浅谈中学教学档案的建设与管理

张 妍

（华中师范大学第一附属中学，湖北 武汉 430223）

现代基础教育管理，要求学校的管理工作愈加的规范化，而其中，教学档案管理作为学校教学管理的重要组成部分，有助于加强和提高学校科学管理的质量和水平。有效发挥教学档案的作用能促进学校健康有序快速的发展。所谓教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料的总称，是记载和反映学校教学实践、教学研究、教学管理主要职能活动和基本历史面貌的，在学校的教学工作中有一定参考利用价值的文件材料[1]。教学档案的科学规范化整理，有助于提升学校的教学评估和教学质量。

1 中学教学档案管理的现状

教学档案主要是学生学籍表，学生基本信息表，月考、期中考、期末考、八校联考、会考、高考、二月调考、四月调考试卷及分析表组成，一般需三年时间收集，学生毕业后集中存档。文件材料形成的时间跨度较大，材料收集周期相应也较长。文件材料形式多样，有纸质、照片、图表及各种电子文件。这就加大了教学档案管理人员的工作量及收集整理工作的难度。

学校方面对教学档案管理缺乏足够的重视，认为不必花费太多的时间和精力在这上面。档案管理人员对其认识也不够深入，管理理念十分落后，管理的手段过于单一、老旧，甚至容易出现管理漏洞从而造成档案信息泄露、丢失、混乱等。这不仅不利于教育教学档案管理工作的开展，更给学校带来了不必要的损失。

2 中学教学档案的建设与管理

2.1 正视现状，转变观念，增强教学档案管理意识

学校的教学档案是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好教学材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明[2]。首先学校领导要重视，强化规范管理，制定一套完整规范的教学档案管理制度，从材料收集、整理、归档等各个方面实行严格且行之有效的管理方案，保证教学档案的顺利整理和归档。教学档案的整理需要学校其他相关部门的配合，确保教学档案顺利、有效，依法依规的整理归档。

2.2 加大基础设施建设，加强档案管理信息化

虽然已经步入21世纪，信息化、数字化的大潮已经席卷了各个行业，但是目前大部分中学教学档案收录的还是以纸质档案为主，音频和视频等数字化文件仅占一小部分。随着互联网技术对教学领域的渗透，加上特殊时期的影响，网络教学，网络课程，网络考试等已经成为新形态教学的一部分了。因此，学校也要充分利用现代计算机技术，加强教学档案管理方面的基础工作，加大教学档案的信息化，数字化建设，扩宽档案收集类型，加快档案收集效率。学校方面要加大基础设施建设，立足教学档案的特性，设立一个独立的现代化档案管理室，从而更方便的对教学档案进行保存和管理。与此同时，学校还要研发符合学校实际情况的档案管理系统，如学生成绩管理系统、试卷管理系统、教学视频管理系统等，这样管理人员在检索与查询学校教学档案时，才变得更加高效与准确。此外，学校方面还要运用现代科学技术，加强档案管理的安全防护意识，提高档案信息化体系的安全性能。进行实时备份，这样不仅杜绝了档案信息的泄露、丢失等情况的出现，也便捷于学校教学档案管理工作的进一步开展。

2.3 加强培训，提高档案管理工作者的业务水平

与大学不同的是，目前大部分高中学校的档案管理人员大多是兼职人员，或者非档案管理专业人员。教学档案管理工作多归口与教学管理部门，兼职档案管理员在完成自身工作的同时，兼职教学档案的收集和整理工作。大部分中学的教学档案管理员都没有专业规范的档案管理手段，也没有科学的档案管理经验，多是凭借自己的理解进行档案管理。在实际归档和调取资料时无法达到预期的效果。因此，中学教学档案管理员的业务水平亟待提高。这就需要学校领导对教学档案管理工作更加重视，加强对档案管理员的培训，并顺应时代的发展，在传统档案管理培训的基础上，加强档案管理员的计算机水平，做到档案专业知识、计算机知识、网络技术及多媒体技术全方位掌握和交叉应用。

2.4 善于利用，主动为教学提供档案支持服务

建立教学档案的目的不仅是为了保管好教学过程中形成的有价值的文件材料，更主要的是为宏观的教学决策和微观的教学管理及教学科研服务[3]。教学档案管理不只是档案管理员的工作，也需要学校其他各个部门的配合。档案管理员需要随时关注学校的各项教学活动，及时与相关部门联系，催缴各类教学档案资料。同时，也要积极主动的参加到学校的各项教学活动中去，不止等待收取材料，同时也要了解各项教学活动所需的参考资料，为学校的教学管理提供相应的档案材料支持，为学校领导的教学管理提供详尽有效的参考数据和资料。学校也要支持教学档案管理员的工作，对教师提出要求，支持档案管理员的工作，协助档案管理员收集教学相关资料，促进学校教学档案管理工作健康有序有效的发展。

3 结束语

学校教学档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们要抛弃传统的档案管理观念，学习社会上先进的档案管理思想，结合学校实际情况和社会发展动态，优化和调整自身的管理手段，不但要做好教学档案的收集工作，提高档案的利用率，还要对平时教学档案工作中的不足加以改进。在各方的配合下，提升学校的教学档案管理水平，以档案促教学，充分体现教学档案管理的价值，推进学校教学科学健康的发展。