轨道交通合约档案管理无纸化研究

李丹妹

（成都轨道建设管理有限公司，四川 成都 610000）

城市轨道交通在进行合约档案管理的过程当中，有着显著的链条长、人手多的特点。因此，为了充分保证城市轨道交通合约档案管理工作的准确高效，必须展开无纸化的管理模式。随着社会快速发展，信息化技术已经普遍应用到各行各业，因此在城市轨道交通合约档案管理过程当中也可以与时俱进，借用计算机技术、网络技术等。只有这样才可以在档案管理过程当中，针对目前存在的现状问题进行优化改良，从而保证档案管理的真实完整性，为城市轨道交通做决策或宏观调控时提供真实可靠的信息数据。

1 城市轨道交通合约档案管理无纸化实施的必要性

1.1 提高管理工作效率

城市轨道交通合约档案管理的主要内容包括，招标投标、合约签订、内部审计、项目决算、政府审计、概算回归、计量支付、合约履行、可行性研究、项目概算、项目后评价等等一系列内容。面对这样纷繁复杂的工作想要达到合约档案管理的理想目标。就必须实施无纸化管理。借用信息化的技术对合约档案可以进行资源信息库的建立，从而在管理过程当中达到资源共享、协同办公的高效模式。并且在相关文件进行传递和提供利用的时候，对一些需要审批的流程也可以极大地进行简化，从而节省城市轨道交通合约档案管理工作的人力、物力、财力等多方面资源。并且在平常对合约档案进行维护与处理的过程当中也可以借用电脑自动化办公系统对相关资料进行权限的设计，从而在对相关资料进行查阅、批注和修改的时候也可以充分保证合约档案可以安全储存而不被流失。因此，实施无纸化管理模式，可以极大地提高档案管理的高效性和便捷性[1]。

1.2 促进绿色环保

随着我国不断落实环境保护的国家战略之后，对城市轨道交通合约档案管理进行无纸化管理办法的实施也可以极大地促进纸张的节约，从而为环境保护事业作出贡献。随着无纸化档案管理模式逐步推进，在信息进行收集、整合和处理的过程当中，所需的纸张就会越来越少，不仅从当前就可以看到对纸张的节约，从较为长远的可持续发展层面来说，无纸化的合约管理办法也是保护珍贵森林资源的重要举措。传统档案管理其信息量巨大，因此在以纸为媒的管理过程当中所耗费纸品资源颇巨，极大地增加了合约档案管理的投资成本。无纸化合约档案管理办法不仅可以极大地降低投资成本，而且在档案信息进行最重要的传递环节过程中，可以一触即发，从而保证办公效率。就目前城市交通轨道建设新浪潮之中采用无纸化的合约档案管理办法意义重大[2]。

2 城市交通合约档案管理无纸化的不足

2.1 存储方面的不足

随着科学技术的不断发展，我国信息资源的存储技术也得到了迅速的提升。虽然在目前情况来看，通过储存媒介进行信息数据的保管具有很高的可靠性和安全性。但是因为科学技术日新月异，一些当前看来较为先进的储存办法在不久的将来很有可能就会被淘汰，而且在那时，如果储存媒介的格式与更为先进的读取技术不匹配，就会影响信息数据的读取，从而造成合约档案严重丢失。同时在对合约档案进行无纸化管理办法之中。一些电子媒介虽然方便高效，但是却极易受到相关物质的冲击而造成质变。无论这个影响因素是化学的还是物理的，都会导致电子媒介在发生质变之后对存储文件无法打开，这是对城市轨道交通合约档案管理无纸化过程中存在的最为严重的隐患[3]。

2.2 在安全方面

将合约档案进行无纸化管理，对其信息化的文档进行保密是最为关键的环节。因为网络化技术的飞速发展，一些别有用心的人或许会掌握相关先进技术，从而可以利用职位之便对信息化档案进行窃取以作他用。而且就算是在日常的办公过程当中，因为需要对档案管理进行权限开放，如果相关工作人员的职业素养较为欠缺，就会借用电子邮件或者是优盘对档案信息进行传播与转移。同时，部分。思想不够端正的员工在进行办公的时候，一旦出现情绪化，很有可能意气用事对档案信息进行。一键删除。或者胡乱修改。这就会导致城市轨道交通的合约档案出现泄露，删除或者被篡改，从而造成极为严重的商业损失。为了避免这种不利现象的出现，在进行无纸化档案管理的过程当中应该严格制定及规章制度，并且采用强制性的法律保护手段，以此确保合约档案，电子信息的安全性和保密性。

