现代企业集团档案检查工作之思考

邓 东

（海航集团档案馆，海南 海口 570203）

随着我国经济健康快速发展，现代企业集团的数量逐步增多。面对下属企业数量众多、业态多样、地域分布广、企业档案管理水平参差不齐等挑战，现代企业集团档案管理机构如何对下属成员企业实施有效管控？其中档案检查工作起着至关重要的作用。那么在档案检查过程中，如何克服企业业态多样、档案门类众多等困难值得广大企业档案工作者思考和探索。笔者从事企业集团档案检查工作多年，对此深有感触，在此简要谈谈个人的几点看法。

1 合理确定档案检查组成员是档案检查成功的关键

档案检查组成员的综合素质是决定企业档案检查工作水平高低的关键所在。如果档案检查组成员专业素质不过硬，档案检查工作只能停留在表面，照本宣读，敷衍了事，无法达到企业集团档案检查工作的预期目标。确定检查组成员时，需要从以下几个方面考虑：1）档案检查组成员必须具备较高的职业素养，能够保证档案检查过程中的公平与公正；2）档案检查组成员应熟悉档案基础业务和被检单位业务状况，了解立档单位基本情况；3）档案检查组成员须熟悉档案检查程序，通晓档案法规，能够对档案检查过程中遇到的档案管理问题的缘由、责任进行实事求是的调查分析及认定；4）档案检查组成员须具备一定的组织协调能力，能够妥善处理检查过程中的各类突发事件等。

同时，档案检查组成员在实施检查过程中应当坚持检查标准，严格检查程序，对于发现的典型档案违法事件要严肃问责，并下发处分通报，从典型抓起，达到惩戒教育的作用。同时积极引导各单位切实贯彻执行档案法律法规，不断强化档案法治意识，切实做好依法治档工作，建立健全档案管理制度，促进档案管理水平不断提高。

2 做好前期准备工作是档案检查成功的必要保障

面对集团成员企业数量众多、业态多样、档案种类繁多等困难，做好前期准备工作是档案检查成功的必要保障，可以让检查组成员在检查过程中做到胸有成竹，掌握检查过程中的主动权，为圆满完成检查工作目标提供充分的保证。对检查的前期准备工作，可以由以下几方面入手：1）组织检查组成员认真学习检查标准，理解检查精神实质，把握检查标准内涵，熟悉检查方法步骤，必要时可先行被检单位模拟演练，进行检查预演，提高检查成效。2）收集被检查单位的单位简介、单位性质、大事记、获得荣誉、职能、单位重大支出等，对被检单位有可能产生的档案内容、档案种类做好初步判断；3）实地检查前预先实施OA系统及文档系统网络检查，对被检查单位档案录入、收集做好网上预检，记录被检查单位基本情况，锁定问题所在；4）档案检查组还应该在检查活动实施之前，关注被检查单位的重大活动安排，商定好检查时间，从而确保检查工作顺利推进。

3 通过纵向及横向比较等方式准确评价被检单位档案管理工作

档案检查组在做好档案检查准备工作的同时，还应通过纵向及横向比较等方式准确评价被检查单位的档案管理工作。横向比较包括两个方面，一是把档案业务与本单位其它业务比较，看它是否在本单位各项工作处于正确的地位，以此判断单位领导的重视程度及干部员工档案意识的强弱。二是与集团其它同类性质单位的档案部门进行比较，如同类型航空公司、机场、酒店等，是否存在核心门类档案缺失等问题，这样才能较准确地评价各单位档案工作的优点与不足，共同提高。同时，在开展横向比较的同时，不能忽视纵向比较，不同单位受限于规模、基础条件等情况，造成档案工作的建设也有所差异，一味地横向比较，就看不到其进步，容易得出片面的结果，挫伤档案工作者的积极性，以及被检单位领导对档案工作的信心。

