论科学管理档案的重要性

李彦秋

（达州职业技术学院，四川 达州 635001）

1 做好档案管理工作的重要意义

做好档案管理工作一个社会健康发展的需要，档案管理工作是社会发展的重要的部门，是提高社会发展工作效率，维护社会历史真实性的一项重要作用。如何科学规范的管理档案，是衡量一个单位是否科学高效、正规管理的重要尺度。科学的管理档案、科学的利用档案就证明这个单位能够为科学发展提供一手真实的资料，单位作出的研究是经过科学分析、能够扬长避短、制定出合理合规的政策法规。在现阶段我国经济全面发展的大背景下，认真做好档案管理工作，不断探索新的档案管理手段，不断的规范档案管理观念，以期能够更规范、合理的制定各项政策，能促进社会经济全面发展。

档案是伴随着人类文明的产生而产生的，是人类文明的记录和见证，是维护历史的真实性的伟大事业，档案在人类社会生活中有着不可磨灭的作用，人们通过对档案的研究可以让我们在工作中不走弯路。

2 档案的价值

从档案社会的要求来看，档案的价值就是用于记录和查阅，让人们利用的价值，档案是记录最真实的社会生活，就最原始、最可靠、最真实的依据，综合来说，档案的价值一般有以下几个方面。

1）档案的真实历史记录。档案的作用就是记录最真实的社会活动，它是历史发展的见证者，它具有最公平、客观、准确地记录着当时社会发展的真实情况，它通过文字、图表、图案以及现在更高级别的电子档案作为载体，都是用于记录当时的社会情况。

2）档案的利用价值。档案的利用多种多面，可以说和我们生活息息相关，例如我们常常遇到的人事、会计、基建等都需要相应的档案资料作为支撑。（1）人事档案的利用价值。人事档案是记录着我们每一个人的经历、政治面貌、品德等个人情况的文件材料。人事档案起着凭证、依据和参考的作用，在我们每一个人的转正定级、职称申报、医疗保险、子女教育、养老保险等相关证明时，都需要使用人事档案。如果本人的人事档案丢失会影响到入党、升学等，成人后影响自己的评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，如果有出国的情况，人事档案丢失，更加会影响到自己出国留学。如果有考公务员人事档案更是重中之重，档案必须保管好。这里可以看出，人事档案从我们出生、上学、毕业、工作等都有直接的关联。（2）会计档案的利用价值。会计档案是国家档案的重要组成部分，更是各个单位的重要档案，它是一个单位经济活动的真实记录和反映，通过查阅会计档案，我们可以了解本单位的每项经济业务的来龙去脉；可以真实的反映本单位经济活动是否遵守财经纪律，在财务活动中，每一项会计记录都是当下经济活动的生动记录和客观写照。一个单位对本单位的会计档案重视程度也反映了该单位是否要求严格，是否履行了廉政自律。（3）基建档案的利用价值。基建档案是在基建过程中形成的对单位有保存价值的文字、图片、声响等各种载体的文件材料，是真实反映基建活动的材料，它是项目工程建设和竣工时验收的必要条件，也为以后工程的投入生产后运行、检修、扩建等提供原始的可支撑材料，如果基建档案不齐全、不规范、相关材料不准备就为后续一系列工作带来很大的麻烦。第一，基建档案利用好可以实现可持续发展。基建工程一般历时很久，涉及的单位和人员也很多，而基建档案作为工程的第一手资料，为建筑工程的施工、设备的维修、技术的改进等都有着重大的作用。第二，基建档案利用好可以提高工程质量，因为基建档案是真实的基建工程一手资料，一个标准规范的基建档案可以更好地为工程提供各种参考，工程人员可以通过查阅基建档案来提高工程效率，更高效的施工。第三，利用好基建档案能够保证工程创先争优。一个好的基建工作要竣工，常常是离不开支撑它的基建档案，只有基建档案齐全、规范才能为竣工验收提供最准确的资料，才能为工程优质化提供帮助。

3 档案管理工作的难点

1）对档案工作的重要性认识不够。由于长期人们对档案的不重视，觉得档案可有可无，再加上很多的部门负责人觉得档案工作也不重要，这些就导致很多档案工作人员在工作中也对档案不重视，在工作中有时会缺乏一些业务素质，对待前来查询档案的同志也缺乏耐心，工作得过且过，对业务也缺乏上进心和乐于奉献的精神。缺乏良好的职业道德，缺乏工作中良好的办事工作态度，又缺乏乐于奉献的工作精神，在工作中遇到难点也不想去想办理处理。

2）档案基础设施配套不够。由于对档案的重要性认识不够，一些单位的领导也档案工作的投入也不强，档案工作的一些基础设备没有，比如：基本的档案柜、温湿度计、档案室、库房建立不规范等。其次，一些单位档案工作人员配置也不够，档案工作人员进一步业务培训很少。这些都大大的制约了档案的发展。

4 做好档案管理工作的几个方面

1）制定科学规范的制度。没有制度不成方圆，要科学的档案管理，就必须制定出科学的制度。档案要科学规范的发展，依法管理档案是基础，法治化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。要科学规范的管理档案，就要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家相关政策法规，因地制宜的制定出适合本单位的档案管理办法，利用科学化、制度化来管理档案。而且随着社会的发展，档案事业的发展最终也是必须走上依法治档的道路，只有这样才能让档案更好的服务社会、发挥出它应有的作用。

2）建立一系列档案奖励机制。要把档案管理好、档案工作更进一步最关键的还是人，所有在科学发展的指导下，各单位的领导应该以人为本、除了制定规范档案管理的制度之外，还应该创立一些档案奖励机制。最大限度地激发档案工作人员的积极性和业务主动性。在平时工作中，大家形成良好的工作作风、积极进取的工作思想，激发档案人员最大的工作热情。

3）实现科学档案管理同现代技术相结合。随着社会的发展、科学技术的进一步加强，档案信息化是必然的，而档案管理人员在随着信息进一步发展的过程中如何把握机遇、接受挑战也是很重要的。随着社会的发展档案管理工作不是以前的单一保管纸质档案就算完成，现在档案载体丰富，纸质、音响、录像、声频、视频等各类新型档案越来越多，档案工作是一项专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有基本的档案管理者应具备服务意识，又要与时俱进掌握现代化科学技术。

档案工作是一个国家兴旺发展的重要标志，也是一个国家记录历史的重要依据，在现阶段，只有认识到档案的重要性，不断科学规范档案、科学管理档案才能最大化的让档案工作适应新的环境。也只能这样才能发挥出档案最大的作用。