2.3 在转换方面

无纸化的档案管理办法不能完全替代传统的纸质档案管理。这是因为目前无纸化的管理办法仍然处于一个较为初始的探索阶段。因此在各部门之间进行无纸化管理的过程当中，主要还是采用纸质档案的收集整理和统计。政府对无纸化管理办法的普及力度较为薄弱。这也极大地制约了无纸化档案管理的工作进度。传统档案在向无纸化档案进行转换的过程当中，缺乏科学的规划与协调，从而在目前的档案管理过程当中依然是各部门基层进行收集，逐级递交，并且签字盖章确认其真实有效性。

3 城市轨道交通合约档案管理实现无纸化的提升策略

3.1 提供无纸化管理平台

在对城市轨道交通合约档案进行无纸化管理的过程当中，首先应该为无纸化管理提供一个可以充分容纳和管理的平台。就像一些大型的知识数据库一样。需要通过一些计算机开发人员设计出功能强大，便于操作的软件系统同时配备以先进的硬件设施对所需管理的档案进行平台的搭建，从而档案管理人员可以基于此平台，根据相关部门为自己所开放的权限对数据库的信息进行补充整理等。此外，也可以为档案信息所需要的人员提供便捷的服务，极大地增强了城市轨道交通合约档案管理的可行性，为逐步推行无纸化档案管理奠定坚实的可发展基础。并且通过数据平台的建立可以极大地实现重要信息的资源共享。

3.2 构建档案信息安全管理办法

在城市交通轨道合约档案管理实施无纸化的过程当中最为重要的环节就是保证其信息数据的安全可靠性，因此在这一方面必须制定严格的安全管理机制。这一环节最为突出的两个重要因素，第一是对信息安全利用，第二是保证档案数据平台的安全运行。对于信息安全管理规章的制定必须责任到人，细化到点。档案信息由储存到校验或者调用等各个环节，对于相关工作人员进行具体权限的划分[4]。使整个管理办法具有极高的条理脉络，坚决保证合约档案的信息安全性。此外是对信息档案管理平台的安全管理在这一方面主要关注的是硬件设施和所搭建的数据平台软件系统，对于硬件方面主要是配备可以高效处理信息数据的服务器与电脑，对于软件系统主要是在于对信息的及时更新以及对系统的维护与升级，从而可以保证城市轨道交通合约档案信息安全，在这一过程当中，最重要的一点是要对合约档案信息进行备份或者云端储存甚至进行多级备份，从而充分提高合约档案无纸化信息管理的安全性能。

3.3 提高档案人员的综合素质

在城市轨道交通合约档案进行无纸化管理办法推行的过程当中，档案管理人员依然扮演着最重要的管理角色，所以企事业单位的相关管培人员应该对合约档案管理从业者进行周期性的培训与专业指导，从而充分提高档案人员的职业素养和管理技能，并且在培训过程当中通过对于相关法律法规的学习和明确提高档案管理的责任意识，提高档案管理的职业道德素养。并且在不断地培训和学习过程当中，使档案管理人员对于新时代的新型办公理念与技术不断地进行学习与优化，从而加强高效率办公管理的自主学习，以保证合约档案管理在进行数字化、信息化和网络化管理实现的过程当中，始终具备合法性。通过管理人员的综合素质提升，促进无纸化档案管理，在转型过程当中更加高效。

4 结束语

综上所述，在对城市轨道交通合约档案进行无纸化管理办法的推进过程当中，无纸化管理的确有着其传统管理办法无可比拟的优势与巨大潜能，不仅可以充分的提高管理工作的效率，而且还响应了国家环境保护政策的号召。但是在用无纸化办法进行管理过程当中依然存在着较大的隐患与亟待解决的不足使无纸化档案管理，面临着严峻挑战。为了解决这些问题，文中所提出的相关建议性策略，可以在具体的落实过程当中更加凸显无纸化管理的效果。