4 强化核心档案的检查力度是档案检查的价值所在

部分单位档案管理机构存在形式主义的倾向，多数停留在档案产生部门移交什么就收集什么的被动局面，企业核心档案未归档或严重缺失，档案工作价值难以体现。因此档案检查组在设计检查评分表时，应充分体现出档案检查重点及需要倡导的档案管理方向，具体为：一是各职能部门形成的综合性核心档案，这些档案记录了企业发展战略管控、重大决策、重大合同以及企业发展历史等；二是具有知识产权意义的企业研发项目档案、重大固定资产投资项目档案、商标档案、专利档案等，这类档案属企业重要的技术秘密和商业秘密；三是企业重点基建项目工程档案及设备档案，这类档案是企业生产运行、设备改造的技术凭证依据；四是企业资产与产权变动档案或破产企业档案；五是其他对企业具有影响力的重大活动、重要事项的档案等，都是检查组在实施检查工作时应关注的重点。

5 注重档案检查的广度，做好被检单位关停并转企业档案检查工作

随着现代企业集团的发展壮大，企业关闭、兼并、转制、重组等情况时有发生，企业在被关闭、兼并、转制、重组期间，由于各种工作纷繁复杂、员工人心浮动、高层重视程度不够、企业文化差异以及相关部门职责不清等原因，档案处置常常滞后于企业关停并转工作，特别是破产企业的档案处置工作，由于档案部门没能及时介入，企业破产后，档案只能原地封存，存在较大的安全隐患，极易造成档案丢失。因此档案检查组在检查时除了关注实体运营企业外，还应依据《国有企业产权变动档案处置办法》，高度关注企业改制过渡期间及改制后档案的安全，对本公司关停并转企业档案归属与流向进行监控和检查，通过与资产管理部门及时沟通，及时获取企业关停并转信息，重点检查被检单位部门化及关停并转企业档案移交情况及接收情况、是否采取相关对策妥善解决档案处置问题，以及在企业重整过程中产生的有关企业结构调整、资产整合、产权变动等重要文件材料，以有效维护企业利益。

6 有序开展境外企业档案检查工作，调研与检查并举

现代企业集团境外成员企业区域跨度大、语言和文化多元，不同国家和地区的企业内部管理模式也不尽相同。这类档案因远离主管单位和档案部门的指导监督，经常会出现检查真空，多数存在档案管理制度不健全、档案收集不完整、档案管理过于分散、档案保管空间不足等问题，一旦档案管理失控或重视不够，致使企业核心资料缺失，将不利于境外资产规范化管理。发生法律纠纷时，将在理清纠纷情况和准备证据资料过程中处于不利地位。因此，应特别关注不同地域、不同类型的境外企业档案管理，有序强化境外企业档案检查工作，健全境外企业档案工作管理机制，解决境外企业档案管理与国内融合、国际接轨的问题。在做好检查的同时，要加强调研、认真了解不同国家和地区档案管理法规要求，针对性建立境外企业档案归档工作指引，组织开展对境外企业档案人员的交流和培训，提升境外企业档案工作人员专业素质，推动境外企业档案管理水平提升，以有效应对各种不确定的档案安全隐患。

7 压实责任抓整改，加强档案检查工作的持续性

落实整改，促进被检单位档案管理水平提升是档案检查工作成果的最终体现。档案检查结束后，在下发检查结果通报的同时，对各被检单位存在的主要问题，梳理细化，逐项制定有针对性的具体整改措施，并向被检单位逐一下发档案检查业务提示单。针对存在问题特别突出的被检单位，专门召开档案整改专题会，提出专项整改任务，压实责任，明确每一项整改措施的工作目标、牵头领导、责任人，并要求限期整改完成。档案检查工作必须健全层层负责、环环相扣的工作推进机制，应将档案检查工作纳入企业集团档案管理经常性工作之中，纳入档案制度化建设之中，常抓不懈，避免时紧时松，一查了事。同时，档案检查组在督促被检单位整改的同时，应做好分类指导工作，把档案工作的共性要求与被检单位的特点结合起来，根据不同类型单位的不同情况，分门别类地有针对性地给予具体的指导和帮助，最终促进企业集团整理档案管理水平持续提升。

现代企业集团档案检查工作是决定企业集团档案管理水平和质量的一项实质性工作。面对企业档案工作由传统的以保管为主向现代化的信息资源开发利用转变的形势，企业集团应转变观念，切实加强对企业档案工作的监督指导，有效规范企业档案工作，重视档案综合型人才的培养，建立起一支高素质的档案检查队伍，逐步提高现代企业集团档案工作整体水平，充分发挥档案工作的价值，为企业的健康发展保驾护航。