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浅谈事业单位档案管理工作的优化路径

2021-04-14宋家为

卷宗 2021年17期
关键词:事业单位档案管理信息化

宋家为

(兰陵县民政局,山东 临沂 277700)

1 事业单位档案管理存在的问题

1)档案管理人员素质不高。由于受到传统思想以及客观历史因素的影响,当前事业单位档案管理在工作中存在着较多的不足,并影响档案管理的质量。首先,事业单位档案管理中的人员素质普遍较低,许多单位在人员配置上不够充足,导致当前档案管理工作质量得不到有效提升。事业单位档案管理人员工作素质不高主要体现在三个方面:第一,缺乏对档案管理工作的重视。该项工作一般都是由年纪较大或者专业水平不高的人员担任,不仅业务能力低下,学习能力也比较差,且思想较为落后,不利于提高工作效率。第二,缺乏完善的人才培训制度。关于档案管理人员的专业培训,大多是流于形式,培训作用得不到有效发挥,人员素质无法提升。第三,人才引进制度不够完善,人才引进数量和质量无法满足档案管理发展的需求。

2)信息化技术的利用率太低。信息化时代的档案管理工作用途非常广泛,通过了解发现,当前我国基层事业单位对于信息化技术的利用率并不高,局限于档案管理工作层面,没有充分利用信息化技术来发挥其诸多的作用,而档案资源作为对社会各界资料的储存,信息量非常大,包含的数据非常巨大,但是目前我国基层事业单位对于这些资料的保管未做到井然有序,许多工作人员停留在表面,造成了资源浪费,这对于档案管理信息化建设的开展无疑是相互矛盾的,需要进一步改善与调整。

3)事业单位档案管理方式不合理。伴随信息技术和通信技术的深入发展,事业单位开始迈向信息化的方向,但是在档案管理的过程中,管理人员没有积极利用信息技术,事业单位没有培养和档案信息化管理相关的计算机维护人员。

2 提升事业单位档案管理规范化的措施

1)健全档案管理制度体系。任何工作的开展都需要做好制度建设工作。一是建立责任制。对于档案管理工作,各级领导及人员都应清楚自身的职责。二是将档案管理工作分解。事业单位中档案管理机构属于内部机构,单位要建立考核评价标准,推动单位认真开展档案管理工作。三是管理制度专业化。为使档案管理更加规范和科学,事业单位需对档案管理部门制定详细的工作制度。

2)拓展事业单位档案管理服务能力。事业单位档案管理的本质是服务,档案管理服务能力是事业单位档案信息化发展的关键。因此,事业单位档案信息化管理的过程中要注重提升档案管理的服务能力。第一,拓展服务能力。事业单位以往的档案管理服务职能是检索、查阅,在信息化技术的支持下,事业单位档案管理要注重借助强大的信息技术功能来拓展档案管理功能,积极开展档案管理功能模块,借助先进的信息技术实现对档案信息的自动化归档管理、自动化筛选、自动化比对、自动化分析。第二,拓展服务内容。以往的档案管理服务内容更多的是被动等待,而在档案信息化管理模式下,档案管理人员需要积极利用先进的技术形式来拓展档案服务内容,将档案内容从被动等待拓展到主动提供,将档案信息从单纯的指导转变为教导,从普通的服务拓展到专业化、个性化的服务。在技术的支持下,还可以不断拓展档案的服务功能,在档案应用的时候和其他信息打造出一个清晰的对比模型,并在档案服务过程中增加其他服务功能,比如根据所查找数据信息提供对应的档案信息、在检索中设置高级检索,从而让档案信息使用者能够根据数据出现的年份和使用方向找到同类档案信息。

3)提升档案管理手段的更新速度。我国基层事业单位的档案管理与其他单位的档案管理有很大的区别,所以基层事业单位在档案管理现代化进程时,应该不断学习国外先进的档案管理方法,根据基层事业单位的发展状况,不断更新和丰富档案管理数据库的资源。基层事业单位的档案管理现代化建设通过有效实践才能发展,因此基层事业单位应该改变自己传统的观念,根据社会发展的需要,不断完善其档案管理的模式,提高基层事业单位在发展过程中的综合竞争力。

4)提高档案管理人员的素质。提高档案管理人员的素质是提升事业单位档案管理质量的重要举措,所以事业单位不仅要重视引进优秀的档案管理人才,也要加强对原有档案管理人员的培训和考核,提高其业务能力。档案管理人员在接受培训以及考核的同时,也要重视自我学习,及时了解档案管理最新的发展状态、最新的理论和技术,致力于提高工作效率和质量。如果事业单位内部缺乏专业的档案管理人才,可以选择外聘的方式聘请专业的档案管理人才,进而对内部人员进行培训。为了保证培训的有效性,应当成立监督部门,专门负责培训和考核工作。监督部门的管理者应当选择经验丰富的人员来担任,指导档案管理工作的规范化开展。

5)加快档案管理工作信息化建设。在开展档案管理与服务模式改革的过程中,信息化技术十分重要。目前,我国网络及信息技术发展较快,档案管理实现了数字化,极大地提高了档案管理效率,顺应了时代的发展需求。在档案管理过程中,事业单位需要依据单位的需求及特点,制定科学的工作计划,采取相应的模式,并对每个环节都制定规范和实施方案,落实好相关要求。事业单位还应建立自己的网站,为档案服务提供更加便捷的服务,提高档案管理的工作效率。此外,事业单位需要完善档案管理的数字化体系,收集和整理档案信息,促进档案数据的发展。目前,档案管理都离不开计算机。虽然计算机可以提高管理的效率,但档案管理人员需要做好档案信息的保护工作,做好安全工作。

6)优化事业单位档案管理机制。在行政事业单位经济快速发展下,人事档案管理工作在实践应用中的比重不断加大。为了更好地满足事业单位的发展需要,事业单位人事档案管理工作要进一步优化创新。其中,针对国内人事档案管理工作普遍存在的管理体制问题,需要相关部门和事业单位管理人员积极商讨具体的对策,针对当前人事档案管理工作实际情况制定出科学合理的人事档案管理体制,在这个体制的作用下,更好地发挥出人事档案工作在行政事业单位中的作用。在事业单位档案管理的过程中,还需要强化事业单位内部人性化管理模式的运作,在人事档案管理的过程中,制定出一系列人性化服务条款,为事业单位档案管理工作人员提供必要的工作环境和福利支持。根据档案管理工作发展需要,档案管理人员在利用档案信息的时候要制定严格的规划标准,在标准的规范和约束下,提升事业单位管理人员的综合素质,不断提升档案人员的职业道德精神和技术水平,使得整个事业单位的档案管理工作始终处于一个不断上升的发展状态。在档案管理的过程中,管理人员还需要努力打造出一个完善的档案管理网络,在网络资源的作用下,拓展档案管理模式和管理路径,使得档案管理人员在档案管理的过程中充分发挥出自身的职能作用,不断为企业的发展创造更多的经济价值和社会价值。

3 结论

综上所述,档案作为历史材料的重要记录载体,能够详细汇总分析事业单位的发展历程和人员情况,档案管理水平是档案科学使用的重要保障,也是整个事业单位发展的重要支持。为此,结合新时期事业单位的变化发展,需要相关人员应用更先进的技术形式来进行档案管理,创新档案管理服务模式,从而更好地发挥出档案资源信息在事业单位管理发展中的作用。

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