管理和使用规定，全面提升城建档案管理人员的安全防护意识，具备更优异的安全技能，使之在信息化档案管理模式下，始终发挥出更好的管理效率，提升整体档案管理转型中的安全性。

4.4 加强管理人才培养，提升人员综合素养

人才是新时代竞争的关键因素，在城建档案管理中的管理人员，应当成为构建城建档案管理系统的核心，因此加强专业管理人才队伍培养和建设，已然成为最为重要的目标之一。城建档案管理部门必须要结合各项因素，包括档案馆规模、人员数量及技术能力等，科学实施档案管理资源配置。一方面，加强人员思想的引导，将现代网络信息化管理思维融入教育内容，切实从思想上提升人员的重视，明确城建档案管理的重要性，增强档案管理人员的主动性。另一方面，积极推进专业技术培训，针对城建档案管理的诉求，加强新技术、新制度的引入和创新，积极构建起上下参与的良好氛围，同时注重对管理人员的培育，切实掌握信息档案管理技能，使之能够熟悉掌握档案管理系统，保证档案管理各个环节始终科学有效，实现对档案管理工作的整体推动。除此之外，还需要注重技术推广工作，尤其是加强对各类支撑设施的完善，尤其是要强调技术操作能力，大幅提升档案管理团队的素养，切实满足不同层面的管理需要，建立起行之有效的城建档案管理体系，真正实现档案管理能力的提升。

5 结语

一言以蔽之，在城市建设发展中城建档案发挥着至关重要的作用，受多种因素的因素，在当前的城建档案管理数字建设进程中还存在诸多弊端，据此，我们要结合实际，统筹谋划，整体设计，通过多措并举，不断加强档案数字化建设，保障城建档案管理的合理化、规范化，最大化的保障城建档案管理的规范化和科学性。最大化地发挥城建档案的价值意义，助力我国城建事业的持续发展。