事业单位档案管理工作深化改革的措施

2021-04-14肖璐璐

卷宗 2021年17期

肖璐璐

（海伦市卫生健康宣传服务中心，黑龙江海伦 152300）

档案在事业单位管理体系中占有重要的地位，事业单位应当发挥信息化档案资源的实用价值，着力发挥专业档案管理人员的重要作用，优化档案管理工作制度规范，基于档案管理工作的现实问题提出改革路径，发挥档案资源的实用价值，达到高效、科学、系统化的开展档案管理工作的目标。

1 事业单位档案管理工作的问题

1）档案管理方式陈旧。目前，事业单位档案管理还主要以质纸档案管理为主，档案管理具有人工化特征，传统的档案管理方式与现代化的办公手段不适应，不足以发挥档案的实用价值。事业单位档案管理工作的方式较为固定，档案管理制度传统，档案管理工作的效率较低，档案管理工作中的失误概率较高，一些事业单位存在着档案信息泄露和丢失的较高风险，传统的档案管理方式往往存在较大问题。

2）档案管理设施落后。信息化时代需要构建高质量、高效率、高水平的运转机制。有些事业单位档案管理缺乏专业的库房，没能基于档案管理信息化引进专业的档案管理设备。一方面，纸质档案未能全面实现数字化，纸质档案扫描水平较低，档案管理工作仍使用陈旧的展柜。另一方面，事业单位档案管理系统开发速度较慢，档案管理软件更新不足，档案管理工作缺乏智能化的技术手段，不足以提高档案的使用效率。而且，事业单位档案管理的防护设备不足，缺乏安全防控系统，现有的档案信息化安全防护能力较低，不足以有效应对互联网传递共享档案的现实工作需要。

3）管理人员素质较低。事业单位档案管理工作落后，档案管理改革的步伐较慢，主要原因在于缺乏专业的档案管理工作团队，档案管理人员的工作能力有限，档案管理缺乏必要的部分配合机制，相关从业人员难以适应信息化时代档案管理工作的需要。首先，事业单位缺乏先进档案管理工作标准，档案管理方式方法较为僵化。其次，事业单位档案资源浪费严重，档案管理人员不熟悉新型的档案管理运转方式，档案管理专业技术的培训不足，难以满足新时代事业单位档案管理运转的需要。

2 事业单位档案管理的优化路径

1）建立专业人才队伍。事业单位还要积极采用多种方式打造现代化的档案管理工作队伍，着力提高档案管理从业人员的专业素养。首先，事业单位档案应当优化档案管理工作方式，基于现代化的档案管理工作需要配置专业的档案管理人才，积极优化档案管理人才结构，按照信息化、智能化档案管理的需要配置专业技术人才，通过特殊人才引进、人才招聘、人才交流的方式充分档案管理工作队伍。其次，大力的培训现有的档案管理人员，积极的组织开展专题性、长期性或创新性的培训活动，根据档案员的发展需要与本职工作开展专业技术培训工作，提高档案管理人员的工作效能。第三，还要完善人才交流机制，依托为事业单位进行档案管理软件开发的单位或企业进行人才委托培养，强调通过专业的技术人员指导，服务团队的介入，提高档案管理人才配置水平。

2）强化基础设施建设。事业单位为了满足新时代档案管理与使用的需要，还要提高档案管理专业设施水平，着力加强信息技术与资金的投入。首先，事业单位应当完善档案管理的基础设施，给档案管理人员提供优质的档案管理工作环境，着力满足信息化时代档案管理必要的设施设备，大力强化信息基础建设工作。其次，还要根据事业单位档案管理的发展需要大力引进电子信息技术设备，加强计算机、电子签到系统、监管系统的配置，尽可能的成立专职档案管理中心，形成一个更加统一的广阔的档案管理工作环境。第三，发挥各部门的配合作用，积极完善档案管理存储利用机制，大力提高档案的保存效率，从而达到提高事业单位档案管理工作质量和效率的目标。事业单位必须加大档案管理资金的投入，强调拟定充分的档案管理设施设备的更新计划，积极的争取财政资金的支持，从而加强档案管理设备的配置水平，提高档案管理设备配置有效性。

3）充分保障档案安全。档案管理工作还要把重点放在保证档案安全方面，事业单位应当基于信息化的档案管理工作理念完善档案管理的监管机制，加强档案管理安全防控，保证档案数据信息的安全性和完整性。首先，进一步修订事业单位档案管理工作的制度，强调采用科学的模式保证档案管理的有效运转，进一步优化档案管理的程序，明确档案管理安全责任制度，提高档案数据信息的备份水平。其次，大力的研发符合事业单位需要的档案管理工作系统，积极的建设和引进档案管理防盗系统，按照分类存储的方式进行档案管理，从而达到提高档案管理工作效率和质量的目标。第三，还要采用现代与传统相结合的方式，重视优化档案数据信息备份管理的工作方式，大力保证档案数据信息完整性，从而发挥档案资源的实用价值，达到提高档案管理质量目标。

4）构建专业重平台。事业单位还要从现实出发构建专业的档案管理平台，强调采用一体化的方式提高档案管理的整体效率。现代档案管理平台需要面向移动互联网网络，强调发挥多媒体在档案管理中的积极作用。首先，开发专业的档案管理系统，基于移动互联网环境实现档案管理网站与APP的紧密结合，构建专业的档案存储使用系统，从而实现档案管理一体化，让员工积极地参与到档案管理实践当中。其次，加强档案管理权限设备，不仅要明确各级档案管理人员的工作权限，优化档案管理的级别设置，这样才能有效提高的使用质量，实现档案管理的专业化控制。第三，档案管理信息平台应当重点发挥信息库的作用，强调加强档案管理数据信息的深度管理，积极的分析档案数据信息的实用价值，从而达到构建科学化、智能化档案管理体系的目标。

5）完善工作评价机制。事业单位应当提高档案管理评价的科学性，注重建立完善的奖惩制度，优化档案管理工作的评价机制在，从而达到提高档案管理工作效率的目标。事业单位应当保证档案管理工作的规范性，掌握员工的工作动态，激发员工的工作动力，从而达到提高档案管理工作效率与质量的目标。完善档案管理评价机制，建立档案管理的奖惩制度，主管部门应当对档案管理人员进行积极的评价，指出档案管理人员的问题，明确优化改进的方式，从而提高档案员管理创新的水平。第三，应当建立有效的奖惩机制，强调完善档案管理的激励机制，从而提升档案管理的整体质量。应当通过职称等制度提高档案管理员的奉献意识，促进档案管理员积极的研究档案管理中的新课程，达到以全面提高档案管理制度，消除档案管理风险，满足档案管理需要的目标。事业单位还要从整体上评估档案管理的问题，按照质量管理的方式加强档案管理建设效率的审核，从而指出档案管理人员能力提升的着眼点，满足新时代档案管理工作的需要。