事业单位档案管理制度建设的科学化探索

2021-04-14蒲春华

卷宗 2021年17期

蒲春华

（黑龙江省海林市人力资源和社会保障局就业创业服务指导中心，黑龙江海林 157100）

随着信息技术的快速发展，档案管理技术手段的不断升级，大数据时代要求采用制度化的档案管理方式，进一步发挥信息技术在档案管理中的指导作用，转化档案信息化的特征修订事业单位档案管理制度，保证档案管理制度有助于推动档案管理深化改革，提高档案管理服务水平，约束档案管理随意、低效和高成本问题。事业单位基于信息化趋势修订档案管理制度刻不容缓。

1 档案管理制度科学化的意义

1）提高档案管理工作质量。事业单位加强档案管理制度建设工作，围绕现代档案管理工作需要修订档案管理的基本制度规范，有助于保证档案管理工作质量，发挥档案信息记录载体的重要作用，推动档案管理工作的深化改革，降低档案管理工作的风险，满足档案管理建设的现实需要，为档案管理工作提供充分的依据。信息化档案管理还要构建科学的档案管理工作环境，强调以信息化的思维方式开展档案管理工作，基于制度建设提高档案资源的服务应用价值，提升档案资源的运转效率，保障事业单位档案管理的正常运行，实现档案管理的精准化，消除档案运转中的潜在风险。

2）发挥档案资源服务价值。信息化时代档案管理制度建设不仅规范了档案收集、存储、整理工作，而且极大的指向了优化档案资源服务方式，强调保持档案资源管理的开放性，进一步扩展档案数据信息资源的来源渠道，能够围绕档案资源共享使用建立科学的工作制度。通过档案管理制度科学化建设可以进一步创新档案服务方式，规范档案服务办法，明确档案服务操作规程，有助于满足日益个性化的档案使用需要，符合了信息化时代档案管理的趋势，为档案资源共享奠定了良好的基础。

3）降低档案信息资源风险。档案管理制度是从档案管理目标、技术、人员与运转需要基础上制定出来的基本档案管理操作行为规范。一方面，通过档案管理制度可以有效弥补传统档案管理漏洞，消除档案管理的潜在风险。另一方面，新型档案管理制度符合档案管理的发展趋势，融入了最先进的档案管理工作思维，提高了档案管理工作的前瞻性，有助于规范档案运行方式，减少档案管理运行实践中的风险，为档案管理深化改革奠定了良好基础，推动档案管理现代化、专业化与规范化发展进步。

2 档案管理制度建设主要问题

1）管理制度不完善。目前，有些事业单位档案管理人员的思维理念陈旧，档案管理不具备信息化意识，不能创新档案管理工作方式方法，导致档案管理工作制度不完善，现有档案管理工作制度不具备较强的监督力与执行力。一些事业单位现行档案管理制度或者不符合现有档案管理技术设备运转的实际需要，或者不具备较强的专业性指导性，不具有信息技术时代档案管理工作的基本特征，影响了档案管理制度的建设水平与效用发挥。还有的事业单位档案管理制度过于重视收集、存储等环节，对传统档案管理工作方式约束较细，但是不注重信息化背景下档案制度的建设工作，档案管理服务制度缺失严重，档案管理制度不具备全面指导性，不能约束档案管理实践。

2）管理制度较粗糙。档案管理制度精细化水平低，档案管理制度不具备前瞻性，与档案管理工作实际不相符问题仍存在。例如，有些档案管理制度与档案管理岗位工作不符，不能基于制度建设提高档案管理水平，档案管理制度缺乏必要的解析，基层档案员没能深入理解档案管理制度。档案管理制度虽然从国家的《档案法》各种新要求出发，但是不符合事业单位档案管理工作的实际情况。例如，一些事业单位档案管理制度仅仅指向传统纸质档案管理时代有关档案保管的基本要求，未能细化档案运转的流程，不能对档案服务过程进行约束，没能对档案数据信息挖掘进行有效约束，致使档案数据信息在不安全的环境运转，还有一些事业单位档案管理制度对档案建设资金使用要求不系统，因此影响了档案管理工作的质量，没能提高档案管理的实际效能。

3）不适应未来需要。目前，我国事业单位档案管理制度修订的速度较慢，档案管理制度的科学化水平低，档案管理制度建设的较为缓慢。有时仅一味的固守原来的档案管理工作方法，已有档案管理制度不能随着技术设备革新而创新发展。一些事业单位档案管理人员素质较低，不熟悉信息化档案管理工作环境，不懂得网络时代档案管理工作的方式，不注重基于智能化档案管理需要修订档案管理管理工作制度。还有一些事业单位档案管理工作缺乏对制度的评价机制，不能对制度执行情况进行综合分析，未能有效找出档案管理制度的漏洞，不能基于档案管理制度建设的问题进行针对性的整改，没能在档案管理制度的对比中，不断更新现行的档案管理工作制度。

3 档案管理制度科学化的措施

1）更新档案管理理念。档案管理制度是对档案管理思想理念的直接反映，事业单位还要从现代档案管理发展的需要出发，不断修订档案管理工作制度，加快档案管理制度建设的进程。首先，细化档案管理制度的要点，明确档案管理制度内容，基于信息技术的发展需要科学界定档案管理工作制度的内容，不断创新档案管理制度建设的方式，提高档案管理制度建设的科学性，针对本单位实际情况解决档案管理的主要问题。其次，提高档案管理制度内容的科学性，以清晰的语言描述档案管理制度，强调档案重制度具有较强的普及性功能，发挥档案管理制度对实际档案管理工作的约束作用。例如，档案管理制度应当具有多层次的条文，档案管理制度内容应丰富详实，这样才能满足档案管理工作的需要，全面提高档案管理建设质量，提高档案管理制度建设效能。

2）提高档案人员素质。为了促进档案管理制度的深度履行，发挥档案管理制度的指导作用，进一步按照既定的制度规范开展档案管理工作，还要提高档案管理人员素质，要求档案管理人员严格的落实相关工作制度。首先，大力提高档案管理人员技术水平，提升档案管理人员的专业性，保证档案管理人员具备较强的工作能力，扎实的档案管理工作理论素养，保证档案员深化理解并广泛应用档案管理规章制度。其次，发挥档案员对档案管理制度建设修订的作用，能够根据实际需要情况总结档案管理制度存在的问题，基于工作需要深化档案管理制度建设，不断完善修订档案管理制度。第三，建立档案管理制度执行监督机制，既考察档案员的工作情况，又分析档案管理制度存在的漏洞，全面细化档案管理制度内容，做到与时俱进的修订完善档案管理制度。

3）创新制度建设方法。为了全面加强档案管理制度建设工作，提高事业单位档案管理制度建设水平，尽快的推动档案管理制度改革，应当细化档案管理制度建设方法。首先，依托专业机构、上级主管部门对事业单位现行档案管理制度进行审查，指出档案管理制度的主要问题，分析档案管理制度的漏洞，提高档案管理制度建设水平。其次，加强档案管理工作经验交流，依托行业协会细化档案管理制度的内容，在同行业档案管理制度的对比中找出档案管理制度的漏洞，不断完善档案管理工作制度。第三，档案管理制度建设还要立足本单位的实际，综合性的考察档案管理制度建设情况，针对性地进行档案管理制度整改，达到全面提高档案管理制度建设水平的目标。