企业应如何利用“国际档案日”做好档案宣传工作

刘 静

（上海核工程研究设计院有限公司，上海 200000）

国际档案日是企业档案宣传的活动日，档案部门和档案管理人员应研究如何利用“国际档案日”将企业的档案宣传工作办出特色，办出影响力，从而推动企业档案事业的发展，提升档案在企业中的地位，并展现档案部门和档案工作者的专业形象和精神风貌。本文将从夯实档案宣传基础、丰富档案宣传内容、创新档案宣传形式、发掘培养宣传骨干、做好档案宣传评估五个方面进行论述。

1 夯实档案宣传基础

策划是一种策略、筹谋、计划或者打算，是组织开展活动的基础。“国际档案日”活动策划是整个宣传活动的基石，对活动的每个环节都具有指导作用，策划质量的优劣，很大程度上影响和决定活动的成败。因此，“国际档案日”宣传活动需要精心策划、全面布局。

为夯实档案宣传基础，做好“国际档案日”宣传活动策划需要考虑以下四个方面。第一，确定宣传活动主题。“国际档案日”宣传主题是宣传活动的点睛之笔，是贯穿整个宣传活动的主线。在策划中应明确主题，而且主题应该内容集中、简洁明亮，能给参与者留下深刻的印象。第二，确定宣传内容。“国际档案日”的宣传内容，除了传统企业发展史、档案法律法规、档案先进事迹以外，内容还应丰富多彩、新颖别致，且同时兼具趣味性和知识性。第三，确定宣传活动的形式。档案宣传活动的形式是对宣传内容的表达。宣传活动的形式要多种多样，除了最大限度挖掘传统媒体形式的潜力外，还应创新宣传形式，选择公司员工使用频繁、关注度较高的宣传形式，并与宣传内容相契合，提升宣传效果。

2 丰富档案宣传内容

“国际档案日”宣传内容通常以档案的发展史、档案法律法规和技术规范、档案先进事迹、档案管理中取得的各种成果为主。但企业普通员工对档案并不是很了解，对档案管理人员从事的工作也不清楚，宣传档案的基本概念和法规条文并不能引起他们的注意，枯燥乏味，导致宣传效果不佳。因此，在宣传内容上要打破常规，以反映公司职工感兴趣、普遍关心的问题为主，应与大家工作和生活紧密相关，选择全体职工有需求、有帮助、有意义的专题来开展宣传活动。

为丰富“国际档案日”宣传活动内容，档案宣传工作还要把中华5000年悠久历史沉淀积累下来的档案精华作为切入点，增加历史和文化的百分比。作为企业，应重点利用已保管期限较长、价值较高的档案，组织开展展览、讲座、知识竞赛等系列宣传活动，满足企业职工了解企业历史、文化的需求；也可以充分利用当地档案馆的资源，共同策划，联合举办参观或专题讲座，从中感受到档案的历史价值、现实价值和文化魅力；还可以与近期社会热点问题、行业重点关注问题、公司重大工作等相结合，编写宣传推文；推文标题应吸引读者眼球，细品内容给人耳目一新之感。要创新档案宣传内容，挖掘档案里的故事，利用档案工作中的实例，把枯燥乏味的档案转换成趣味十足的故事，使档案具有鲜活力；宣传材料要图文并茂，切记长篇累牍，亦可使用当前社会流行的漫画、微动画、短视频等元素进行宣传，使宣传材料兼具趣味性和知识性，提高“国际档案日”宣传内容的吸引力、感召力。

3 创新档案宣传形式

“档案宣传形式是活动组织者把宣传内容传达给宣传者的途径和方式”[1]，为了扩大档案宣传力度、增强档案宣传效果，企业档案部门和档案管理人员应创新档案宣传形式。因此，企业档案部门必须充分利用报刊杂志、电视电台、网络社交等各种传播媒介，在“国际档案日”宣传活动中建立平面媒体、广播电视媒体、网络媒体相结合的三维立体宣传架构。

首先，充分发挥平面媒体、广电媒体两种传统媒体的宣传作用。“国际档案日”宣传工作主要是通过自办的报纸、期刊和工作简报等传播，或者通过海报、展板、展览、参观、征文、知识竞赛、讲座、业务指导等传统形式进行宣传。企业档案部门和档案管理人员应积极与公司宣传资源主控部门进行沟通，争取他们的支持，充分利用公司已有的宣传资源，做好“国际档案日”的基础宣传。

除此之外，还应该大力借助网络媒体的宣传优势，拓展新的宣传领域。“国际档案日”宣传工作应借助网络媒体高速发展的东风，利用网络新媒体（如抖音、论坛、贴吧、微博、微信、网络直播等）互动性强、受众面广、精准宣传、性价比高、推广方便等优势，使档案宣传更新更广更高效。

4 发掘培养宣传骨干

由于“国际档案日”宣传活动一般是档案部门组织、策划、实施的，宣传队伍都是由档案管理人员组成，人数稀少且身兼数职，往往还没有接受过专业的宣传技能培训，存在重点抓不住、亮点不突出、写不出好的宣传稿件等问题。因此，在日常工作中积极发掘培养宣传骨干，提升“国际档案日”宣传活动效果。

一般宣传骨干应具备以下三项专业素养。第一，具备良好的策划能力。策划是“国际档案日”宣传活动的基础，用于指导活动的顺利实施，这要求宣传骨干具备良好的策划能力。第二，具备较强的撰稿能力。宣传稿件的优劣决定了宣传内容对读者的吸引力，将直接影响活动宣传效果；只有具有较强的撰稿能力才能写出优秀的稿件。第三，具备独立的编辑能力。编辑是一门学问，是对稿件和素材（图文、动画、视频等）的再创作，优秀的宣传作品都离不开编辑。因此，企业档案部门在日常工作中应着重挖掘有潜力的宣传人才，辅以专业的宣传技能培训，再结合部门宣传活动实践，培养自己的档案宣传骨干，为“国际档案日”宣传活动提供人力保障。

5 做好档案宣传评估

在档案宣传过程中，由于企业档案宣传评估意识不足，认为评估工作可有可无，更有甚者完全取消评估工作，导致宣传工作大同小异、宣传效果不佳。因此，企业档案部门应重视宣传评估工作，做好评估结果经验反馈工作，并将评估结果落实到后续的宣传活动中，提升宣传效果。

对于档案宣传效果的评估工作，档案部门应建立完善的评估体系，明确由谁评估、评估方法、影响因素、评估范围等，使评估工作有据可依。对于“国际档案日”宣传效果评估，企业应视活动每年开展的具体情况，采用内部自评或专业机构评估，亦或采用二者相结合的方式进行有效的评估；应采用科学的评估方法，例如：“抽样调查法、访谈调查法、观察法、问卷调查法、文献法、试验调查法等”[2]，这是做好评估工作的前提；综合考虑影响宣传效果的各种因素，像宣传对象、宣传者、宣传内容、宣传形式等，使评估结果更具有说服力；还应将评估工作贯穿“国际档案日”宣传活动的全过程和每个环节，使评估工作更全面。通过对“国际档案日”宣传工作系统、科学、全面的评估，实现对宣传活动的全局把控，从而不断优化档案宣传工作，提升档案宣传效果。

6 结语

“国际档案日”为企业档案宣传工作提供了一个宣传良机，档案部门和档案管理人员应抓住这个契机，推出内容丰富、形式多样的宣传活动，拉近企业职工与档案的距离，让大家了解档案，更好地利用档案，并提升全员档案意识。